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5 trucchi per utilizzare al meglio Priority Inbox di Gmail

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Da qualche settimana è attivo il servizio di Priority Inbox su Gmail che ti permette di mettere ordine nella montagna di messaggi che ricevi ogni giorno e ordinare per priorità (come suggerisce il nome stesso).

Per conoscere tutte le opzioni della Priority Inbox basta leggere la relativa pagina support di Google, mentre per attivarla devi andare nel menu delle impostazioni e selezionare la spunta nella pagina “posta prioritaria“. Ma per utilizzarla nel modo migliore devi assolutamente leggere questi consigli che ho trovato nel blog Gmail:

Archiviare in fretta le email che non ti interessano

Una delle caratteristiche che possono contribuire a rendere indispensabile l’uso di Priority Inbox di Gmail è la velocità con cui è possibile archiviare i messaggi della sezione “Tutto il resto”. Basta fare clic sulla freccia situata vicino al titolo per far apparire un menu a tendina con la voce “Archivia tutti gli elementi visibili”. Oppure, se non vuoi essere così estremo, puoi suggerire il numero preciso di elementi da visualizzare anche quando sei invaso da email.

Personalizza le sezioni

Di default la Priority Inbox di Gmail ha tre sezioni dedicate a Messaggi importanti da leggere, Speciali e Tutto il resto. Questo non significa che tu non possa, ad esempio, mostrare i messaggi di una particolare etichetta o aggiungere una quarta sezione.

priority inbox

Per modificare questo ordine, spiegato egregiamente dall’immagine presa dal blog Gmail, devi recarti nella pagina dedicata alle impostazioni generali che si trova nel menu in alto a destra del tuo account Gmail e modificare la voce Sezioni della Posta prioritaria.

Ammaestra il sistema

Priority Inbox riesce a stimare la posizione delle diverse email nelle tre sezioni in base a diversi parametri registrati dal server, come il traffico di email che ti scambi con un determinato contatto e a quali contatti scrivi con maggior frequenza. Se Gmail commette un errore di valutazione e inserisce un’email in una sezione non adeguata, puoi dare nuove indicazioni per migliorare le future classificazioni. Come fare? Basta selezionare l’email e utilizzare i tasti nella parte superiore della tua casella di posta per spostarla di sezione. E se non riesci a vivere senza le scorciatoie della tastiera puoi semplicemente utilizzare i tasti più e meno (+ e -).

Il meglio del filtrato

La funzione principale di Priority Inbox è quella di mettere in evidenza i messaggi più importanti della tua casella Gmail. Nel portare a termine questa operazione forse dovresti tenere sott’occhio anche i messaggi filtrati che potrebbero, altrimenti, sfuggire alla tua attenzione. L’operazione è molto semplice: devi raggiungere le impostazioni di Priority Inbox e spuntare l’opzione “Ignora filtri”: in questo modo nella posta in arrivo saranno visibili eventuali messaggi importanti che potrebbero essere stati filtrati.

La garanzia di Priority Inbox

Vuoi essere sicuro che tutti i messaggi provenienti da un contatto significativo (colleghi di lavoro, superiori, fidanzati/e) vengano inseriti nella sezione “Messaggi importanti da leggere”? Puoi creare un filtro per le email inviate dal singolo mittente per farle arrivare sempre nella sezione desiderata; questo sistema vale anche se desideri che le email di un contatto (anche in questo caso colleghi di lavoro, superiori, fidanzati/e) finiscano nello spazio dedicato a “Tutto il resto”.

Riccardo Esposito

Ciao! Sono Riccardo Esposito e sono un webwriter freelance. Questo significa che scrivo dall'alba al tramonto: creo articoli per blog, testi per pagine web, landing page, headline e call to action.

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