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4 applicazioni cloud che hanno cambiato la vita dei webwriter

Hai bisogno di qualche applicazione per il tuo lavoro di copywriting online? E magari anche per organizzare il tuo piano editoriale? Nessun problema, ecco le applicazioni che fanno la differenza.

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In passato il webwriter freelance poteva contare solo sulle sue forze. Non aveva amici, non aveva tool, non strumenti per migliorare la propria attività. “Ma cosa cerchi – gridava il web designer – tu devi solo scrivere!” e gli sviluppatori rispondevano in coro: “Tool? Ti basta Word”.

applicazioni cloud web writer

C’erano mille problemi da risolvere: la creazione di un archivio per i documenti, l’abbattimento delle spese dedicate ai Post-It per ricordare gli articoli interessanti, la gestione delle fatture per non subire l’ansia del commercialista. Situazione tragica, vero? Posso confermare, era un dramma.

Ma oggi il webwriter ha un amico che gli farà risparmiare tempo senza chiedere nulla (o quasi) in cambio. Questo amico si chiama cloud: ecco come l’ho convinto a diventare il mio socio in affari.

Perché scegliere il cloud?

Prima di iniziare questa lista di applicazioni per web writer, ovvero per persone che ogni giorno dedicano il proprio tempo alla scrittura, è giusto rispondere a questa domanda: perché scegliere il cloud? In primo luogo perché è sicuro, anche se non sembra. I sistemi di crittografia rendono queste soluzioni più affidabili del tuo computer di casa (che potrebbe essere sempre rubato o vittima di un fulmine).

Inoltre con queste soluzioni porti sempre il tuo lavoro con te, ed è un vantaggio per i freelance. Perché si trova sempre in giro, dai clienti o negli eventi di settore. Attenzione, questo porta anche delle controindicazioni: praticamente non staccherai mai, avrai sempre la possibilità di terminare quella lettera o quel post. Occhio, poi serve il periodo di digital detox.

Archivia tutto con Evernote

La prima applicazione cloud si chiama Evernote, strumento indispensabile per un blogger professionista. Con questo tool puoi ricordare tutto nella tua memoria virtuale. Esempio pratico: stai navigando senza una meta e trovi un post per il prossimo articolo dedicato al web marketing.

Dove lo archivi? E se poi lo dimentichi? Sarebbe un peccato. Con Evernote basta un click per archiviare questa pagina in un block notes virtuale, una sorta di macro-categoria, e identificarla con uno o più tag. Infine, se necessario, puoi allegare un commento che spieghi i motivi della tua scelta.

Perché è utile al webwriter freelance? Moltiplica questa operazione per 20 articoli, ognuno legato a un argomento diverso che svilupperai per lavoro o per diletto: è un risparmio significativo di tempo e risorse cognitive direttamente proporzionale al numero di blog che gestisci.

Costi di Evernote

L’account base di Evernote è gratuito e riesce a soddisfare le necessità di un utente medio. Se hai particolari necessità di upload, organizzazione e condivisione dei progetti c’è la versione premium con piani differenziati. Articolo da leggere: 10 Tips for Using Evernote Effectively. Sintesi dei costi:

  • Account base gratis con upload di 60 Mb al mese.
  • Versione plus passa a 1 Gb e Premium a 10.

Scrivi sul cloud con Google Drive

Un tool al quale non rinuncerò mai? Google Drive. Con questa realtà puoi creare documenti  – scrittura, fogli di calcolo, disegni – e catalogare il tutto con precisione. Esempio: ogni cliente ha una directory con sotto-cartelle dedicate ai file inviati, ai miei documenti e al master della fattura. Così posso compilarla in base all’importo senza perdere l’indirizzo e la partita IVA del cliente.

Google Drive app cloud

Ma Google Drive è soprattutto un’ottima piattaforma di collaborazione online. Ogni foglio può essere arricchito con note e condiviso con altri utenti per correggere e arricchire il lavoro

Questo anche in contemporanea. Una chat a lato del documento permettere agli editor presenti di comunicare (perfetto per evitare incomprensioni e sovrapposizioni delle correzioni). E poi c’è lo storage dei documenti, 15 Gigabyte di spazio gratuito che ti permettono di dormire sonno tranquilli.

Costi di Google Drive

La versione base di Google Drive è gratuita. Ma se i 15 Gb di spazio non ti bastano – situazione difficile ma possibile – puoi scegliere i piani di ampliamento che includono lo spazio su Google Foto e Gmail fino a 1 Terabyte. Articolo da leggere: la mia prima volta su Google Drive. Sintesi dei costi:

  • Account base gratis da 15 Gb
  • Upgrade a 100 Gb o 1 Tb

Conserva al sicuro con Dropbox

Forse il più usato, il più amato. Dropbox è un compagno insostituibile per l’esistenza di un webwriter. Qui puoi archiviare le fatture in ordine cronologico, per essere sempre sicuro di trovarle quando il commercialista bussa alla porta, le immagini da utilizzare nei post, i lavori più importanti.

dropbox

Ma l’utilità di Dropbox non si limita a cassaforte virtuale. Su questa piattaforma puoi anche condividere cartelle con gruppi di lavoro: i componenti del team aggiungono e tolgono file in totale indipendenza, e riceverai sempre una notifica desktop che ti avviserà delle modifiche effettuate.

Costi di Dropbox

Ci sono tre piani. La versione Free parte da 2 Gb ma può essere estesa perché Dropbox ti regala 500 Mb per ogni utente che si iscrive al servizio grazie al tuo suggerimento. Articolo da leggere: Trucchi e consigli per facilitarti la vita con Dropbox. Sintesi dei costi:

  • Account base gratis da 2 Gb
  • Upgrade a 1 Tb o personalizzato

Gestisci al comunicazione con Gmail

Non è un semplice il servizio di posta elettronica firmato Mountain View: Gmail è uno strumento per archiviare tutta la comunicazione con i clienti grazie a un ottimo sistema di nidificazione.

Ti racconto la mia esperienza personale. Arriva la richiesta di preventivo e la invio nella directory dedicata al lavoro. Se il rapporto professionale continua creo una cartella dedicata al cliente e archivio ogni comunicazione, dalla consegna del lavoro alle note sui pagamenti.

gmail

Con Gmail la comunicazione tra il webwriter e il cliente è al sicuro: un dettaglio fondamentale quando le incomprensioni minano il rapporto professionale, ed è necessario recuperare quel messaggio in cui specificavi i dettagli della tua attività. Mi sembra un buon sistema, non trovi?

Costi

L’account Gmail è gratuito. Se vuoi implementare sensibilmente le capacità di archiviazione ci sono i piani di ampliamento che includono anche Picasa e Google Drive. Articoli da leggere: Trasforma Gmail nel tuo migliore alleato e 10 trucchi per usare al massimo Gmail. Sintesi dei costi:

  • Account base gratis
  • Upgrade a 4 o 8 euro al mese con Gsuite

La tua opinione sulle app cloud

Ricapitoliamo: Evernote lo usi per ordinare fonti e articoli che possono aiutarti a creare nuovi contenuti, su Google Drive crei documenti da condividere con il cliente, Dropbox archivia il tutto e Gmail registra le conversazioni. Vuoi aggiungere qualcosa? Ti aspetto nei commenti.

libro blogging

Riccardo Esposito

Ciao! Sono Riccardo Esposito e sono un webwriter freelance. Questo significa che scrivo dall'alba al tramonto: creo articoli per blog, testi per pagine web, landing page, headline e call to action.

12 Comments

  1. Ottimo post, come sempre! Aggiungo che, almeno per la mia esperienza, dropbox è uno strumento insostituibile per i lavori in gruppo. E non per forza a distanza: per scambiarsi file di piccole dimensioni (diciamo sotto i 50 mb) si fa prima con una cartella condivisa di dropbox che con pennette e hard disk esterni…

    • @Santo – E non sono d’accordo con quanti vedono Google Drive come l’ammazza-Dropbox.

      @Sara – Fammi sapere come ti trovi e come lo usi 🙂

      @Raffaella – Qual è la sua caratteristica fondamentale? https://www.sugarsync.com/

  2. Sono senza dubbio le migliori app per il cloud attualmente.
    Aggiungerei due appunti riguardo Google Drive/Docs:

    Pro: E’ senza dubbio il miglior editor testuale che io abbia mai provato su mobile (Android), come fluidità e precisione. E questo include anche i vari office mobile.

    Contro: L’impossibilità assoluta di editare un documento offline per poi lasciare che si sincronizzi è abbastanza limitante. Potrebbe essere implementato almeno per i documenti sui quali si ha accesso solo singolarmente. Ok che siamo sempre online ma ogni tanto serve.

    • Hai ragione.

      Aggiungo un altro limite dei documenti creati con Google Drive: l’assenza di una conversione decente in PDF. C’è l’esportazione ma è un semplice aggirare il problema, come nel caso di Word.

      Un esempio: con i documenti PDF creati con Google Drive i link non funzionano.

  3. Ottimo 🙂
    Anche io in aggiunta a Dropbox utilizzo Sugarsync. Oltre alle funzionalità tipiche di Dropbox, Sugarsync aggiunge ulteriori potenzialità nel sync/backup di cartelle. Ad esempio, non si è limitati alla cartella “madre” come Dropbox, ma si possono scegliere altre cartelle già presenti sul proprio disco: lo utilizzo molto per tenere in sync (in modo automatico) una serie di cartelle tra il PC desktop dell’ufficio ed il notebook.
    Cheers,
    Roberto

  4. @Riccardo
    Accidenti verissimo!
    Una volta ho creato con Docs una relazione tutta ben sistemata e con i margini ben sistemati.
    Vado a convertirla in PDF e.. tutto fuori posto!
    Mi ci è voluta un’altra ora a sistemarla con un altro programma..

  5. Ciao Riccardo sto leggendo i tuoi articoli e li trovo interessanti e al passo con i tempi. Non capisco perché utilizzare dropbox se già hai google drive, non è un passaggio in più? Io personalmente utilizzo memopal che è italiano e ha un pacchetto da 200 gb molto conveniente. Mi piace il tuo blog. ciao Trap

    • Ciao Trap!

      In primo luogo utilizzo Dropbox insieme a Google Drive per avere più spazio a disposizione.

      Inoltre con il primo ci sono funzioni (come la condivisione delle cartelle con altre persone) che si caratterizzano per la grande semplicità. Una semplicità alla quale non rinuncerò mai.

      Grazie per i complimenti, a presto.

  6. Qui Hai tralasciato solo Google calendar, irrinunciabile non solo per il blogger.
    Ne parli però sul tuo libro “fare blogging”, ed ho seguito il consiglio ..
    Tutti gli altri tools fanno la differenza sulla produttività .
    Complimenti Riccardo!

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