In passato il webwriter freelance poteva contare solo sulle sue forze. Non aveva amici, non aveva tool, non strumenti per migliorare la propria attività. “Ma cosa cerchi – gridava il web designer - tu devi solo scrivere!” e gli sviluppatori rispondevano in coro: “Tool? Ti basta Word”.
C’erano mille problemi da risolvere: la creazione di un archivio per i documenti, l’abbattimento delle spese dedicate ai Post-It per ricordare gli articoli interessanti, la gestione delle fatture per non subire l’ansia del commercialista. Situazione tragica, vero?
Ma oggi il webwriter ha un amico che gli farà risparmiare tempo senza chiedere nulla (o quasi) in cambio. Questo amico si chiama cloud (fonte immagine): ecco come l’ho convinto a diventare socio in affari.
Evernote
La prima applicazione si chiama Evernote, strumento indispensabile per un blogger professionista. Esempio pratico: stai navigando senza una meta precisa e trovi un post utile per il prossimo articolo dedicato al web marketing con Twitter.
Con Evertnote basta un click per archiviare questa pagina in un block notes virtuale, una sorta di macro-categoria, e identificarla con uno o più tag. Infine, se necessario, puoi allegare un commento che spieghi i motivi della tua scelta.
Perché è utile al webwriter freelance? Moltiplica questa operazione per 20 articoli, ognuno legato a un argomento diverso che svilupperai per lavoro o per diletto: è un risparmio significativo di tempo e risorse cognitive direttamente proporzionale al numero di blog che gestisci.
Costi
L’account base di Evernote è gratuito e riesce a soddisfare le necessità di un utente medio. Se hai particolari necessità di upload, organizzazione e condivisione dei progetti c’è la versione premium con piani differenziati.
Articoli da leggere
- 31 Ninja Tricks for Making Evernote More Awesome
- 10 Tips for Using Evernote Effectively
- Evernote: trucchi e consigli per usarlo al meglio
Google Drive
Un tool al quale non rinuncerò mai? Google Drive, piattaforma di storage che ha inglobato Google Docs diventando il sogno di ogni webwriter.
Con Google Drive puoi creare documenti - scrittura, fogli di calcolo, disegni – e catalogare il tutto con precisione certosina. Esempio personale: ogni cliente ha una directory con sotto-cartelle dedicate ai file inviati, ai miei documenti e al master della fattura. Così posso compilarla in base all’importo senza perdere l’indirizzo e la partita IVA del cliente.
Ma Google Drive è soprattutto un’ottima piattaforma di collaborazione online. Ogni foglio può essere arricchito con note e condiviso con altri utenti per correggere e arricchire il lavoro, anche in contemporanea. Una chat a lato del documento permettere agli editor presenti di comunicare (perfetto per evitare incomprensioni e sovrapposizioni delle correzioni).
E poi c’è lo storage dei documenti, 5 Gigabyte di spazio gratuito che ti permettono di dormire sonno tranquilli.
Costi
La versione base di Google Drive è gratuita. Ma se i 5 Gb di spazio non ti bastano puoi scegliere i piani di ampliamento (che includono anche lo spazio su Picasa e Gmail) fino a 16 Terabyte!
Articoli da leggere
- La mia prima volta su Google Drive
- 7 Tips & Tricks To Get The Most Out Of Google Drive
- 7 Excellent Google Drive Tips
Dropbox
Forse il più usato, il più amato, il più conosciuto. Dropbox è un compagno insostituibile per l’esistenza di un webwriter freelance. Qui puoi archiviare le fatture in ordine cronologico, per essere sempre sicuro di trovarle quando il commercialista bussa alla porta, le immagini da utilizzare nei prossimi post, i lavori più importanti.
Ma l’utilità di Dropbox non si limita a cassaforte virtuale. Su questa piattaforma puoi anche condividere cartelle con gruppi di lavoro: i componenti del team aggiungono e tolgono file in totale indipendenza, e riceverai sempre una notifica desktop che ti avviserà delle modifiche effettuate.
Costi
Ci sono tre piani: Free con 2 Gb, Pro fino a 55 Gb e Team che parte da 1 Terabyte per 5 user. La versione Free può essere estesa fino a 18 Gb perché Dropbox ti regala 500 Mb per ogni utente che si iscrive al servizio grazie al tuo suggerimento.
Articoli da leggere
- Trucchi e consigli per facilitarti la vita con Dropbox
- Come ottenere più spazio gratis su Dropbox
- 10 Ways to Save Time With Dropbox
Gmail
Non è un semplice il servizio di posta elettronica firmato Mountain View: Gmail è uno strumento per archiviare tutta la comunicazione con i clienti grazie a un ottimo sistema di nidificazione. Ti racconto la mia esperienza personale…
Arriva la richiesta di preventivo e la invio nella directory dedicata al lavoro. Se il rapporto professionale continua creo una cartella dedicata al cliente e archivio ogni comunicazione, dalla consegna del lavoro alle note sui pagamenti.
Con Gmail la comunicazione tra il webwriter e il cliente è al sicuro: un dettaglio fondamentale quando le incomprensioni minano il rapporto professionale, ed è necessario recuperare quel messaggio in cui specificavi i dettagli della tua attività.
Costi
L’account Gmail è gratuito e offre uno spazio in costante aumento. Se vuoi implementare sensibilmente le capacità di archiviazione ci sono i piani di ampliamento che includono anche Picasa e Google Drive.
Articoli da leggere
- Trasforma Gmail nel tuo migliore alleato!
- 10 trucchi per usare al massimo Gmail
- Guida ufficiale di Gmail di Google
Ricapitoliamo: Evernote lo usi per ordinare fonti e articoli che possono aiutarti a creare nuovi contenuti, su Google Drive crei documenti da condividere con il cliente, Dropbox archivia il tutto e Gmail registra le conversazioni. Vuoi aggiungere qualcosa?
Ottimo post, come sempre! Aggiungo che, almeno per la mia esperienza, dropbox è uno strumento insostituibile per i lavori in gruppo. E non per forza a distanza: per scambiarsi file di piccole dimensioni (diciamo sotto i 50 mb) si fa prima con una cartella condivisa di dropbox che con pennette e hard disk esterni…
@Santo – E non sono d’accordo con quanti vedono Google Drive come l’ammazza-Dropbox.
@Sara – Fammi sapere come ti trovi e come lo usi
@Raffaella – Qual è la sua caratteristica fondamentale? https://www.sugarsync.com/
Per ora ne uso 2 su 4, ma sto già cercando di capire come si utilizza Evernote!
Io uso anche SUGARSYNC: ottimo e affidabile!
Sono senza dubbio le migliori app per il cloud attualmente.
Aggiungerei due appunti riguardo Google Drive/Docs:
Pro: E’ senza dubbio il miglior editor testuale che io abbia mai provato su mobile (Android), come fluidità e precisione. E questo include anche i vari office mobile.
Contro: L’impossibilità assoluta di editare un documento offline per poi lasciare che si sincronizzi è abbastanza limitante. Potrebbe essere implementato almeno per i documenti sui quali si ha accesso solo singolarmente. Ok che siamo sempre online ma ogni tanto serve.
Hai ragione.
Aggiungo un altro limite dei documenti creati con Google Drive: l’assenza di una conversione decente in PDF. C’è l’esportazione ma è un semplice aggirare il problema, come nel caso di Word.
Un esempio: con i documenti PDF creati con Google Drive i link non funzionano.
Ottimo
Anche io in aggiunta a Dropbox utilizzo Sugarsync. Oltre alle funzionalità tipiche di Dropbox, Sugarsync aggiunge ulteriori potenzialità nel sync/backup di cartelle. Ad esempio, non si è limitati alla cartella “madre” come Dropbox, ma si possono scegliere altre cartelle già presenti sul proprio disco: lo utilizzo molto per tenere in sync (in modo automatico) una serie di cartelle tra il PC desktop dell’ufficio ed il notebook.
Cheers,
Roberto
@Riccardo
Accidenti verissimo!
Una volta ho creato con Docs una relazione tutta ben sistemata e con i margini ben sistemati.
Vado a convertirla in PDF e.. tutto fuori posto!
Mi ci è voluta un’altra ora a sistemarla con un altro programma..
Già, è capitato anche a me!
Ciao Riccardo sto leggendo i tuoi articoli e li trovo interessanti e al passo con i tempi. Non capisco perché utilizzare dropbox se già hai google drive, non è un passaggio in più? Io personalmente utilizzo memopal che è italiano e ha un pacchetto da 200 gb molto conveniente. Mi piace il tuo blog. ciao Trap
Ciao Trap!
In primo luogo utilizzo Dropbox insieme a Google Drive per avere più spazio a disposizione.
Inoltre con il primo ci sono funzioni (come la condivisione delle cartelle con altre persone) che si caratterizzano per la grande semplicità. Una semplicità alla quale non rinuncerò mai.
Grazie per i complimenti, a presto.