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7 passi per ottenere il massimo dalla tua settimana

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La produttività è un mito che rincorriamo dalla notte dei tempi. Tutti vogliono essere in grado di fare meglio e di più. Ma questo non cancella alcune difficoltà. Che tu sia un dipendente, un socio o un freelance non fa differenza: il lunedì è un giorno difficile. Il motivo di questa insofferenza è semplice.

scrivere al massimo

Con il lunedì si interrompe quell’armonia universale chiamata weekend. E si ritorna in un turbine di impegni che tormentano senza sosta la tua anima professionale. Ti ritrovi in queste parole, vero?

Per vivere meglio la tua settimana lavorativa, e soprattutto per renderla più produttiva, devi affrontare questi punti: li ho individuati analizzando la mia esperienza personale di freelance e dipendente!

Pianifica il tuo lavoro

Inizia la settimana e ti lanci nel lavoro, senza pensare ad altro. Produrre, produrre e ancora produrre: questa è la parola d’ordine. Ma riusciresti a lavorare meglio con una buona pianificazione della lavoro. Non devi solo dedicare ore al tuo operato, devi fare in modo che tutto scorra.

Il tempo impiegato per pianificare non è mai perso. Soprattutto se lo fai con criterio. Io ho raggiunto un equilibrio con Trello, una piattaforma per dividere i progetti in task secondo la metodologia Agile.

Segmenta il progetto in compiti più semplici, definisci una deadline, crea archivi dedicati a progetti iniziati e terminati. Metti un po’ di buon senso nel tuo lavoro: sarà più facile affrontare la settimana.

Punta sull’ordine preventivo

Mantenere la tua scrivania in ordine è una regola base. Ma non puoi rimandare questa incombenza al lunedì mattina, quando hai un diavolo per capello e non sai a quale santo rivolgerti.

Meglio iniziare la settimana con tutti i compiti già assegnati, i post-it ben ordinati sul monitor, i file necessari per lavorare sul desktop e l’agenda al fianco della tastiera aperta sulla prossima to-do list.

Per approfondire: come imparare a scrivere velocemente

Riposa il giusto, gestisci il tempo

Lavorare bene non vuol dire lavorare ogni singolo minuto. La mente ha bisogno di recupero e tu devi essere capace di individuare il giusto equilibrio tra lavoro e riposo. Oppure devi adottare un metodo.

Io ti suggerisco quello del Pomodoro (25 minuti di lavoro e 5 di pausa) o del 30/30 che ti permette di pianificare il tempo necessario per qualsiasi attività della tua giornata. Ecco una schermata dell’app.

app tempo smartphone

Un consiglio per aumentare la produttività: devi smetterla con il mito del multitasking. Concentrati su un unico obiettivo, lavora a un progetto e portalo a termine nel migliore dei modi possibili.

App utili per gestire il tempo

Non lasciarti distrarre

Chiudi tutte le applicazioni che possono inviare notifiche e messaggi (Facebook, Twitter, Google +, Skype). Poi silenzia il telefonino, blocca la porta, manda a casa amici, parenti e collaboratori molesti: per lavorare bene hai bisogno di tranquillità. Questo vale anche e soprattutto per chi deve scrivere.

Piccola attenzione dedicata ai colleghi web writer. Per aggirare la distrazione del monitor, ed evitare che l’occhio cada su altre finestre del browser, puoi usare un programma di scrittura minimal:

Se preferisci scrivere direttamente su WordPress usa la funzione distraction free writing che si attiva automaticamente. Basta iniziare a digitare i tasti par ottenere uno schermo pulito e libero.

Esternalizza, rifiuta, elimina

Ci sono dei compiti che non puoi svolgere perché non hai il tempo necessario. O magari perché non ti conviene rinunciare ad altri impegni che sono più remunerativi. La vita lavorativa è fatta di scelte.

Pensa a tutte le collaborazioni che ti propongono, ai guest post che ti chiedono di scrivere, ai progetti per creare un futuro florido. Ma che, purtroppo, non offrono alcuna ricompensa. Accetti tutto?

rifiutare i lavori

Ti ritroverai a breve senza tempo per lavorare. Quando possibile, esternalizza i compiti. Assegna ad altre persone le attività che dovresti svolgere. Esternalizzare, ovviamente, vuol dire pagare la persona che dovrà occuparsene. Una persona di fiducia, capace di restituire il lavoro con le tue indicazioni.

Altrimenti hai solo una strada davanti a te: rifiutare. Non puoi fare tutto nella tua vita professionale. Se un’attività non ha i requisiti per essere portata a termine o esternalizzata devi solo accantonarla.

Da leggere: come rifiutare i lavori e guadagnare di più

5. Cura la tua postazione

Per lavorare bene devi costruirti un angolo lavorativo. Devi concederti una seduta comoda, un monitor dignitoso, tutti i software utili alla produttività, un ambiente caldo d’inverno e fresco d’estate.

Una postazione efficace ha una buona connessione, una tastiera morbida al tatto e un mouse rapido. Magari due monitor per velocizzare il lavoro (e darti un tono). Ma non è solo una questione tecnica.

Non sei una macchina: sei un essere umano e a tratti puoi ritrovarti in difficoltà. Dai alla scrivania un tocco personale, arricchiscila con un gadget o una foto. Questi dettagli ti daranno forza.

Elimina quello che non serve

O almeno tutto ciò che non serve per il lavoro. Perché appesantire la scrivania con mille oggetti che non hanno utilità? Ok, hai il tuo gadget. Ma il resto? È indispensabile lavorare nel caos?

scrivania

Stessa domanda vale anche per la scrivania virtuale: perché sembra che sia esplosa una bomba sul tuo desktop? Credi che sia facile lavorare con file inutili sparsi in ogni punto dello schermo?

Butta tutto ciò che non ti serve. Nomina i file e le cartelle in modo che siano rintracciabili. Crea un archivio di sicurezza per i documenti più importanti e metti ordine nel tuo ufficio ogni sera.

Articolo da leggere: tutto quello che puoi fare con Dropbox

Adesso vai, muoviti

Il mio consiglio più importante: vai. Consegna. Scrivi la tua email. Agire – senza lasciarsi ingabbiare dai dubbi, dalle incertezze, dai “se” e dai “ma” – è il miglior modo per essere produttivi.

Ogni lavoro può essere migliorato. Ma ci sarà tempo per farlo. Avrai altre occasioni e imparerai dagli errori. Non puoi rinunciare alla tua vita professionale solo perché non sei perfetto.

Stesso discorso vale per i software: perdi tempo per cercare il programma perfetto, l’applicazione che si adatti a ogni caratteristica. Perché non impieghi il tuo tempo per creare e consegnare?

La tua opinione

Ora sai qual è la mia tecnica per affrontare il lunedì mattina. Sai che cerco di configgere la tristezza e l’angoscia con l’organizzazione e la praticità. Tu invece? Come organizzi la tua settimana?

Vuoi aggiungere qualche trucco preso dalla tua esperienza personale?

libro blogging

Riccardo Esposito

Ciao! Sono Riccardo Esposito e sono un webwriter freelance. Questo significa che scrivo dall'alba al tramonto: creo articoli per blog, testi per pagine web, landing page, headline e call to action.

6 Comments

  1. … le foto di unsplah stanno facendo il giro della rete.
    Detto questo sono in accordo su molti punti.
    Forse la questione della scrivania va vista soggettivamente. Io ho 2 schermi un hdd esterno il modem i faldoni ecc … che a prescindere non posso non tenere sulla scrivania in quanto non ho altro posto (lavoro a casa). Però di sicuro una scrivania pulita sotto certi aspetti aiuta.

    • Certo, tutto deve essere relativizzato. Ma, anche se congestionata, una scrivania può essere ordinata: l’importante è trovare sempre tutto al momento giusto.

  2. Ciao Riccardo, innanzitutto complimenti per l’ottimo articolo. Vorrei segnalare altre utilissime applicazioni per la gestione dei propri progetti da organizzare in TODO list, che ho provato e sto provando e con i quali mi sono trovato molto bene: Do.com , ASANA, Todoist. Inoltre vorrei suggerire un’altra tecnica oltre a quelle elencate, ovvero il sistema 80-20 di Pareto, secondo il quale l’80% della produttività è prodotto dal 20% degli sforzi, che ci invita ad eliminare gran parte degli sforzi inutili per concentrarci su quelli più produttivi.

    • Grazie Giacomo, link utili.

      Sai cosa però? La ricerca del tool perfetto mi porta a dover trovare del tempo per provare nuovi prodotti. Poi per valutare un cambio di strumento e per, eventualmente, trasferire le mie abitudini in un altro contesto.

      Siamo freelance, siamo agili. Ma a volte il tempo e la forza per fare tutto questo (che deve essere sommato alle centinaia di altri impegni quotidiani) manca.

      Secondo te?

  3. Sono perfettamente d’accordo con te.. La mia segnalazione è rivolta più che mai a coloro che devono ancora individuare il loro tool ideale.. Una volta fatto ciò però (individuato quindi il tool con cui riusciamo più velocemente ad organizzarci) non sarebbe una gran cosa quella di perdere tempo a provarne di nuovi.

    • Il problema è che viviamo in un modo pieno di rimandi a nuove soluzioni. Dobbiamo essere forti e concentrarci solo su quello che ci serve. però il miglioramento passa anche attraverso prove e tentativi… a volte questo passaggio mi manda in difficoltà!

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