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Come scrivere un comunicato stampa efficace

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Organizzi un evento, lanci un prodotto. Hai pianificato tutto. Quello che non puoi prevedere, invece, è la diffusione mediatica. Hai bisogno di una buona attività di digital PR, e di quella fatta bene.

Come scrivere un comunicato stampa efficace

Puoi condividere la notizia sui social, mandare una newsletter ai tuoi clienti. Se ti muovi bene puoi inviare un comunicato stampa con i contro-fiocchi. Bene, ottimo. Ma a chi lo mandi? Soprattutto, come scrivere un comunicato stampa efficace che non venga lanciato nel cestino o nello spam?

Cosa è un comunicato stampa?

Il comunicato stampa è un documento. Un PDF, un’email o un file Word. Ma nello specifico è uno strumento per comunicare, un contenuto utile per la comunicazione aziendale e per aggiornare un determinato pubblico (blogger, giornalisti, etc.). Il comunicato stampa non deve essere usato per fare spam, per mandare contenuti duplicati su 20 siti differenti. Il comunicato stampa deve essere utilizzato per informare le persone giuste nel momento giusto. Chiarito questo punto?

A chi mandare il comunicato stampa

La notizia va mandata all’universo mondo. Ok, non proprio all’universo mondo: a chiunque possa essere interessato a quello che hai da proporre. In questo caso, più destinatari uguale probabilità più alta di pubblicazione. Destinatari nel tuo target, ovviamente.

Se organizzi una convention di fumetti, difficile che la redazione di TuttoSport leggerà il tuo comunicato. Serve un’attenta fase di ricerca di indirizzi, che puoi organizzare costruendo una semplice mappa mentale intorno al tuo evento. Stai attento alle testate locali, alle riviste di cultura, ai blog di settore, agli editori, agli influencer.

Stila una lista e importala nella mailing list della tua posta elettronica. Ricorda che scrivere un comunicato stampa efficace è inutile se lo mandi alle persone sbagliate. Rischi di sperperare le tue risorse. Investire tempo per selezionare i contatti vuol dire aumentare le probabilità di pubblicazione.

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Come si scrive un comunicato stampa

Ora devi impostare il tono di voce del comunicato. Fresco, professionale, giovanile: sceglilo e tienilo bene a mente. Il comunicato stampa è il biglietto da visita del tuo evento e della sua personalità.

Destinatari e tono di voce alla mano, arriva il momento di scrivere. Sappi che la tua è una missione difficile: le redazioni, i giornalisti e i blogger (soprattutto quelli di maggior rilievo) ricevono tonnellate di informazioni, comunicati stampa, inviti. Il rischio che il tuo comunicato finisca nel cestino ancor prima di venire aperto è molto alto. Per questo è meglio sapere come non diventare spam in 5 secondi netti.

Quando avrai superato la prova spam, il giornalista o il blogger di turno prenderanno in considerazione la tua notizia. Ricorda questa regola: più il comunicato è breve e ben scritto, meno il destinatario dovrà metterci mano e più sarà felice. Quindi aumentano le probabilità di pubblicazione.

La struttura del comunicato stampa efficace

Il tempo è l’unica risorsa che manca a giornalisti e blogger. Se avranno l’impressione di perderlo con te, sei spacciato. Dopo questa breve rassicurazione, ecco la struttura del comunicato stampa: segui questi punti, ricorda che scrivere un comunicato stampa è un’arte raffinata fatta di equilibri.

1. Titolo e sottotitolo brevi al centro

Se il tuo comunicato arriva in allegato, ripeti la dicitura “Comunicato Stampa” insieme al titolo. Sii breve, brevissimo. Incisivo. Il destinatario deve capire subito di cosa si sta parlando. “Modena – La prima convention di Fumetti sull’ecologia”. No misunderstanding . Solitamente il titolo è maiuscolo, in grassetto e in carattere più grande rispetto al testo.

È l’unico maiuscolo permesso in tutto il comunicato. Ricorda di aggiungere il sottotitolo, o occhiello, che completi, insieme al titolo, le 5W della notizia: chi/che cosa, quando, dove, come, perché. “Il 12 maggio al Palasport Topo Gigio la novità dell’anno”. Il sottotitolo completa il titolo. Non lo ripete.

2. Incipit con luogo e data

No, non importa se il luogo lo hai già inserito nel titolo. Il giornalista probabilmente copierà e incollerà il tuo incipit e rivedrà il titolo, quindi il testo deve risultare completo in ogni caso. La data non è quella dell’evento, ma quella dell’invio del comunicato. Dai al destinatario la percezione della distanza temporale tra l’invio e l’evento, in modo da facilitargli il compito della pubblicazione.

L’incipit (lead) deve essere breve, completo. La notizia si deve leggere a colpo d’occhio. Non aggiungere qualche dettaglio chiave al fondo del comunicato: è proprio lì che il giornalista taglierà in mancanza di tempo e spazio. Metti invece alcune parole chiave in grassetto per sottolineare l’argomento. Ecco le parole di Luisa Carrada dedicate all’argomento comunicati stampa e leggibilità:

“Il giornalista usa abitualmente la tecnica della lettura veloce: legge cioè con una specie di scanner mentale. Per questo dobbiamo usare una forma grafica che faccia uscire la notizia, una specie di guida all’essenziale: tutto maiuscolo i titoli, in corsivo i sommarietti, in neretto le parole chiave”.

3. Primo paragrafo breve con informazioni di base

Spiega in poche parole l’idea dell’evento, le motivazioni, descrivi partecipanti e interventi. Sottolinea i tratti positivi, in fondo ti stai facendo pubblicità. Ricorda che qui ci devono essere tutte le informazioni più importanti: devi convincere chi legge a continuare, a non abbandonare il comunicato stampa.

4. Paragrafo centrale con dichiarazioni in prima persona

La pecca della maggior parte dei comunicati stampa: essere impersonali. Fai parlare il tuo evento, le persone che hanno passato notti insonni a organizzarlo, i relatori. Il virgolettato è la classica forma di discorso diretto usata nelle interviste, dà un volto reale alla notizia.

Non usare le classiche virgolette, ma i caporali «», entro i quali si dipanerà la dichiarazione. Ricorda di inserire un inciso con il nome e la qualifica di colui che sta parlando. «Abbiamo lavorato alla convention per ben sei mesi – ha sottolineato Topo Gigio, presidente dell’associazione Fumetti In Verde e ideatore del progetto – e siamo felicissimi di vederla finalmente realizzata».

5. Paragrafo conclusivo con informazioni di contorno

L’ultima parte del comunicato sarà la prima a essere tagliata in mancanza di tempo e spazio. Segui la classica piramide rovesciata del giornalismo. Nella base le informazioni essenziali, e via via che si arriva alla punta quelle più superflue. In questo ultimo paragrafo inserisci gli approfondimenti, la storia, le curiosità, ulteriori link che potrebbero interessare ai lettori.

6. Contatti

Non dimenticarli. Mai. Forse blogger e giornalisti che hanno ricevuto il comunicato stampa vogliono approfondire la notizia e chiamarti per altre informazioni. Perché perdere questa occasione? Scrivi tutto: nome e cognome, associazione, numero di telefono, sito web, e-mail, social. Lasciati trovare.

esempio comunicato stampa

Esempio di comunicato stampa

In questo esempio di comunicato stampa ho messo insieme tutti gli elementi. Quando mi chiedono come scrivere un comunicato stampa efficace prendo sempre come riferimento questo schema.

Rifinire un comunicato stampa

Bene, hai quasi finito. Come scrivere un comunicato stampa? Nei punti precedenti ti ho lasciato la mia esperienza personale. Ora il tuo comunicato è leggibile e richiede ancora un piccolo sforzo per essere pubblicato. Una manciata di accorgimenti ed è fatta: ecco la checklist da superare.

1. Logo nell’intestazione

Sei un’azienda, un’associazione, hai dei partner o sponsor per il tuo tuo evento. Ottimo, inserisci il logo nell’intestazione. Se partecipa la Regione Emilia Romagna, sarà ben il caso di inserirla.

2. Paragrafi, formattazione, sintassi

Il comunicato stampa deve splendere. No refusi, no sintassi complessa, no aziendalese, fumettese, politichese. No formattazione che faccia venire il mal di mare. Prima di mandare un comunicato stampa ricordati di rileggere. Più e più volte. Ecco una breve guida: 10 trucchi per migliorare il proofreading.

3. Tempistiche

Sì, sei emozionato per il tuo evento. Ma se la convention è a maggio, non mandare il comunicato stampa a febbraio. Mandalo in tempi umani, a seconda della portata. In generale una o due settimane dovrebbero bastare. Se lo invii con largo anticipo, manda un reminder qualche giorno prima dell’evento. Uno solo. Ancora un consiglio: manda il comunicato al mattino, è il momento della giornata in cui le redazioni e i blogger controllano la mail e hanno più possibilità di inserire la notizia entro sera.

4. Allegato sì, allegato no

Qui ci sono due scuole di pensiero opposte: chi preferisce inviare il comunicato stampa come allegato, chi lo incolla nel testo della mail. Io preferisco l’allegato in PDF. È più elegante e non c’è il rischio di ritrovarsi la formattazione a casaccio dopo l’invio (sai già come ottimizzare un PDF?).

Se invece pensi che incollare il comunicato sull’e-mail sia più veloce per il destinatario, ricorda di allegarne lo stesso una copia: qualsiasi cosa succeda, avrà comunque l’originale. Se è un evento e hai una scaletta, invia anche quella in allegato.

5. Immagini

Mandale. Sempre. Cosa abbiamo detto a riguardo del perdere tempo? Il destinatario di certo non avrà voglia né tempo di andare su Google a cercare un’immagine sgranata a 24×65 dell’associazione Fumetti in Verde. Prepara con cura almeno tre o quattro foto da allegare, in modo che più blog e testate possano scegliere (e non ti ritrovi con otto articoli pubblicati identici).

Qualità alta, peso possibilmente basso. L’immagine dà risalto a tutto, come sempre. Usala come si deve. Ti lascio dei tool per ridurre il peso delle foto e una lista per trovare immagini gratis online.

Comunicato stampa: pronto a mandare?

Basta seguire queste regole per impostare un comunicato stampa efficace. E aumentare le probabilità di veder pubblicata la notizia. Ottimizza la tua notizia e i risultati non tarderanno ad arrivare. Ecco fatto, il tuo comunicato è pronto. E no, non rovinare tutto con “sperando di fare cosa gradita”.

Ora però aspetto la tua opinione. Hai già inviato comunicati stampa che hanno fatto il botto? Ne hai cestinati altrettanti? Lascia la tua opinione nei commenti, che ne parliamo insieme.

libro blogging

Alessandra Arpi

Giornalista e copywriter, è laureata in Lingue per l'Informazione e la Comunicazione all'Università Cattolica di Milano. Nel 2015 ha fondato la web agency a due www.thesocialeffect.it. Adora i libri di Grossman, Zero Calcare e Tarantino.

7 Comments

  1. Ciao ecco alcune mie riflessioni sul post davvero ben scritto.
    Dalla mia esperienza il comunicato va inviato SICURAMENTE in word e nel testo della email, questo perché il giornalista che ha poco tempo e ha bisogno di testo in mail o Word per fare copia-incolla delle parti interessanti e per rielaborare più velocemente il contenuto. Inoltre arrivando una miriade di comunicati al giorno la redazione guarda il titolo della mail (che può essere anche diversa dal titolo del comunicato ma deve essere chiara) e il primo testo della mail. Molte redazioni infatti guardano il titolo mail e testo introduttivo e se trovano già ciò che cercano/ gli interessa lo salvano altrimenti lo cestinano “facile”. Altra cosa: Il titolo completo per un comunicato stampa, così come un articolo di giornale, prevede 3 chiamiamole “sezioni”: Titolo riga (quello grande per intenderci), l’occhiello (parte superiore del titolo che fornisce i dettagli) e il catenaccio (parte inferiore che sintetizzala notizia). Queste 3 parti dovrebbero fornire le info complete del comunicato (le 5 o 6 W). Molte volte non ci sono tutte (manca l’occhiello), altre viene riproposto più volte il catenaccio.

    • Ciao Giada, grazie mille per il commento.
      Ottime riflessioni. Nella mia esperienza il catenaccio lo trasporto direttamente nel primo paragrafo del comunicato, per velocizzare la lettura e dare al destinatario solo titolo e occhiello da leggere velocemente. In ogni caso proporlo in un comunicato è un’ottima scelta.
      Verissimo il titolo della mail incisivo: le redazioni ricevono davvero troppa posta 😉

      Grazie ancora 🙂

    • Ciao Giada, ne approfitto anche io per chiedere un’informazione. Quale programma useresti per inviare tanti comunicati stampa via email? Quando lavoravo in agenzia c’erano dei programmi, ora però non ricordo esattamente.

      • Io utilizzo webmail su Aruba, creo delle liste di destinatari “Stampa locale”, “Stampa nazionale” e via dicendo, selezionandole ogni volta che invio un comunicato. L’unico problema è il sistema che va in crash non appena trova una manciata di indirizzi non più attivi o inesistenti: si blocca sino a che non sono stati eliminati. Insomma, un bel fastidio.
        A me hanno consigliato SendBlaster o MailChimp ma devo dire di non averli mai testati, se qualcuno avesse informazioni ne farei tesoro.

  2. Ottimo contributo. Credo che l’immagine sia davvero importante e decisiva, così com’è importante l’ottimizzazione del titolo in ottica SEO e corretta indicizzazione.

    • Ciao Alessia,
      le immagini sono sempre molto importanti, per questo sempre meglio rinominarle in modo consono all’argomento (convention_fumetti), così saranno indicizzate anche loro.

      Grazie del commento!

  3. Io utilizzavo in agenzia un Cms creato ad hoc. L’agenda del giornalista (specie versione online) è un’ottima fonte.
    Io personalmente ho un file Excel molto articolato, suddiviso per testate (web, carta stampata, quotidiano, periodico, radio, TV, free lance), nome e contatti giornalista (di cosa si occupa, se gli dò del tu o del lei, particolari note).
    Poi su outlook ho gruppi per la stampa ben identificati (così a seconda del target individuo i destinatari). Per clienti grandi attivo servizio di rassegna stampa (tramite Kantarmedia o similari) così ho anche report su ritagli (uscite sulle diverse testate) e raffronto se il cliente avesse dovuto spendere in Adv acquistando gli stessi spazi.

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