Lavorare da casa è il tuo sogno. Può essere vantaggioso sotto molti aspetti: economici, familiari, personali. Lavorare nello stesso posto in cui vivi è anche sinonimo di distrazione. Per gli altri sei sempre quello che può dare una mano a piegare le lenzuola o a stendere i panni.

Lavorare da Casa

Intorno allo smart working, tuttavia, sta crescendo l’attenzione. Non è più solo una realtà che riguarda i freelance: circa il 17% delle grandi aziende ha avviato progetti per favorirlo (8% nel 2014) e il 5% delle PMI ha preso in considerazione la possibilità di far lavorare da casa i dipendenti.

Come lavorare a casa seriamente

In passato il telelavoro era prerogativa di liberi professionisti e freelance. Oggi l’attività si sta estendendo a manager, quadri e consulenti che possono concludere progetti, approvare transazioni e siglare intese in qualsiasi momento. Indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Ho lavorato circa 2 anni da casa come freelance e come consulente. Te lo dico subito: non è facile conciliare la vita privata e il lavoro. Spesso si finisce per mischiare le cose in modo deleterio.

Per questo ho pensato di stilare questa semplice lista di consigli: voglio aiutarti a lavorare tra le quattro mura di casa, ad aumentare la tua produttività e a ridurre al minimo le distrazioni. Cominciamo?

1. Organizza un ufficio a casa

Che si tratti di una stanza nata dal tuo garage o di un angoletto ricavato dalla cucina, hai bisogno di uno spazio dove poter lavorare. E dovrai farlo solo lì: lavorare da casa non dovrebbe farti dimenticare che hai bisogno di separare tempo di vita e tempo di lavoro.

Se hai bisogno di ricevere i clienti o se programmi degli incontri in videoconferenza, avere uno spazio pulito e professionale ti aiuterà a dare un’immagine professionale di te.

Il lavoro occupa 1/3 della tua vita, quindi devi stare comodo. Organizza il tuo spazio con un’attrezzatura ergonomica: scrivania e sedia giusta per il tuo corpo, tastiera e mouse di qualità.

Sono piccoli accorgimenti che ti permetteranno di trascorrere più tempo al lavoro. In questo modo aumenterai la concentrazione e la produttività, eviterai di alzarti ogni cinque minuti per staccare un po’. Inoltre, questi semplici passaggi allontanano il mal di schiena. E non è poco.

Ancora un consiglio: metti delle regole chiare con le persone che condividono la casa con te. L’orario di lavoro è sacro, non possono disturbare ogni minuto per risolvere una faccenda di casa. non funziona così. Devi chiarire subito i punti di questa realtà altrimenti è la fine per la tua attività professionale,

Risorsa utile: scarica la guida per freelance e liberi professionisti

2. Scegli una buona connessione Internet

Se lavori da casa hai bisogno di internet per tutta la giornata. Molti si accontentano di servizi basic o a basso costo, complice anche il digital divide che in Italia ci consegna connessioni vergognose.

La maggior parte delle connessioni casalinghe sono inaffidabili e ti costringono a tempi di attesa biblici, specie nel caricamento e nell’invio di documenti. Durante il mio primo anno di lavoro da casa, mi sono pentito di avere scelto una connessione scadente. Una connessione che mi costringeva ad aspettare ore per inviare presentazioni di poche centinaia di mega.

Lavorare a Casa: gli strumenti che fanno la differenza

Il mio consiglio: acquista un servizio professionale. Sebbene si tratti di un costo aggiuntivo, avere un IP statico o una banda minima garantita ti consente di lavorare a tutte le ore con una connessione stabile e fluida. In questo modo puoi fare call su Skype video e audio senza fastidiosi lag, puoi caricare e scaricare file evitando inutili tempi di attesa. Un professionista non può permettersi tutto questo.

Oltre a un computer e una buona connessione a internet, ti consiglio di avere a disposizione sempre laptop e modem di riserva. E di attaccare il tutto a un gruppo di continuità. Certo, sono spese in più. Ma se vuoi creare un ufficio in casa devi essere disposto ad avere tutte le garanzie per lavorare bene.

3. Usa un sistema documentale

Scrivere documenti, articoli, calendari editoriali, presentazioni, fogli di calcolo: questa è la norma per chi lavora nel nostro campo. Ora però devi condividere questi file con i colleghi o con i clienti in modo facile e veloce. Ci sono due soluzioni che puoi prendere in considerazione:

  • Scegli un sistema per lavorare offline come Microsoft Office e associalo a un servizio di cloud storage come Google Drive o Dropbox.
  • Utilizza un documentale online come Google Docs e connetti il tuo team per lavorare insieme sui documenti in tempo reale.

Credo che il binomio Google Drive/Docs sia l’ideale per chi lavora da casa. Grazie a questa piattaforma puoi modificare e creare documenti da remoto, oltre che cercare nell’archivio grazie al sistema di ricerca interno. Google Drive è integrato con Gmail e ha un’ottima applicazione mobile.

Inoltre Google Drive ti permette di salvare delle copie dei documenti mentre li stai scrivendo. Evitando così di perdere il lavoro di una mattinata solo perché il gatto si è messo a giocherellare con il trasformatore del PC. E questo capita quando decidi di lavorare in salotto o in cucina.

Per approfondire: le qualità vincenti di un freelance.

4. Procurati uno scanner e una stampante

A volte hai bisogno di leggere le tue cose su carta. Il motivo? Aumentare la concentrazione, trovare errori invisibili sullo schermo, staccare ogni tanto gli occhi dal monitor. Il problema con la vecchia stampante a getto d’inchiostro? La usavo poco e le cartucce si seccavano.

Quindi ho deciso di prendere una stampante laser in bianco e nero. Puoi acquistarne una per meno di 100 euro, e il toner non perderà mai il suo vigore. Di solito stampo gli articoli che hanno bisogno di particolare attenzione, ma anche le fatture da archiviare e i contratti da firmare.

Ecco perché ti serve anche uno scanner: lavorando da casa, mi capita di dover inviare via email documenti firmati. Considerato il tempo che perderesti a trovare uno scanner in un internet point (e i costi della scansione) tanto vale prendere un sistema integrato con la stampante.

5. Conserva gli articoli interessanti

Fino a qualche anno fa, la maggior parte delle persone utilizzava la barra dei preferiti del browser per salvare i link. Anche io facevo così, e popolavo una sorta di cimitero degli elefanti fatto di articoli mai letti, risorse mai studiate, spunti mai approfonditi. Un vero spreco di risorse.

Navigando da desktop è facile salvare un link sulla barra dei preferiti. Ma recuperarlo, specie da mobile, è un inferno. La barra dei preferiti si riempie in un attimo, e la divisione tra cartelle e sottocartelle è un ottimo modo per perdere di vista un articolo.

Lavorare da Casa: tool utili

Per questo ho cominciato a usare i sistemi di smart bookmarking: ce ne sono molti e ognuno ha i suoi pregi. Quasi tutti, per fortuna, separano la lista dei link che devi leggere da quella dei link che vuoi conservare. Senza dimenticare che ti consentono di cercare tra i link salvati.

Ho usato per molto tempo Pocket per salvare gli articoli interessanti, leggerli offline e catalogarli. Poi sono passato a Diigo, che mi permette anche di sottolinearli e condividerli con il mio team.

Per approfondire: come organizzare le fonti.

6. Usa un task manager

Stai scrivendo un documento e, all’improvviso, suonano alla porta oppure squilla il telefono di casa. Inoltre, dato che non c’è nessuno a controllare il tuo operato, è fisiologico che ti conceda delle pause troppo lunghe. Il mio consiglio è quello di usare un task manager per tenere traccia dei lavori da portare a termine, sia nel breve che nel medio termine.

Trovo utile Trello, un’app disponibile per browser e mobile: puoi usarla per inserire i compiti da portare a termine per te o per il tuo team, assegnare task, allegare documenti e settare scadenze. La maggioranza delle funzioni sono gratuite e si integra con Google Drive, Dropbox, Gmail.

Un’altra soluzione interessante si chiama Todoist. Anche se riduce quasi all’osso le funzionalità, questo tool è utile per collaborare con altri: ha un’interfaccia molto semplificata che rende ancora più intuitiva l’assegnare task e il contrassegnarli come completati.

7. Rimani concentrato

Le persone sono fedeli al proprio browser e Google Chrome è un fedele alleato. Una delle caratteristiche che le persone amano è la quantità di schede che Chrome ti consente di aprire.

Tutto ha un prezzo: la memoria del tuo computer soffre (specie se non hai un PC di ultima generazione) e aumentano le distrazioni. Soprattutto se hai la scheda di Facebook sempre attiva.

I plugin come The great suspender ti consentono di gestire un tempo massimo dopo il quale le tab del tuo browser vengono messe a dormire: puoi decidere che le schede non utilizzate in quel momento vengano messe in sleep mode dopo venti secondi o dopo dieci giorni che non ci interagisci.

In questo modo puoi tenere sempre tutto aperto, senza consumare memoria e senza diecimila notifiche al secondo. Le tab che non usi si riattivano cliccandoci sopra, quando servono.

lavorare da casa

Se hai bisogno che la mail sia sempre attiva puoi metterla in una whitelist insieme a tutti gli altri siti che non vuoi perdere. A meno che non ci lavori, evita di mettere Facebook in whitelist.

Lavorare da casa: a te cosa serve?

Che sia una scelta o una condizione necessaria, lavorare da casa è un’esperienza affascinante. Ma anche dura. Spero di averti aiutato con questi consigli a dare alle tue giornate un marcia in più, per consentirti di essere produttivo e professionale agli occhi delle persone con cui lavori.

Ricordati che la cosa più importante per lavorare bene è dare un’immagine curata di te stesso: se saprai fare questo, potrai essere vincente a prescindere dal luogo in cui scegli di lavorare. Ora però aspetto la tua opinione: quali sono i consigli per lavorare bene da casa? Hai qualche tecnica da consigliare ai lettori di My Social Web? Lascia la tua idea nei commenti.

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Federico Simonetti CMO di Voverc (www.voverc.com). Esperto di marketing e comunicazione, ha collaborato per molti anni con agenzie, istituzioni culturali, piccole, medie e grandi aziende. Tra i suoi interessi ci sono la filosofia francese, i fumetti americani, le serie TV inglesi e la pizza napoletana.

23 COMMENTI

  1. Ciao Federico, grazie per i tuoi consigli! Non conoscevo Todoist ma Trello e non ho ancora trovato la sedia giusta. Per lavorare uso spesso dei calendari editoriali cartacei, forse è un po’ “vecchio stile” però mi piace.

    • La sedia giusta è molto difficile da trovare. Personalmente ho trovato molto comode le poltrone da ufficio della Sixbros, che ti consiglio.
      Il cartaceo (come hai letto) per me rimane importantissimo, ma qui in azienda tendiamo a usare sistemi un po’ più “nuovo stile” tipo Coschedule.
      Alla fine, comunque, è tutta questione di abitudini… e di efficienza 😉

  2. Io suggerisco una cosa che apparentemente non ha molto a che fare con la produttività in senso stretto, ma che secondo me i suoi risultati li dà.
    Devi vestirti bene. O quantomeno, vestirti.
    Esatto. Non lavorare in pigiama, né con la tuta che ti metti alla sera per quardare la tv sul divano con i pop corn.
    Non ti dico di metterti in ghingheri, semplicemente mettiti quello che metteresti per andare a lavorare in ufficio o in agenzia.
    Non ci crederai, ma questo aiuta molto a separare il “te stesso in modalità lavoro” dal “te stesso in modalità relax”.
    Io qualche volta, se ho davanti una giornata che richiede particolare impegno, mi metto anche giacca e cravatta, anche se sono da solo. Mi aiuta a sentirmi attivo, sveglio, produttivo, professionale. E la sera, quando mi rimetto addosso la tuta da divano, stacco davvero il cervello dal lavoro. E attacco il microonde con i pop corn.

    • Grazie Cristiano: questo è un ottimo consiglio! Infatti, la mattina prima di cominciare la mia giornata ero solito rassettare casa, vestirmi e solo dopo cominciare la giornata.
      Non è affatto banale: lavorare in pigiama mi rendeva molto più disordinato!

    • Importantissimo consiglio, Cristiano, bravo! Io sono una donna e posso dirti che la mattina anche il solo gesto di truccarmi come se dovessi uscire (anche se poi devo stare a casa a lavorare) mi fa sentire più concentrata e produttiva. A molti potrà sembrare una sciocchezza, ma chi lavora da casa come noi penso potrà ben capire!
      Grazie Federico per questo utilissimo post!

  3. Buongiorno a tutti. Riccardo è sempre sul pezzo e questo è persino scontato!
    Mi permetto di segnalare una iniziativa tutta al femminile, sul tema del lavoro da casa: http://www.zipfilemarket.it/zip/nxaawb08 . E’ una piccola “guida” scritta da donne e mamme imprenditrici. Per saperne di più scrivetemi. Non vorrei sembrare “promozionale” ma giacchè l’argomento è proprio lo stesso mi sembrava in tema!

  4. restare concentrati è la cosa più difficile! se sei libero professionista hai la fortuna/condanna di essere H24-multitasking… e spesso questo ti fa cadere nella trappola delle finestre perditempo 😀
    Quindi concordo pienamente nella necessità di auto-aiutarsi con appositi plugin 🙂 io utilizzo “stayfocusd” disponibile su Chrome Webstore: http://bit.ly/1LbxlMa.

  5. Ciao sa una Innlabber, contemporaneamente NetworkMama come Claudia. A proposito di condivisione, io oltre a Drive trovo pratico Slack, che oltre ad essere integrato con tantissimi tools e gestire più chat dedicate, ha anche un sistema di ricerca interno molto potente. Davvero una soluzione integrata per il lavoro in team! 😉

    • Ciao Chiara: anche noi in Voverc usiamo Slack, ma non come documentale 😉 Ha un mucchio di integrazioni e funziona veramente benissimo. Unica pecca: l’app si sincronizza male e ti mostra i messaggi spesso 2-3 minuti dopo averti inviato una notifica.

  6. Per il punto 1 mi sto ancora attrezzando 😛 non è facile separare casa e lavoro, se il tuo ufficio è in realtà la tua casa! Le distrazioni sono tante, da un lato, e dall’altro a volte risulta difficile staccarsi dal PC e fare altro.
    Per il resto viva Trello e Google Drive!

    • Ciao Alessia: purtroppo è la cosa principale. Io avevo addirittura montato una tenda che separava il mio angolo-ufficio dal resto della casa!

  7. Vorrei aggiungere la Tecnica del Pomodoro. Una tecnica curiosa quanto il nome. Per chi non la conoscesse consiste nello scandire il proprio tempo lavorativo in periodi da 25 minuti intervallati da pause di 5. L’obbiettivo è tenersi concentrati in un periodo relativamente breve, ma che se sommati permette di raggiungere ottimi risultati.

    • Ciao Angelo: sì, è molto interessante per rimanere concentrati. Personalmente non la uso, ma il mio amico Luca Barboni ne è un ambassador!
      Grazie per il consiglio.

  8. Ciao Federico, davvero un bell’articolo, ricco di consigli e tool utili.
    Considerata la mia provenienza informatica, mi permetto di aggiungere alla strumentazione che hai suggerito un dispositivo che non dovrebbe mai mancare a chiunque usi dati per piacere o per lavoro (cioè a nessuno.. :-)), ossia una NAS (Network Attached Storage). Nome difficile che tradotto è semplicemente un dispositivo di backup connesso in rete. Fidatevi se vi suggerisco di non limitarvi al classico hard disk esterno usb. Piccolo, pratico e trasportabile, ma limitato.
    Un NAS, oltre ad una capienza scalabile, vi permette di:
    – aggregare più dischi fornendo ridondanza dei dati
    – condividere su rete interna (cablata o wireless) e su internet tutti i suoi contenuti
    – attribuire gerarchie e permessi di accesso ai dati
    – programmare backup schedulati
    – e mille altre funzioni che un hard disk usb non vi può dare.
    La spesa vale eccome tutti i vantaggi che ne deriveranno. Parliamo comunque di cifre non da capogiro, dai 200 euro in su dischi compresi.

    Altro piccolo consiglio: riconsidera le stampanti inkjet. Quelle moderne usano inchiostri a prova di solidificazione precoce, gestiscono carichi di stampa pari alle laser a costi di gestione inferiori e inquinano meno.

    • Grazie dei complimenti Fabio. Personalmente, stavo pensando di usare Lima, che penso faccia qualcosa di molto simile a quanto hai proposto. In Voverc, ovviamente, usiamo un nostro server per gestire dati e documenti (ma chiaramente non è una soluzione proponibile per un freelance).
      Per quanto riguarda le stampanti inkjet, l’ultima che ho provato risale a due anni fa (non è così vecchia, dunque) ma mi dava comunque problemi di solidificazione… sarà che sono stato sfortunato, ma al momento mi tengo la laser 😉

  9. Ciao e grazie a tutti dei consigli, io lavoro in azienda e da casa i in viaggio, purtroppo è sempre difficile far capire ai colleghi che avere i documenti condivisi è una necessità. comunque l’organizzazione è fondamentale, che sia la routin di preparasi come se dovessi uscire sia di scandire il tempo con pause e tempi di consegna è fondamentale per non perdere di vista l’obiettivo.

  10. Ciao Federico! Mi è piaciuto molto il tuo articolo. Io ho scelto da diversi anni di lavorare da casa come assistente virtuale professionista.
    Sul tema del ho creato un podcast. Mi farebbe piacere se volessi ascoltare qualche puntata e farmi avere il tuo feedback.
    Come tool online per gestire il mio lavoro uso per lo più Trello, Asana, Slack, moltissimo Telegram per la comunicazione asincrona con messaggi vocali, Skype e Google hangout per call ed interviste.
    Non conoscevo Diigo, ma oltre a Pocket uso spesso Evernote. A volte uso anche Pinterest e la relativa estensione come un “contenitore”.
    Google Drive, Mega e Dropbox per me sono un must per salvare e condividere file, ma anche io sto seriamente valutando un NAS.
    Per quanto riguarda la produttività e la gestione del tempo uso Toggl, Rescue Time, la vecchia cara carta e agenda per le to do list ( virtuale è tutto molto figo, ma a volte scrivere ci aiuta a focalizzare e ricordare meglio). Per dei reminder veloci uso l’estensione di Chrome RemindMe.
    Poi quoto la tecnica del pomodoro abbinata alla “regola dei 15 minuti” che ho scoperto da poco grazie all’omonimo libro di Caroline Buchanan.
    Le difficoltà del lavorare da casa sono diverse, ma piano piano sono superabili. Ci vogliono molta motivazione, autodisciplina; si deve imparare a dire di no e far capire a chi ci è vicino cosa stiamo facendo e mettere dei paletti all’occorrenza.

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