Shares

Ci sono diverse app per scrivere online in circolazione. Ma ne conosco poche come Google Docs. Anzi, a dire la verità questa piattaforma è una vera bomba. Hai a disposizione un’intera collezione di programmi per scrivere e creare i tuoi contenuti.

google docs

Fa comodo avere un programma di videoscrittura sul desktop, ma i vantaggi di Google Docs sono impossibili da dimenticare. E da ignorare. Vuoi mantenere fede alla scuola Microsoft con i vari Word ed Excel? Provaci, io ho il dovere di avvisarti.

Una volta provata la soluzione di Mountain View non tornerai indietro. Perché Google Docs è una realtà perfetta per chi bazzica nel lavoro online e ha sempre bisogno di soluzioni smart. Soprattutto se lavori con la scrittura, il blogging e il web copywriting. Allora, quali sono le funzioni essenziali di questo tool?

Cos’è Google Docs, come funziona

Google Docs (o Google Documenti) è un progetto che permette a chi crea un account, partendo da Gmail, di usare un programma di videoscrittura gratuito.

Questa realtà si trova in una suite di programmi da ufficio inclusa nello spazio cloud si Google Drive. Qui puoi contare su uno spazio di file hosting e sharing, senza dimenticare a diversi programmi office.

Oltre a Google Docs puoi usare Fogli, Presentazioni, Disegni e Moduli. Vale a dire programmi per generare e modificare fogli di calcolo, slide, creatività e modelli strutturati per creare contenuti.

In realtà con determinati plugin puoi aggiungere nuove funzioni, come il programma per creare mappe mentali e quello per i mockup. Puoi raggiungere tutto questo dall’indirizzo o con l’app Google Documenti specifica, disponibile per iPhone, Android e tutti i sistemi operativi più importanti. Assolutamente da non perdere.

Da leggere: scrivere per il web, la guida per web writing

Come si usa Google Documenti

Come funziona Google Documenti? Dopo aver creato l’account Google Drive vai nella home e sul pulsante in alto a sinistra. Ora decidi cosa creare: puoi scegliere i documenti o magari generare una nuova cartella dove archiviare i lavori.

come creare un documento google drive
Come creare un documento su Google Docs

In alto, invece, hai delle scorciatoie per raggiungere i documenti appena visitati. In modo da velocizzare le operazioni e rendere tutto più semplice. Usare Google Docs è semplice, bastano pochi click per iniziare a scrivere. E ad archiviare.

E non devi preoccuparti se all’improvviso si spegne il computer, c’è il salvataggio automatico. Ma quali sono i trucchi di Google Drive dedicati ai documenti?

Semplifica il lavoro con la dettatura

Una delle grandi soluzioni di Google Docs: aiutarti nella creazione di documenti con l’opzione della dettatura. Per attivarla basta andare in Strumenti e poi in digitazione vocale. In questo modo, con Google Docs, puoi scrivere con l’aiuto di uno strumento per portare su carta digitale i tuoi pensieri e le tue conoscenze.

Condividi i documenti con altri utenti

Questo è il cuore di Google Docs, una delle funzioni decisive per sfruttare i vantaggi di questa piattaforma. I documenti che crei, infatti, possono essere archiviati in uno spazio cloud e condivisi con chi desideri. Basta inserire un’email nel campo che generi cliccando sul tasto condivisione in alto a destra e il gioco è fatto.

condivisione documenti google docs
Come condividere documenti Google Docs.

L’aspetto interessante: ci sono due soluzioni per condividere il documento. Puoi fare lo share di un link o invitare via email le persone che dovrebbero visualizzare il lavoro. C’è da scegliere i privilegi: visualizzare, commentare, modificare.

Queste opzioni non riguardano solo i documenti ma anche le cartelle: dalla home page di Docs puoi condividere, caricare e scaricare directory su Google Drive.

Indicizza un documento su Drive

Le condivisioni via link possono essere regolate per far entrare persone specifiche o tutte quelle che hanno il link. Quest’ultima opzione è perfetta per chi lavora con il content marketing e vuole distribuire documenti dal blog.

condividi documenti google docs
Le opzioni di condivisione Google Docs.

Ad esempio il mio template di calendario editoriale si trova su Google Document. Ed è regolato in modo da non accettare modifiche. Ma tutti possono entrare e scaricare. Ultima opzione: fare in modo che il link venga indicizzato su Google. Diventando una sorta di pagina web che viene trovata da Google e inserita nella serp.

Modifica le immagini nel file Google

Una bella sorpresa per chi crea contenuti con immagini. L’editor di testo ha una serie di strumenti a disposizione per modificare le foto caricate sui documenti. Eccoli:

  • Ritaglia foto.
  • Ruota immagine.
  • Regola colore.
  • Sostituisci colore.

Poi ci sono le regolazioni contrasto, luminosità e trasparenza. Questo significa che non hai più bisogno di Photoshop e dei vari programmi per ritagliare foto online? No, però se hai bisogno di una rapida modifica puoi farla qui. Senza perdere tempo.

Cerca e inserisci immagini
Le immagini gratis si trovano in siti specifici, ma non solo. Con Google Docs puoi inserire le foto partendo da upload o permalink. Inoltre hai una search interna che cerca tra le foto del motore di ricerca impostando la licenza d’uso.

Inserisci documenti nelle pagine web

Una caratteristica di Google Document: la possibilità di pubblicare un documento come embedded in una pagina. Vai sulla voce File nella barra menu e seleziona Pubblica sul Web. Qui puoi recuperare un URL pubblico, che porta al documento, o un codice di incorporamento. Puoi visualizzare le modifiche entro 5 minuti.

Salva un file ePub o PDF con Docs

Una delle funzioni più interessanti di Google Drive: la possibilità di salvare i file in diversi formati. Non ci sono realtà che non puoi affrontare con questa suite, e con Document hai la possibilità di ottenere due formati interessanti: ePub e PDF.

Vale a dire soluzioni indispensabili quando lavori con il content marketing. Prova a immaginare: a cosa potrebbero servire queste estensioni? Vuoi scrivere un libro e lo vuoi pubblicare online. Come? Ti serve il formato ePub, o lo vuoi distribuire come semplice PF dal tuo blog. In ogni caso la strada che ti offre Google Docs è semplice.

Sommario e nota a pie’ di pagina

Due aspetti che possono fare molto nell’organizzazione di un testo ufficiale, un documento lungo. Magari quando devi scrivere una lettera tutto questo non è importante, ma quando fai un lavoro come il mio tutto questo serve.

Se devi creare un piano editoriale cosa fai? Inserisci un sommario e magari una nota a pie’ pagina. Anche un’intestazione, ecco. Tutto questo non è impossibile, basta andare nella voce Inserisci e scegliere ciò di cui hai bisogno.

Velocizza le correzioni: i commenti

Hai condiviso un documento con i tuoi collaboratori, ora vuoi iniziare la rilettura e la correzione della bozza. Come fare? Molto semplice: basta chiedere alle persone di lasciare commenti sul testo. Basta evidenziare i termini e cliccare sul comando.

commenti google docs
Aggiungi i tuoi commenti su Google Docs.

Basta un click sul tasto con il segno + che trovi negli strumenti per inserire una nota con la tua firma. Il punto interessante: ogni annotazione può essere implementata da altre persone invitate. Così puoi attivare una vera e propria discussione.

E quando tutto è finito risolvi il commento per chiudere il lavoro. Non c’è altro da aggiungere, questo è il miglior modo per fare una correzione bozza con il tuo team.

Ricorda che puoi aggiungere menzioni nelle note, puoi citare persone in modo da velocizzare il coinvolgimento di altri collaboratori. Puoi fare questo inserendo la chiocciola o il segno più prima del nome.

Google Documenti online e offline

Quando sei online non ci sono problemi, ma puoi usare Google Docs offline? Ovvero quando non hai connessione internet? Certo, puoi continuare a modificare aspettando la linea: quando sarai di nuovo online le modifiche si aggiungeranno al vecchio documento così avrai tutto aggiornato e pronto per le nuove modifiche.

Ma come usare Google Documenti offline? Basta andare nella home del tuo account Docs e poi sull’icona dell’ingranaggio. Poi vai su Impostazioni e clicchi sulla spunta della modalità offline. In questo modo puoi usare Google Docs senza Wi-Fi.

Google Docs shortcut: le scorciatoie

Sempre una buona idea sfrutta le scorciatoie della tastiera per velocizzare la scrittura. Ce ne sono tante e Google Docs ha le sue soluzioni. Si trovano tutte nella pagina ufficiale della guida, ma ho deciso di riassumere le principali.

Copia ⌘+C
Taglia ⌘+X
Incolla ⌘+V
Incolla senza formattazione ⌘+MAIUSC+V
Annulla ⌘+Z
Ripeti ⌘+MAIUSC+Z
Inserisci o modifica link ⌘+K
Apri link OPZIONE+INVIO
Mostra scorciatoie da tastiera comuni ⌘+/
Salva ⌘+S
Stampa ⌘+P
Apri ⌘+O
Trova ⌘+F
Trova e sostituisci ⌘+MAIUSC+H
Trova di nuovo ⌘+G
Trova precedente ⌘+MAIUSC+G
Nascondi i menu CTRL+MAIUSC+F
Interruzione di pagina ⌘+INVIO
Cerca nei menu CTRL+OPZIONE+Z

 

Queste sono scorciatoie per Mac, se cerchi quelle per Windows le trovi sempre nella risorsa di Google. Oppure sostituisci il casto Mela con Control. Ti consiglio di memorizzare queste combinazioni e risparmiare tempo.

Da leggere: come scrivere un articolo di 1.000 parole in 60 minuti

Tu come usi Google Document?

Questi sono consigli per sfruttare Google Documenti, una realtà che può darti tanto. Ma tu la devi conoscere e usare senza limiti. Qui puoi esprimere la tua professionalità, puoi lavorare con la scrittura online e lavorare con il team.

Vuoi aggiungere qualche trucco o un consiglio per usare Google Docs? Hai qualche domanda per risolvere qualche problema? Lascia tutto nei commenti.

Impara a fare blogging
Ciao! Sono Riccardo Esposito e sono un webwriter freelance. Questo significa che scrivo dall'alba al tramonto: creo articoli per blog, testi per pagine web, landing page, headline e call to action.

6 COMMENTI

  1. Io, senza la suite di Google non potrei lavorare. Occupandomi di consulenze di Digital Marketing, devo avere sempre tutto a portata di mano, soprattutto report e fogli di calcolo.
    Inoltre, quasi tutti i contenuti del mio blog sono stati creati prima su Docs. Tra l’altro esiste anche un addon per integrare questa app di Google con WordPress. Che si può volere di più?
    Io non capisco quelli che si ostinano ad utilizzare MSOffice, nonostante tutti i limiti insiti in quei software.
    Poi, da quando ho acquistato un Tablet Android da 10.1″, non riesco più a farne a meno.

    • Sul serio, anche io non capisco. Usare Google Docs per me è ormai la base di partenza per avere una giornata lavorativa producente. Ci sono tante funzioni ma soprattutto c’è la possibilità di usare un programma completo e gratuito.

  2. Ciao,
    credo che Google documents sia un programma di videoscrittura completo e a cui chi lavora nel social web non può rinunciare
    Trovo interessanti le funzioni di ‘correzione di bozza’ con il tuo team, la possibilità di essere utilizzato off-line con aggiornamento successivo e la possibilità di condividere non solo documenti ma anche cartelle..

    Io pero’ al momento attuale per l. archiviazione di documenti, immagini, e condivisione con altri utenti utilizzo Evernote..
    N

    • Beh, Evernote è una soluzione che amo al pari di Google Docs, puoi fare veramente tanto con questa realtà. Soprattutto se usi anche Skitch.

    • Per aggiungere nome file su Google Docs basta salvarlo o editare il campo che si trova in alto a sinistra. Le altre voci si aggiungono andando nella voce Inserisci del menu.

RISPONDI AL COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here