Trucchi e consigli per Dropbox: piccola guida per usare l’app

Vuoi ottenere il massimo dal tuo lavoro online? Perfetto, ecco uno strumento che devi usare al massimo: sto parlando di Dropbox. Sai come si attiva? E come si condividono le cartelle?

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Uno dei servizi per migliorare la vita di chi lavora online? L’attenzione va subito su Dropbox, un sistema di sincronizzazione dei file su cartelle in cloud che ti consente di portare tutti i tuoi file sempre con te, anche su smartphone o tablet.

Dropbox

Quando decidi di lavorare a casa per comodità o bisogno cosa fai? Se devi condividere tanti file attraverso una cartella condivisa a chi ti rivolgi? Mandi tutto via email?

Meglio usare quest’applicazione cloud che ha cambiato la vita del lavoro freelance e in ufficio. In che modo puoi ottenere il massimo? Ecco come usare Dropbox.

Cos’è Dropbox: definizione e significato

Dropbox è un servizio cloud based che permette di effettuare hosting, condivisione e sincronizzazione dei file in maniera gratuita fino a un massimo di 2 gigabyte (ma puoi aumentare).

Si tratta di un’applicazione web che ti mette a disposizione uno spazio online per archiviare i file. È come avere un hard disk esterno per aggiungere cartelle e directory, solo che questo spazio si trova in rete. Ed è sempre disponibile.

Così puoi organizzare ciò che ti serve (file di testo come DOC e PDF, foto, video) in un’area sicura e raggiungibile da qualsiasi dispositivo. Niente più file lasciati sul desktop del computer a casa che magari ti servono in ufficio o viceversa. Ora è chiaro che qui puoi fare la differenza per migliorare il tuo lavoro. Ma come come vedere file condivisi o condividere documenti con chi non è iscritto? Continua a leggere per trovare tutte le informazioni!

Per approfondire: come usare al massimo Google Drive

Come aumentare spazio giga di Dropbox

L’account gratuito di Dropbox permette di archiviare fino a 2 gigabyte. Se vuoi aumentare la disponibilità hai due strade: acquistare un account pro o usare i trucchi per incrementare i gigabyte in modo gratuito fino alla soglia massima.

In quest’ultima soluzione è compresa la possibilità di contribuire alla community di Dropbox, il completare la guida introduttiva e, soprattutto, la segnalazione dell’account ad amici e parenti. Se qualcuno si iscrive a Dropbox grazie alla tua intercessione guadagni 500 megabyte. Un buon affare, non credi?

Come funziona e come usare quest’app

Devi fare l’iscrizione e il login nell’area principale della home page. Una volta creato l’account hai un’interfaccia simile a quella della scrivania di un computer. Qui puoi generare delle cartelle nominabili nelle quali inserire ciò che vuoi.

Se a casa inserisci un file lo ritrovi – dopo un tempo che dipende dalla grandezza del documento – quando entri nel tuo account da un altro dispositivo.

Puoi anche creare un collegamento diretto sul desktop, in modo da trascinare il file per metterlo in condivisione senza dover effettuare ogni volta l’accesso via browser.

Ovviamente hai a disposizione anche l’app ufficiale per smartphone e tablet Android e iOS (iPhone) Sembra un buon affare, vero? È proprio così, e per utilizzarlo nel migliore dei modi ti conviene memorizzare questi semplici consigli.

Prima di iniziare: Dropbox è affidabile?

Immagino già i tuoi dubbi: è sicuro tutto questo? Posso lasciare i miei dati, i documenti di lavoro e i miei ricordi in mano a un’app che non conosco? Ci sono problemi per la sicurezza dei dati o rischio di perdere i file più importanti?

Dropbox è affidabile

Non sei convinto della sicurezza dei dati? Devi sapere che viene utilizzato il protocollo SSL per le trasmissioni dei dati e l’algoritmo di crittografia AES-256.

Sai cosa significa tutto questo? Sei in buone mani. Se vuoi maggiori informazioni sulla sicurezza di Dropbox puoi dare uno sguardo alla risorsa ufficiale.

Usa Dropbox da iPhone e altri smartphone

Dropbox ha creato una buona interfaccia per tutti i principali dispositivi mobili (iPad, iPhone, Android e BlackBerry) per accedere facilmente ai tuoi file e, per esempio, avere sempre a portata di mano i documenti utili quando sei in viaggio.

Su Dropbox puoi conservare tutto quello che ti serve e ritrovarlo quando vuoi. Trovi le varie applicazioni sugli store dedicati ai vari sistemi operativi, vale a dire Google Play e App Store. Scarica e usa la soluzione adatta alle tue esigenze online.

Come condividere file e cartelle Dropbox

Una delle soluzioni più interessanti di questo strumento è la condivisione di cartelle e singoli file. Tutto ciò che è presente in Dropbox, infatti, può essere messo a disposizione di altre persone. Questo riguarda il singolo elemento o intere directory.

Per condividere una cartella, ad esempio, basta andare sul singolo elemento e cliccare sul tasto destro. A questo punto appare l’opzione di condivisione e tu decidi le email delle persone che devono essere coinvolte. Puoi anche creare una cartella pubblica che può essere raggiunta da tutte le persone che hanno un determinato link.

link per condividere file
Condividere un file con un link.

Questo è un passaggio che uso per migliorare le presentazioni: creo una cartella pubblica e inserisco tutto il materiale utile per chi ha seguito l’intervento. In questo modo posso condividere i file con chiunque senza inviare altre email.

Fai il backup dei documenti importanti

Ecco uno degli utilizzi più comuni e utili! Basta re-impostare la cartella documenti importanti e scegliere quella di Dropbox: così ogni volta che aggiorni i file hai una copia di sicurezza assicurata (è utile avere un backup della tua vita social).

Pensa, hai un computer con tanti file importanti e, all’improvviso, non si accende più. Hai perso tutto? No, se hai usato Dropbox come spazio di archivio basta entrare nel tuo account per trovare tutto ciò che serve per il lavoro o il tempo libero.

Come sincronizzare cartelle con Dropbox

Anche questa è una funzione basilare e anche una delle più famose perché fa sempre comodo sincronizzare una cartella su computer o smartphone differenti. Così velocizzi i tempi del lavoro e non perdi risorse inutili a cercare file e cartelle.

Installa l’applicazione Dropbox sui dispositivi che vuoi sincronizzare. Poi continua a modificare, cancellare e aggiungere file liberamente. In questo modo ciò che fai sul computer di casa lo trovi anche sul telefonino e al lavoro.

C’è anche la sincronizzazione selettiva

Ciò significa che puoi decidere quali cartelle comprendere in questo processo di sincronizzazione sul computer. Magari ti interessano solo determinate directory per il Pc di casa, quindi inutile comprendere tutto su un computer che ha già poco spazio.

sincronizzazione selettiva
Ecco come fare la sincronizzazione selettiva.

Una cartella condivisa con intelligenza, evitando ciò che non serve, è uno strumento indispensabile per un team di lavoro. Sai che noia chiedere ogni volta ai tuoi colleghi di inviare documenti, bozze, idee, foto e testi via email, Skype, chat! Basta un semplice movimento del mouse per rendere tutto più rapido.

Come recuperare cartelle e file eliminati

Hai perso un file e non riesci a trovare una cartella sul tuo account? Forse qualcuno ha cancellato un documento senza volerlo. Ma non è un problema con Dropbox.

Dropbox è indicato per team di lavoro remoti perché dà la possibilità di intervenire sullo storico delle modifiche in un arco di tempo non superiore a 30 giorni per gli account base. Per i professionali questo ventaglio aumenta a 120 giorni.

In questo modo è praticamente impossibile cancellare accidentalmente un file. Hai eliminato una cartella condivisa? Questo significa non farne più parte, ma non temere: le altre persone la vedono ancora, non l’hai cancellata per tutti.

Come condividere foto con Dropbox

Questa idea potrebbe esserti comoda se sei un web designer che deve mostrare il lavoro a un cliente. Con Dropbox, infatti, è facile condividere immagini, mockup e bozze di piccoli siti web con l’opzione public URL. Ma non è solo una questione di lavoro: puoi usare questa soluzione anche per condividere le foto con gli amici.

Con Dropbox c’è spazio per tutta la tua vita sul web, anche quella dedicata ai momenti divertenti. Una delle funzioni più interessanti è proprio quella che ti consente di creare un album fotografico su Dropbox da condividere online.

Vai nella sezione dedicata alle foto, seleziona gli scatti e tocca l’icona per aggiungere le foto all’album. Creare delle gallery da condividere, magari quando si ritorna a casa dopo un lungo viaggio, è una delle soluzioni più comode.

Usa le keyword shortcut (scorciatoie)

Come tutte le applicazioni, Dropbox ha le sue combinazioni di tasti per lavorare meglio e più rapidamente: sono tutte elencate nella pagina dedicata. Questa è una delle soluzioni migliori per scrivere velocemente e migliorare la produttività.

Crea file di lavoro sullo spazio condiviso

È bello sentirsi a casa propria su ogni computer che si utilizza. Questo è possibile anche grazie a Dropbox che ti permette non solo di avere sempre a portata di mano i tuoi file, ma anche di creare nuovi appunti di lavoro direttamente sulla piattaforma.

paper - crea file su dropbox
Crea un file su Dropbox con Paper.

Nel menu a destra, appena entri, trova l’opzione per creare un file Paper. Vale a dire un vero e proprio editor di testo che ti permette di creare dei contenuti da condividere e archiviare immediatamente, senza passare per Word o altri file.

Preferisci lavorare con programmi di scrittura già noti? Sempre nel menu a destra, quando entri, trovi il link rapido per creare file con Word, Power Point ed Excel.

Guide indispensabili per usare Dropbox

L’argomento Dropbox non è facile da affrontare in poche righe. Per questo motivo voglio concludere questo post con una breve carrellata di indirizzi utili che annovero anche tra le fonti utilizzate per scrivere il post che hai appena letto.

  • Sezione Wiki – Tutto quello che ti serve sapere per migliorare la tua Dropbox experience. Particolarmente interessante la versione dedicata a tips and trick.
  • Blog ufficiale – Entra a far parte della community e rimani aggiornato su tutte le novità iscrivendoti al feed rss del blog ufficiale.

Qui puoi trovare spiegazioni concrete e aiuti importanti per ottenere tutto ciò che ti serve dal tuo account Dropbox. Con tutti questi link hai una vera e propria guida.

Per approfondire: come sfruttare il tuo account Feedly

Come usi il tuo account? Lavoro o altro?

In questo articolo trovi una serie di passaggi decisivi per usare al meglio il tuo profilo Dropbox. Puoi sfruttare quest’applicazione cloud per migliorare il lavoro in ufficio, per migliorare la produttività e diventare un blogger più efficiente. Sei d’accordo?

16 COMMENTI

  1. Anche questo servizio lo sto usando, non mi dispiace e qui ho letto molte cose che non sapevo tipo la sincronizzazione delle password che effettivamente è una cosa che mi manda al manicomio perché per ora le tengo su di un app dell’iPhone ma penso sempre che se lo perdo o me lo rubano è la fine!!!

    ….magari posso approfondire l’argomento grazie al tuo post 🙂

  2. Ho notato che si e’ verificato un incremento esponenziale di cache da quando ho installato Dropbox. E’ solo una coincidenza? Ad alcuni amici poi l’installazione ha precluso l’accesso a programmi in streaming per vedere films.
    Che relazioni ci possono essere?

  3. ciao, mi è capitata una cosa un pò strana. Oggi ho installato il programma sul mio poratile, dopo averlo installato diverso tempo fa sul mio smartphone, ma senza averlo mai usato. Quando ho aperto il programma, nella cartella Camera Uploads c’erano delle fotografie che avevo cancellato dal mio cellulare molto tempo fa, come è possibile? Ora ho cancellato tutto, è possibile che si verifica nuovamente? se si dove posso cancellare definitivamente la memoria? Grazie

  4. Ciao Riccardo, io volevo chiederti se con DropBox i file salvati durano per sempre o per un tempo limitato, perchè io ho appena fatto il backup e ho tantissime foto private salvate li, non vorrei che le cancellassero o rimuovessero il backup prima che io me le ri-sincronizzassi.

  5. Ciao Riccardo, ringrazio della risposta ma non e’ il mio caso, della cartella segreta e come ripulirla lo avevo gia’ trovato quando ho deciso di utilizzare dorpbox.
    Il problema e; stato che un amico ha chiesto a me e altri utenti suoi amici di aderire a dropbox per poter caricare una serie di libri in modo da essere disponibili a tutti. Solo che lui aveva 18GB e io solo 3,5. Risultato il mio account pieno fino all’orlo e il suo con ancora tanto spazio.
    L’unica soluzione possibile e’ stata quella di scaricare i files e chiedere all’amico di rimuoverli dalla cartella condivisa per non intasarmi troppo il mio disco fisso che e’ diviso virtualmente in tre parti, 1 da 100Gbper i programmi e purtroppo anche la libreria e dropbox, 1 da 500GB per i files e 1 da 150GB per le immagini.

  6. Ciao Riccardo,
    uso dropbox da tempo su tutti i miei attrezzi da lavoro, da un pò ho iniziato ad usarlo anche in condivisione con i colleghi ma ho notato un problemuccio.
    Premesso che in ogni pc che uso io, ho istallato db con il mio account di posta e che ai miei colleghi, per la condivisione, ho fatto istallare db con il proprio account (te lo dico ma non so se serve per rispondere al mio quesito..), il fatto è:
    nella cartella condivisi, quando uno di noi lavora sullo stesso file (dai nome x) si genera un nuovo ed ulteriore file con lo stesso nome di x ma con l’indicazione tra () copia in conflitto con…..(e il nome dell’utente che lo ha modificato) succede anche quando sono io a modificarlo dal mio account di db (considera che io ho creato il file e ho invitato gli altri a condividerlo).
    in pratica i file non si sincronizzano ma se ne genera uno nuovo in conflitto………
    puoi aiutarmi a capire perchè e a risolvere il problema?lavoro in remoto quindi l’aggiornamento immediato e sicuro dei dati modificati è molto importante per fornire corrette informazioni ai mie colleghi.
    GRAZIE PER LA FUTURA RISPOSTA!

  7. Usando dropbox su tablet e smartphone ho molti file sul cloud (circa 30 GB) ma mi sorge spontaneo un dubbio, se perdo o mi rubano uno dei miei device il malintenzionato a quel punto può accedere, visionare ed altro ancora ai miei file.
    Non esistela possibilità di accedere solo con password?

      • Ho cercato ma non trovo da nessuna parte e in nessun device l’opzione “esci”
        Se esco semplicemente anche se l’app non è più attiva, quanto la riattivo si collega automaticamente, stessa cosa per il PC
        La cosa cambia se accedo a dropbox tramite internet e cioè con http://www.dropbox.com

  8. Ho scaricato dropbox e il giorno dopo, accedendo alla galleria erano sparite tutte le foto.. ho pensato saranno tutte su dropbox infatti era così, il problema è che ora non mi va più la galleria nel senso faccio una foto e non me la salva in galleria ( la foto esiste però nella galleria non appaiono più) e non mi fa l’upload su dropbox cosa faccio?

  9. Scusate, volevo un’informazione. Supponiamo che un collega modifichi un file word 200 volte in un giorno e supponiamo che io sia connesso assieme a lui e sincronizzi dropbox ogni volta (sono con una rete wi-fi ed uso il PC). Consumo di più piuttosto che sincronizzare il file il giorno successivo?

    • In realtà il confronto tra Google Drive e Dropbox non è utile. Sono due piattaforme che hanno delle funzioni che si incrociano (storage dei file in cloud) ma in realtà hanno tanto di differente. Google Drive io lo uso per organizzare file collaborativi con altre persone, Dropbox come archivio per ciò che voglio trovare sempre.

  10. La cosa che attualmente manca a DropBox e che secondo me è fondamentale, premetto che lo uso da anni con un account business, è la possibilità di condividere un file con link ed aggiungere una password per limitarne l’accesso.
    Penso sia l’abc per un minimo di sicurezza nella condivisione, quando il ricevente non ha un account dropbox.

    Mi sta bene l’obbligo per una maggiore sicurezza di promuovere l’uso di DropBox fino a che non pago.
    Quando uno paga un servizio… la cosa è diversa.
    Non trovi?

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