Scrivere un’email formale: come creare il testo perfetto

Cosa significa scrivere un’email perfetta? Quali sono i parametri da rispettare per creare un messaggio di posta elettronica efficace? Ecco le regole che non puoi ignorare.

2

Quando mi chiedono come scrivere un’email perfetta, senza fare errori, per raggiungere determinati obiettivi penso alle regole base. Che sono poche, semplici.

 come scrivere un'email
Come creare e inviare un’email.

Ma sempre efficaci. Soprattutto quando devi contattare un professore, un medico. Magari un cliente, un’azienda, un’associazione, un datore di lavoro online e offline.

Per creare un messaggio di posta elettronica, in realtà, basta andare sul programma o sull’applicazione online che hai scelto (Outlook, Yahoo, Gmail, Libero…) e selezionare i contatti. Puoi inserisci l’oggetto e inizi a scrivere. Ed è qui che bisogna fare attenzione: come scrivere un’email efficace? Ecco cosa devi sapere.

Quanti tipi di email esistono?

Il primo punto necessario per approfondire il tema: come scrivere un’email? Per farlo al meglio devi capire qual è il punto sul quale stai lavorando. Cosa stai per inviare, a chi e con quale scopo.

Non esiste una lista ufficiale di messaggi di posta elettronica ma si può iniziare la lista con le email formali. Vale a dire tutte quelle che consentono di inviare una candidatura a un concorso, un curriculum per un posto di lavoro o qualsiasi altro documento. Poi ci sono i messaggi che mandi a un medico o a un professore dell’università. E le email commerciali, quelle che cercano di proporre un accordo o di contattare un fornitore.

Magari per trovare un cliente online. In questa categoria ritroviamo anche le email di reminder, per scoprire se un potenziale contatto ha solo dimenticato di scrivere.

Poi ci sono le email di lavoro che devono essere inviate a colleghi e collaboratori. Quindi non devi usare formule particolari ma puoi muoverti con semplicità. In ogni caso, a prescindere dal tipo di email o newsletter che scrivi, ci sono una serie di regola da seguire per creare un messaggio efficace. Da dove iniziare?

Da leggere: come modificare PDF online

Elementi essenziali dell’email

Quali sono i punti decisivi di un messaggio di posta elettronica? Come scrivere un’email perfetta in ogni occasione, per contattare un professore o un’azienda? Devi prima conoscere tutto ciò che ti consente di inviare la tua comunicazione.

Destinatario email

Questo è il campo che ti consente di far arrivare il messaggio alle persone. I nuovi programmi e client di posta elettronica, come Gmail, consentono di anticipare l’indirizzo scrivendo le iniziali. Puoi mettere più contatti email (nome, chiocciola, dominio) ma non è possibile trasformare Outlook o Gmail in una newsletter.

Come scrivere un’email: CC e CCN

CC sta per copia conoscenza (o copia carbone, carbon copy in inglese) e consente di inviare un messaggio email a più persone, ma non come dirette interessate. Copia conoscenza nascosta, ovvero CCN e BCC in inglese che equivale a blind carbon copy, invia l’email a più persone ma chi la riceve non vede a chi è stata mandata.

Oggetto email

Una delle sezioni più importanti: l’oggetto email, vale a dire quella stringa di testo che si inserisce per anticipare al lettore quale sarà il contenuto del messaggio.

campi email
Principali campi dell’email.

Se vuoi aumentare il tasso di apertura (open rate) delle tue email, e quindi scrivere dei messaggi efficaci, devi sempre inserire e scrivere un oggetto ben strutturato.

Corpo email

L’email vera e propria, composta da diversi elementi. Come l’attacco, vare a dire ciò che serve per iniziare l’email, e il corpo della comunicazione (body copy). Poi ci sono le conclusioni che chiudono l’email e i saluti. Con la firma.

Allegati

Insieme all’email puoi aggiungere dei file che consentono di completare il messaggio. Ad esempio puoi allegare un curriculum, delle immagini o foto, dei file Word o PDF.

Ci sono dei limiti per quanto riguarda il peso infatti se devi mandare dei file monto pesanti puoi caricare il contenuto su servizi di storage cloud come Dropbox e Google Drive. Per poi inserire nell’email un link in questo modo è più facile.

Oppure puoi usare Wetransfer, l’erede della classica jumbo mail di libero che consente di inviare file molto pesanti. Fino a 2 Gb per la versione free.

Come scrivere email formale

Per compilare e creare un’email efficace, da mandare in via formale a un contatto, devi rispettare una serie di norme legate alla buona scrittura online. Quali sono i consigli? Sarà facile e possibile scrivere un’email perfetta.

Apri il tuo programma di posta elettronica, clicca sul pulsante per creare una nuova email o rispondi a un messaggio già inviato per mantenere il filo della conversazione. E rispetta queste regole di buona educazione online.

Scegliere tra A, CC, CCN

Scrivi i destinatari dell’email separati da una virgola. prima regola: non mandare comunicazioni a chi non è interessato, non disturbare inutilmente le persone.

Se i contatti sono tutti interessati in egual misura puoi inserirli nel campo A, se ci sono dei nomi che devono leggere ma non per forza intervenire puoi metterli in CC.

La CCN è un’attenzione per evitare di mettere in evidenza nomi, è una questione di privacy. Quando posso preferisco evitare questa soluzione poco chiara.

Scrivi un oggetto efficace

Se vuoi avere un buon successo con la tua email devi compilare questo campo, il Subject. Ovvero l’oggetto della comunicazione. Qui devi descrivere cosa vuoi, a cosa serve la tua comunicazione. Le regole per scrivere un oggetto email efficace?

Ottimizza il tuo campo oggetto pensando anche al mobile.

Deve essere breve, semplice, diretto ma completo. Nei programmi di email marketing puoi aggiungere anche il testo estratto che viene subito dopo l’oggetto.

Cura l’inizio dell’email

Come scrivere un’email formale? Devi iniziare in modo da presentarti o far capire subito chi sei, cosa vuoi. L’importante è essere diretti: non c’è tempo di leggere.

In linea di massima, mettiamo da parte le formule barocche e complesse. Ma in qualche modo dobbiamo iniziare un’email formale, giusto? Ecco qualche consiglio.

Aggettivo di circostanza

Gentile, Caro, Spett.le, Egregio, Gentilissimo. Formule che cambiano in base al rapporto che ho con l’altra persona. Si passa dal colloquiale e amichevole Carissimo al più formale Spettabile, usa la soluzione adatta al destinatario.

Titolo e nome/cognome

Dopo deve esserci il nome della persona alla quale ti rivolgi, ma prima è possibile inserire la carica o la professione. Come, ad esempio, Dott., Avv., Prof. Ricorda che al femminile l’abbreviativo prende il prefisso: Prof.ssa, Dott.ssa.

Presentazione

Sei arrivato alla fase successiva, devi dire chi sei e perché stai scrivendo. Non perdere tempo, vai subito al punto. Dichiara nome, cognome, tipo di relazione con il destinatario e motivo per cui hai scritto l’email. Chiudi il periodo e vai a capo.

Come scrivere un’email

Continua con il messaggio che deve rispettare le norme della scrittura efficace. Rispetta le regole della punteggiatura, evita periodi e frasi inutili, cerca di ridurre il testo e di puntare sulla semplicità. Le persone non vogliono leggere email lunghe. A meno che non siano ben strutturate con grassetto, paragrafi, liste puntate.

strumenti per formattare email
Formattare con Gmail è facile.

Non dimenticare la leggibilità del corpo email. Questo è un punto essenziale. Spesso si pensa di poter ignorare tutto ciò che riguarda la leggibilità del testo in un messaggio di posta elettronica. Non è così, quando scrivi la tua email devi usare le regole della formattazione e della redability per organizzare un testo efficace. 

Come scrivere un’email: conclusione

Anche il congedo, la chiusura del messaggio, dipende dalla relazione che hai con il mittente. Puoi optare per un semplice Ciao o A presto fino ad arrivare alla classica formula: in attesa di un gentile riscontro le invio cordiali saluti. Le declinazioni:

  • Cordialità.
  • Distinti saluti.
  • Cordiali saluti.
  • Cordialmente.

Scegli quella che conviene nella circostanza, ricordando sempre che la chiusura può essere il modo migliore anche per ricordare che si sono degli allegati da leggere.

Attenzione alla firma

La chiusura dell’email, in realtà, viene affidata alla firma. Che può essere un semplice nome e cognome, magari accompagnato dalla carica o dalla professione.

In realtà i programmi di posta elettronica consentono di creare una firma email HTML dove puoi inserire link e immagini. Io suggerisco di non esagerare, basta mettere:

  • Nome.
  • Cognome.
  • Professione.
  • Link al sito.

Eventualmente altri link a risorse importanti, meglio evitare l’eccesso di collegamenti ipertestuali nella firma email, o peggio ancora immagini: il rischio che non si carichino è reale. Quindi meglio evitare inutili applicazioni di icone.

Come inviare email efficace

Ci sono delle regole da rispettare anche dopo aver scritto il messaggio di posta elettronica. Per completare il lavoro e inviare un’email efficace devi rispettare questi passaggi per facilitare il compito di chi riceve il messaggio di posta.

Come iniziare una mail indirizzata a più persone

Basta aggiungere nel campo A diversi indirizzi di posta elettronica divisi da una virgola. Su Gmail basta iniziare a digitare il nome per ricevere subito il suggerimento del possibile contatto. Non inserire persone inutilmente, lavora sempre in modo da limitare il rumore di fondo e le interruzioni. Ma come si inizia un’email in questi casi? Declinando al plurale le formule già viste: gentilissimi, egregi e altre formule.

Inviare un’email in CC e CCN: come fare

Basta cliccare sulle rispettive voci e inserire i nomi delle persone da raggiungere. In copia conoscenza metti i nominativi di chi deve ricevere l’email, leggere ma magari non partecipare attivamente. Per la copia conoscenza nascosta (BCC) puoi seguire la stessa regola ma evitare che le altre persone leggano gli indirizzi dei riceventi.

Come scrivere un’email: allegare file

Clicca sull’immagine del fermaglio (la graffetta) e carica il contenuto. Ci sono regole da rispettare? In primo luogo cerca di inviare file leggeri, poi nomina sempre i documenti in modo da rendere chiaro il contenuto anche solo leggendo il nome file.

Tavola delle abbreviazioni formali nell’email

AcronimoSignificato
a.c.Anno corrente
ad es.Ad esempio
p. c.Per conoscenza
all.Allegati
Amn.Amministrazione
Arch.Architetto
Egr.iEgregi
CA / c.a.Cortese attenzione
P.S.Post scrittum (appendice)
P/CPer conto
Cav.Cavaliere
c/c bancConto corrente bancario
c.c.p.Conto corrente postale

Esempio di email formale

Ecco come scrivo un’email. Oggetto chiaro, presentazione, corpo del messaggio diviso in paragrafi chiari, bevi, semplici. Saluti e firma. In questo modo diventa più facile.

come scrivere un'email, esempio
Un buon esempio di email formale.

Ovviamente ci possono essere casi di email formali più lunghe, questo è solo un modo per mostrare il possibile tone of voice e una struttura base da replicare.

Da leggere: ottimizzare posta elettronica per il mobile

Come scrivere un’email?

Queste sono le regole che rispetto tutti i giorni per creare i messaggi di posta elettronica e inviare delle comunicazioni efficaci. Almeno dal mio punto di vista. Come scrivere un’email secondo te? Lascia idee e consigli nei commenti.

2 COMMENTI

RISPONDI AL COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here