Come usare Google Calendar

Vuoi programmare le tue attività e avere un calendario personalizzato per organizzare il lavoro da svolgere? Perfetto, ecco come annotare appuntamenti in modo efficace.

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Google Calendar è uno strumento gratuito per organizzare eventi e appuntamenti attraverso una piattaforma cloud. Ciò significa che con questa agenda elettronica puoi raggiungere in qualsiasi momento il tuoi planning, anche da smartphone.

google calendar
Come usare Google Calendar.

Ma puoi sfruttare quest’agenda virtuale per annotare e sincronizzare gli eventi che riguardano il tuo calendario editoriale. Esatto, puoi usare Google Calendar per ricordare appuntamenti, segnare appuntamenti con i clienti del tuo lavoro online.

E definire le pubblicazioni di un blog aziendale o personale. In che modo avviene tutto questo? Come utilizzare Google Calendar? Ecco tutto quello che devi sapere.

Cos’è Google Calendar: definizione

Si tratta di uno strumento gratuito che ti dà la possibilità di creare un’agenda online, condivisibile con altre persone e raggiungibile in qualsiasi situazione.

Grazie a Google Calendar puoi creare un planning di appuntamenti, impegni, eventi, attività lavorative e personali.

L’aspetto interessante: puoi usare questo tool di Google per scopi personali, quindi per creare un sistema per organizzare le attività del tempo libero, ma anche per lavoro e pianificare attività nei tempi utili. Puoi addirittura usare Google Calendar per progetti di content marketing.

Ad esempio io ho creato il calendario editoriale social, con giornate mondiali e anniversari, e l’ho condiviso con i lettori proprio grazie a questo planning digitale.

Da leggere: accedere a Google Drive, la guida

Come attivare e aggiungere Calendar

Per muovere i primi passi con la tua nuova agenda digitale devi, in primo luogo, avere un account Gmail. A questo punto, dopo aver fatto il login, devi andare sulla pagina www.google.com/calendar. Qui puoi usare l’applicazione web ufficiale, in questo modo hai attivato il programma e sei entrato nel tuo primo calendario.

App ufficiale per smartphone Android e Apple

In primo luogo ricorda che puoi usare l’applicazione mobile e portare sempre con te gli appuntamenti segnati. Questo è possibile grazie all’app di Google Calendar.

app google calendar
Ecco l’applicazione su iTunes per il tuo melafonino.

È disponibile per iPhone, iPad e telefonini Android (anche Huawei). Come hai fatto per Feedly e Dropbox, puoi scaricare le varie soluzioni direttamente da:

Come mettere Google Calendar sul desktop

Il modo più semplice: vai con il cursore dove si trova l’URL di Google Calendar, seleziona e trascina sul desktop. In questo modo crei un collegamento sulla scrivania.

E a quanto pare questo è l’unico modo per mettere Google Calendar sul desktop senza usare applicazioni diverse. In alternativa puoi integrare Google Calendar con il Calendario Windows o Apple per portare gli appuntamenti sul desktop Mac.

Posso attivare Google Calendar senza Gmail? No, questo è un discorso che non sta in piedi: se vuoi sfruttare i servizi Google devi avere un account. Puoi usare un file condiviso se non hai l’email di Mountain View, ma non puoi creare e usare in prima persona i servizi.

Come sincronizzare Google Calendar

Uno dei vantaggi è quello di poter sincronizzare l’applicazione calendario anche con programmi come Outlook, in questo modo scaricare Google Calendar su desktop diventa ancora più facile. Ti lascio una serie di indicazioni per sincronizzare con:

Google Calendar gratis: come funziona

Molto semplice: una volta effettuato l’ingresso hai un planning che puoi decidere di dividere per mesi, giorni, settimane e anni. Personalmente credo che la più comoda sia quella mensile, ma è opinione personale. Ogni giorno può essere arricchito di eventi che si creano cliccando sulla giornata che ti interessa. Vuoi approfondire?

Come aggiungere un evento

Vuoi segnare che quel giorno hai un appuntamento specifico con un cliente o magari devi pubblicare un determinato articolo sul blog aziendale? Perfetto, clicca sulla data con il tasto sinistro del mouse: si apre una scheda che ti consente di scegliere:

  • Titolo.
  • Orario.
  • Descrizione.
  • Luogo
  • Data.
  • Invitati.
  • Videoconferenza.
  • Colore.

Dal pop-up che si apre puoi modificare una serie di elementi e creare un evento Google Calendar, con titolo e orario. Puoi inserire la presenza di una conferenza e invitare altri contatti. Ovviamente inserendo l’email della persona che vuoi.

creare evento google calendar
Come creare evento Google Calendar.

Aspetto interessante: gestire le notifiche dell’evento, sia via email che tramite pop-up sul desktop. In questo modo è impossibile dimenticare l’appuntamento.

Creare un nuovo calendario

Un esempio concreto: ci sono gli impegni del lavoro e quelli della vita privata. Quindi non vuoi che ci siano interferenze tra questi elementi e hai bisogno di pianificazioni diverse. Posso creare un nuovo calendario per schedulare appuntamenti differenti?

Vai sulla sinistra della tua home page e poi nella sezione I miei calendari e poi su aggiungi dove c’è il simbolo (+). Così puoi creare un nuovo spazio per pianificare.

Scorciatoie tastiera per il calendario elettronico

AzioneScorciatoia
Crea un nuovo eventoC
Passa al giorno correnteT
Vai alla pagina impostazioniS
Visualizza per giornoD
Visualizza per settimanaW
Visualizza per meseM
Vedi dettagli eventoE
Elimina un eventoBackspace
Annulla azioneZ
Salva eventoCTRL + S
Aggiorna il calendarioR

Aggiungere compleanno e festività

Google Calendar si basa sulla possibilità di creare più calendari. Quindi, ad esempio, puoi crearne uno per il lavoro e un altro per la tua vita privata. E decidere quale vedere. In realtà, di base, hai due calendar che Google ha già creato per te:

  • Compleanno.
  • Festività.

Se vuoi attivarli basta andare in impostazioni (simbolo ingranaggio) e guardare sulla sinistra: qui trovi tutti i calendari già presenti e che hai creato. A questo punta clicca sul simbolo dell’occhio se vuoi attivare o meno la visualizzazione.

Come usare al meglio Google Calendar

Ci sono diversi aspetti da valutare quando decidi di sfruttare questo strumento per l’organizzazione del lavoro. I trucchi per ottenere il massimo dal calendario di Google sono infiniti, io raccolgo le soluzioni migliori per il tuo lavoro.

Aggiungere una persona su Google Calendar

Sempre nelle impostazioni, a sinistra nella sidebar trovi tutti i calendari che hai creato. Vai sul singolo e clicca: si aprono una serie di voci che consentono di gestirlo.

Condividi calendario Google anche da telefono.

Tra le varie voci c’è la possibilità di condividere il calendario con persone che ti interessano. Per completare l’opera basta inserire l’email e il gioco è fatto.

Cambiare colore eventi e personalizzare calendar

Per dare a ogni appuntamento una visibilità diversa puoi usare dei colori differenti. La soluzione in questo caso è molto semplice: basta andare sul singolo appuntamento e scegliere la cromia in basso. C’è una sezione dedicata proprio a questo scopo.

come cambiare colore evento
Come cambiare colore a un evento.

Puoi anche personalizzare l’aspetto di Google Calendar andando su impostazioni e poi su densità colore. Qui puoi decidere come far apparire la schermata principale.

Aggiungi allegati e videoconferenze agli eventi

Puoi creare dei super appuntamenti con clienti o colleghi. Ad esempio hai la possibilità di inserire dei documenti per ogni appuntamento segnato sul calendario.

Per sfruttare questa opzione basta andare nell’editor in basso. Qui, oltre a inserire delle note a tua scelta, puoi allegare file da Google Docs o da altre fonti.

Se vuoi rendere ancora più performante questo appuntamento, oltre all’allegato, puoi aggiungere una videoconferenza con Hangout. Così diventa tutto più semplice.

Se cerchi un calendario per azienda puoi usare la versione di Google Calendar a pagamento che ottieni con G Suite: una soluzione completa e performante per avere tutti gli strumenti necessari per organizzare il tuo team.

Google Calendar: nascondi mattina e sera

Questa è una delle esigenze comuni: voglio togliere gli orari inutili dal mio calendario di Google. In passato c’era una funzione di Labs che consentiva di fare ciò. Oggi non è possibile, questa possibilità è stata annullata.

Come condividere Google Calendar

Una delle funzioni più importanti e interessanti di questo strumento: la possibilità di rendere pubblico il tuo calendario e condividerlo con altre persone, non solo con i colleghi e i diretti interessati. Ma anche con individui esterni alla tua attività.

Ad esempio, se fai una serie di eventi e vuoi pubblicizzarli puoi segnare le date su Google Calendar e condividerle con le persone che ti seguono. Magari embeddando il calendario sul tuo sito web. In che modo tutto questo può avvenire?

Come condividere Google Calendar
Condividi il tuo calendario editoriale.

Vai sulle impostazioni e poi sul singolo calendario nella sidebar a sinistra. Vai su quello che ti interessa e poi su autorizzazioni all’accesso.

Spunta su rendi disponibile pubblicamente: puoi ottenere un link da usare per invitare le persone e un codice per embeddare il calendario nella pagina web.

Da leggere: come inserire un post in Google My Business

Inserire Google Calendar in un sito web

Oltre a condividere il calendario con l’URL è possibile incorporare il tutto su una pagina web. In che modo? Estrapolando, copiando e incollando il codice HTML dove serve. In questo modo bastano pochi click per embeddare Google Calendar sul sito.

embedded calendar sul sito
Personalizza il tuo embedded sul sito.

L’aspetto interessante: puoi personalizzare Google Calendar e ottenere un embedded vicino alle tue esigenze. Così è possibile avere un widget del calendario sul sito che rispetti le tue esigenze. Se usi WordPress esistono anche alcuni plugin dedicati.

Altri servizi da approfondire

Gestire un blog con il calendario Google

Io uso Google Calendar per i miei progetti di blogging. Ogni evento è un articolo, ho il titolo e la descrizione per introdurre tutti i dettagli. Posso creare più calendari editoriali per ogni cliente e dare un colore diverso ai vari post in base all’argomento.

Secondo te questa è una buona soluzione? Tu cosa usi per organizzare i tuoi eventi e i lavori? Il blog, ad esempio, lo gestisci con un file Excel o con altri strumenti come Trello? Lascia la tua opinione nei commenti su come usare Google Calendar al meglio.

6 COMMENTI

  1. Ciao! Questo post è arrivato con un tempismo che di più non poteva essere, perché è da un paio di giorni che sto “combattendo” con il widget di jetpack ‘eventi futuri’ (ed in realtà ho provato anche con un plug in che ho poi disinstallato) ma non mi riesce proprio di far comparire gli eventi, e non capisco dove caspita stia sbagliando. Ho provato anche a seguire le indicazioni del post ma non va lo stesso. Hai un suggerimento al volo? Grazie. Manuela

    • Ciao, ti dico la verità: non ho mai sopportato Jetpack. Per inserire gli eventi nel blog uso proprio Google Calendar: creo un calendario specifico, lo rendo pubblico e lo embeddo.

  2. Ciao Riccardo,
    su tuo consiglio io ho cominciato a sfruttare google calendar per la pianificazione e il lancio degli articoli del mio blog sul blog e su Facebook. All’inizio è andata bene, ora che ho rallentato i ritmi per respirare un po’ ma cercando di rimanere costante non lo sto usando ma riprenderò perché dà grandi benefici in termini di organizzazione e tempo risparmiato. Sto usando anche Trello per un’altra attività per ora completamente distaccata dal blog ma che potrebbe, in futuro, giocare un piccolo ruolo nel blog stesso. Devo dire che non è male, ha una buona interfaccia, semplice, con stile pulito e ben organizzato. Ha secondo me delle cose carine come la possibilità di utilizzare delle check list in una nota (anche se Google Calendar ha gli elenchi puntati e numerati e lo si potrebbe usare come check list) o di mettere degli adesivi. Il suo utilizzo però in modalità “gratis” è limitato. L’utilizzo in sinergia dell’uno e dell’altro può essere una soluzione interessante che sto cominciando a testare.
    Ciao e complimenti! I tuoi articoli sono stati davvero utili per lanciare il mio blog (al punto che ti ho menzionato nei ringraziamenti 😉 )

    • Ciao, grazie per la menzione!

      Allora, Google Calendar è perfetto. poi se lo associ ad altre applicazioni come Google Keep diventa ancora più interessante. Senza dimenticare Google Docs, sempre il massimo.

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