15 trucchi di Google Docs che i web marketer dovrebbero conoscere

Quali sono i passaggi essenziali per usare al massimo i documenti di Google? Quest'applicazione può regalare grandi risultati, ecco cosa deve sapere un professionista.

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I trucchi di Google Docs possono fare la differenza per chi decide di ottenere il massimo da tool e strumenti del lavoro online. Perché quest’applicazione di Mountain View ha delle potenzialità infinite, speciali, che non sempre conosciamo.

trucchi google docs
Come usare Google Docs al meglio.

Io scopro ogni giorno nuovi dettagli. Questo è un problema anche per te: magari stai cercando un nuovo tool per inserire immagini nel testo, formattare un sommario, gestire caselle di testo. E invece è già tutto a disposizione su Google Drive.

Ecco perché ho deciso di evitarti perdite di tempo e condividere questi trucchi di Google Docs che uso ogni giorno. Permettendomi di risparmiare tempo e risorse.

Condividere documento Google Drive

Iniziamo dalla base, dalla funzione più importante per chi lavora online e ha bisogno di strumenti essenziali per lavorare in modo da ridurre le frizioni, migliorare i tempi, eliminare la procrastinazione.

Come condividere un documento di Google? In alto a destra c’è il pulsante condividi. Clicca, dai un nome al file, scegli la soluzione per condividere il documento. Puoi inserire le email delle persone con le quali lavorare o crei un link.

Questo è perfetto per la condivisione pubblica. In entrambi i casi hai la possibilità di gestire il documento in modo da settare il livello di privacy. Così puoi scegliere di rendere il file solo consultabile, da commentare e modificare come preferisci.

Pubblica un file Google Docs online

Se vai nella sezione avanzata della schermata di condivisione si aprono nuove occasioni. Ad esempio quella che ti consente di trasformare il tuo Google Docs in una risorsa che può essere anche trovata online. La dicitura è chiara.

Pubblica un file Google Docs online
Pubblica il documento sul web.

Chiunque navighi sul web può trovare il documento e non è richiesto account Gmail per visualizzare ciò che hai pubblicato. Qui puoi eliminare la possibilità agli editor di modificare gli accessi e poi disattivare opzioni di stampa, download e copia.

Da leggere: come scrivere un articolo sul blog

Usa componenti aggiuntivi su GDocs

Se vuoi trasformare il programma di videoscrittura in qualcosa di diverso puoi usare i componenti aggiuntivi da installare gratis. Basta andare nella voce che trovi nel menu e scegliere ciò che ti serve. Puoi inserire add-on per lavorare con:

Hai un’infinità di estensioni da usare, come quella di Semrush che aggiunge un assistente SEO alla scrittura e Draw.io che consente di inserire immagini di diagrammi, schemi e mappe concettuali. Attenzione, non esagerare con il numero di plugin: spesso sono inutili e appesantiscono l’esecuzione del software.

Inserire immagini prese da Google

Non tutti sanno che le immagini su Google Docs possono essere inserite in molti modi. Con un semplice drag & drop, ovvero trascinandole dal desktop, oppure importando da Drive o dall’archivio foto. C’è anche la funzione URL, molto comoda.

Ma il trucco è cercare la foto da inserire nel documento con Google Image. Infatti basta andare sull’icona inserisci immagine per attivare il menu a tendina.

Come inserire immagini su Google Document.

Qui clicchi sull’opzione ricerca online e al fianco del documento si attiva una finestra dove puoi fare la tua ricerca foto. Ovviamente Google suggerisce anche la licenza e la fonte, così puoi usare immagini senza copyright per il tuo lavoro online.

Trucchi Docs: elimina formattazione

Un dettaglio importante per chi lavora con testi copiati e incollati da fonti diverse. In questi casi puoi ritrovarti con la formattazione diversa da quella che stai usando.

Non è un problema, basta selezionare il testo e cliccare sull’ultimo pulsante che trovi nel menu. Oppure andare nella sezione formato e cancella formattazione.

Mostra tutti i caratteri non stampabili

La rilettura è fondamentale e con Google Docs puoi attivare una serie di modifiche molto interessanti. Ad esempio puoi visualizzare i caratteri non stampabili:

  • Spazi.
  • A capo.
  • Interruzioni di pagina.
  • Interruzione di riga.
  • Paragrafo con simbolo Pilcrow (¶).
  • Tabulazioni.

Per ottenere questi elementi nel testo e migliorare l’ottimizzazione del contenuto installa questo add-on che consente di mostrare segni di paragrafo su Google Docs.

Come aggiungere font a Google Docs

Nella sezione in alto puoi scegliere il font per il documento. Non trovi quello che preferisci? Nessun problema, basta cliccare sul comando Altri Font per andare nell’archivio Google e scegliere il carattere che preferisci. Ordinando per:

  • Tipologia.
  • Popolarità.
  • Tipo di scrittura.

Aggiungi il Google font che preferisci ma ricorda di rispettare le regole della leggibilità. I testi diventano più semplici quando scegli il carattere giusto.

Conta parole e caratteri nel documento

Per avere il numero delle battute fatte sul singolo file basta andare in strumenti e poi conteggio parole. Qui hai numero delle pagine, delle parole e dei caratteri.

Questo con e senza spazi. Però puoi essere anche più preciso: come contare parole e battute di una singola parte? Se selezioni una stringa o una sezione del documento e vai su questo tool puoi avere le suddette statistiche solo della parte che ti interessa

Usare Google Docs offline, come fare

Una dei trucchi di Google Docs più utili e usati per aumentare la produttività. La domanda secca: come usare i documenti che crei con questa suite offline?

Utilizzo di file Google in modalità offline.

La soluzione riguarda diversi strumenti della suite come Documenti, Fogli e Presentazioni. Vale a dire i tool che vengono usati con frequenza dai professionisti del web marketing. Ma come si prepara l’utilizzo di file Google in modalità offline?

In primo luogo puoi semplicemente impostare questa caratteristica sul singolo documento andando in file e poi rendi disponibile online. Se invece vuoi accedere a tutti i documenti di Google Drive anche senza connessione devi usare il browser Chrome e l’applicazione specifica che ti consente di aprire i documenti anche offline.

Mostra versioni e cronologia revisioni

Una soluzione utile per chi lavora a stretto giro con la scrittura online. Se stai confezionando un testo e lo condividi con altre persone potresti aver bisogno di una traccia per mostrare versioni precedenti e capire chi ha modificato cosa. Tra i trucchi di Google Docs c’è anche questo. Basta seguire la procedura indicata:

  • File.
  • Cronologia delle versioni.
  • Vedi la cronologia delle versioni.

In questo modo a destra si apre un menu con tutti i salvataggi e le modifiche effettuate da ogni singola persona con la quale hai condiviso il documento. Ovviamente se ci hai lavorato solo tu le modifiche portano la tua firma.

Puoi anche dare un nome a una versione del documento che vuoi tenere come riferimento. Poi usa lo strumento confronta documenti per una valutazione incrociata.

mostra modifiche cella
Cronologia versioni su Google Sheet.

Inoltre sui fogli di calcolo che fanno riferimento a Google Drive puoi mostrare cronologia delle modifiche anche solo di una singola cella. Basta andare sulla casella interessata (immagine in alto) e cliccare il tasto destro del mouse.

Impara e crea le scorciatoie tastiera

Usare al meglio Google Docs vuol dire, ovviamente, imparare le keyboard shortcut, vale a dire le scorciatoie della tastiera che ti consentono di lavorare bene e velocizzare la scrittura. Anche quando vuoi aggiungere caratteri speciali o svolgere operazioni monotone. Quali sono le combinazioni dei tasti su Google Document?

CopiaCTRL+C
TagliaCTRL+X
IncollaCTRL+V
Incolla senza formattazioneCTRL+MAIUSC+V
AnnullaCTRL+Z
RipetiCTRL+MAIUSC+Z
Inserisci o modifica linkCTRL+K
Apri linkALT+INVIO
Mostra scorciatoieCTRL+/
SalvaCTRL+S
StampaCTRL+P
ApriCTRL+O
TrovaCTRL+F
Trova e sostituisciCTRL+H
Trova di nuovoCTRL+G
Trova precedenteCTRL+MAIUSC+G
Nascondi i menuCTRL+MAIUSC+F
Interruzione di paginaCTRL+INVIO
Cerca nei menuALT+/
Ripeti l’ultima azioneCTRL+Y

Queste sono le principali scorciatoie per Computer e sistema operativo Windows. Con il Mac sostituisci con control e opzione con alt. Questa è solo una parte delle tante keyword shortcut di Google Docs, le altre si trovano nella guida ufficiale.

Trucchi Google Docs: le tue scorciatoie

Non tutti sanno che su questo programma per scrittori e professionisti del web puoi anche creare le tue scorciatoie. Basta andare in strumenti e preferenze per indicare all’editor quale tasto vuoi usare per attivare determinate operazioni.

Attiva dettatura vocale Google Docs

Tra i migliori trucchi di Google Docs c’è sicuramente questo: la funzione che ti consente di scrivere velocemente attraverso la digitazione attraverso la voce. Vale a dire una funzione che ti consente di portare su carta digitale le tue parole.

dettatura vocale su google docs
Ecco la digitazione vocale.

Per attivare la dettatura vocale sui documenti Google puoi andare su strumenti e poi digitazione vocale. A questo punto si attiva un comando per far partire il microfono. Puoi decidere in quale lingua parlare e funziona anche la digitazione punteggiatura.

Aggiungere sommario (indice) Gdocs

Una modifica che può sembrare immediata e semplice, ma spesso viene ignorata. Fin quando non ti rendi conto di aver scritto un testo complesso e non hai un menu di navigazione. Per questo puoi creare un sommario con o senza numeri della pagina. Importante ricordare che per inserire il sommario basta seguire questa procedura:

  • Clicca inserisci sul menu in alto.
  • Vai e clicca sulla sezione Sommario.
  • Scegli il modello che preferisci.

Ricorda che per far apparire l’indice devi creare i presupposti. Vale a dire i paragrafi e i sotto-paragrafi. La struttura del testo permette al sommario di strutturarsi.

Cerca e cita siti web nel documento

Una delle funzioni di Google Docs: cercare fonti sul web con lo strumento esplora. In basso a destra c’è un pulsante con un + che si attiva con il mouse. Contiene un campo di ricerca per trovare immagini, documenti Drive e appunto risultati web.

Trovare citazioni su Google Docs.

Fai una ricerca e trovi ciò che ti serve. Vicino a ogni snippet c’è il simbolo delle virgolette. Clicca e trasforma quel risultato in una citazione interna all’articolo.

In particolar modo appare come nota a pie’ pagina e puoi scegliere anche tre formati diversi di citazione (MLA, APA, Chicago). Così puoi gestire le fonti come preferisci.

Crea il tuo dizionario personale online

Se vai in strumenti e controllo ortografico appare una voce interessante. Vale a dire quella del dizionario personale. Questa soluzione consente di aggiungere parole che il tool di base non conosce. Così eviti inutili segnalazioni di errore.

Da leggere: come indicizzare documenti Google

Conosci altri trucchi di Google Docs?

Impossibile conoscerli tutti, per questo ora mi farebbe piacere conoscere la tua opinione e l’esperienza che hai con Gdocs. Quali sono i trucchi e le funzioni

Conosci i piccoli segreti che fanno la differenza e le potenzialità di questa suite da ufficio (online, cloud e gratuita)? Lascia la tua esperienza nei commenti.

3 COMMENTI

  1. Ciao Riccardo e grazie mille per questa interessante guida! Ho scoperto trucchi che non conoscevo, come la dettatura, che mi saranno di sicuro utili per il lavoro. Uso spesso Google Drive, sia per condividere file con i colleghi che per archiviare documenti miei ai quali poter poi accedere da diversi dispositivi e in diversi momenti. Ho però una domanda da farti: puoi spiegarmi come inserire una casella di testo in Google Docs? Grazie mille e alla prossima!

    • Ciao, grazie per il tuo commento. Allora, la casella di testo in un documento di scrittura (quindi Google Document) non si aggiunge. O meglio, basta spostare il cursore. Si possono inserire tabelle o immagini. Le caselle di testo le mettiamo nelle presentazioni e per farlo basta andare in Inserisci » Casella di testo.

  2. Ciao Riccardo. Google docs é una risorsa fondamentale. Anzi per me tutto dovrebbe essere in cloud, anche i codici dei siti che necessitano interventi di varie mani…la suite di Google la sfrutti parecchio, insomma.
    Un aneddoto divertente che mi aveva frenato all’inizio: solo dopo un po’ ho scoperto come si fa il maiuscoletto su google docs, si era nascosto ai miei occhi inizialmente (ormai anni fa).

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