Come si scrive una lettera

Come si scrive un documento formale? C'è bisogno della data? Ecco la guida aggiornata al 2020 per scrivere una lettera o per spedire una raccomandata con mittente e destinatario.

Ancora oggi, nonostante la diffusione di email e messaggi digitali, molte persone mi chiedono come scrivere una lettera perfetta, in italiano. Ecco il formato ufficiale:

come scrivere una lettera
Esempio di documento formale.

Il mittente in alto a sinistra. Luogo e data a destra insieme al destinatario. L’oggetto della lettera a sinistra e al centro metti il corpo, il contenuto, diviso in:

  • Introduzione.
  • Sviluppo.
  • Conclusione.

Chiudi con firma a destra, allegati a sinistra. Questo è lo schema per scrivere una lettera formale. Ci possono essere delle differenze in base allo stile, più o meno così mandi la tua missiva. Ma basta questo per chiudere la busta e spedire una lettera?

Come iniziare a scrivere una lettera

Prima di formulare un testo da spedire a un destinatario bisogna valutare una serie di elementi. Ad esempio il destinatario.

C’è chi deve scrivere una lettera per l’esame di terza media, chi vuole contattare, un amico, il sindaco o scrivere al Papa.

Altri devono scrivere una lettera di dimissioni o di presentazione. O alla figlia che fa 18 anni. Ecco perché possiamo parlare di lettera formale e informale. E di lettera scritta a mano.

Senza dimenticare la leggibilità. Devi scrivere per farti leggere, senza confondere la lettera formale con un esercizio di burocratese. Questo è importante se scrivi una lettera informale, a un amico. Per una scrittura fluida inizia dalle domande:

  • A chi devo scrivere?
  • Qual è lo scopo?
  • Cosa mi devono rispondere?
  • Devo solo informare?

Lo stile della lettera non deve creare distanza tra chi scrive e chi legge. Devi raggiungere lo scopo: farti capire attraverso la scrittura e raggiungere il risultato.

Da leggere: come scrivere un articolo di giornale

Differenza tra formale e informale

La lettera formale si usa nel caso in cui non ci sia confidenza tra chi scrive e chi legge, in particolar modo quando vuoi comunicare con una pubblica amministrazione, un dirigente scolastico o un professionista. Qualche esempio di destinatario:

  • Sindaco.
  • Ditta.
  • Vescovo.
  • Parroco.
  • Ufficio.
  • Professore

Questo documento si usa per scrivere a sindaco, università, ente pubblico o azienda. Magari a un professore. Queste regole si usano per comunicazioni commerciali e ufficiali. Ad esempio, se vuoi contattare Di Maio e Salvini.

Però quando scrivo a un indirizzo con il quale già ho dei rapporti uso una lettera semi-formale. Alle persone che conosci e che hanno rapporti con te puoi scrivere una lettera informale. Cioè una corrispondenza senza schemi e impostazioni.

Impostazione e struttura lettera

Quando si scrive una lettera al computer, su Word, devi avere un modello da seguire. Questo è il primo dubbio quanto ti chiedi come scrivere una lettera formale, commerciale o raccomandata: quali sono i punti? Ecco la struttura:

  • Mittente: persona, azienda, ente che scrive la lettera.
  • Luogo in cui si scrive e data della stesura lettera.
  • Destinatario: persona, azienda, ente che riceve la lettera.
  • Riferimenti : data e numero protocollo di precedenti.
  • Oggetto della comunicazione: sintesi del motivo.
  • Apertura del messaggio: il contatto con il destinatario.
  • Svolgimento e informative: il corpo della lettera.
  • Chiusura e conclusioni: si tirano le somme e si saluta.
  • Dicitura-firma dell’autore: sigla di chi ha scritto.
  • Post scriptum (PS): un riferimento da ricordare.
  • Nota bene (NB): elemento a cui fare attenzione.

Alcuni elementi della lettera sono specifici della comunicazione formale e amministrativa, come i riferimenti alle comunicazioni precedenti. Inoltre ci sono elementi facoltativi e altro obbligatori. Analizziamo con attenzione.

Come iniziare una lettera efficace

Devi puntare subito sull’oggetto della comunicazione e centrarlo. Non girare intorno all’argomento. Comporre una lettera vuol dire comunicare in modo semplice.

Ma anche efficace: ecco quello che devi sapere. C’è una struttura di base da rispettare. Non è difficile impostare una lettera per una comunicazione commerciale.

Mittente

Il mittente si scrive sulla busta che usi per spedire la lettera, ma su un testo formale si mettono anche sul foglio che contiene il messaggio. Dove inserire il mittente?

In alto a sinistra: se è una carta intestata hai tutte le informazioni, altrimenti devi inserire nome e cognome. O nome dell’azienda con logo e indirizzo. Questa è la base per impostare una lettera professionale e capace di presentarsi anche al sindaco.

Destinatario

Il destinatario della missiva si trova in basso, allineato a destra, sotto a luogo e data. Qui devi aggiungere il nome o la ragione sociale di chi riceve la tua comunicazione.

Come si scrive alla cortese attenzione?

Puoi mettere anche più di un destinatario su una lettera e puoi aggiungere il titolo, o magari una formula più pomposa come alla cortese attenzione di. Spesso si usa l’abbreviazione C.A. o C.Att.ne e C.C. che corrisponde a cortese conoscenza.

Lettera formale: a chi di competenza

Spesso si sfrutta anche questa formula (o a chi di interesse) quando si scrive un documento ufficiale. Si usa quando non si è sicuri di eventuali destinatari, di conseguenza puoi suggerire che la missiva andrà a chi si occupa della pratica.

Come e quando inserire per conoscenza

Una delle formule più usate quando scrivi una lettera a più destinatari. La dicitura “per conoscenza” indica la necessità di spedire una missiva che sia rivolta a più persone, di cui una o più non direttamente coinvolte ma interessate alla comunicazione. Ecco come scrivere una lettera a più destinatari o persone:

Egr. sig.
Via
e p.c. egr. sig.
Via

Questa è la formula per aggiungere un indirizzo solo “per conoscenza”. Se vuoi scrivere una lettera formale a più destinatari, di cui alcuni interessati solo relativamente alla comunicazione, questa è la soluzione da utilizzare.

Abbreviazioni titoli professionali nella corrispondenza

In una lettera formale, se il destinatario ha un titolo è giusto inserirlo. Altrimenti puoi usare un semplice gentilissimo per avere subito l’attenzione. Ecco le varie formule.

AcronimoCorrispondenza
Amn.Amministrazione
Arch.Architetto
Avv.Avvocato
Chia.moChiarissimo
Co.Compagnia
Dott.Dottore (in medicina)
Dott.ssaDottoressa
Dr.Dottore
Egr.Egregio
Egr.iEgregi
Egr.iaEgregia
F.lliFratelli
Gent.moGentilissimo
Gent.miGentilissimi
Gent.maGentilissima
Gent.meGentilissime
Geom.Geometra
Ill.moIllustrissimo
Ing.Ingegnere
Mo.Maestro di musica
Mons.Monsignore
On.Onorevole
Preg.moPregiatissimo
Prof.Professore
Prof.ssaProfessoressa
Rag.Ragioniere
Rev.Sacerdote
S.A.Società Anonima
Sigg.Signori
Sig.naSignorina
Sig.raSignora
Sig.Signore
Sig.ra/sig.naSignora/signorina
Soc.società
Spett.Spettabile
Stim.moStimatissimo

Luogo e data di scrittura della lettera

Tra mittente allineato a sinistra (primo elemento visibile) e destinatario a destra devi inserire luogo e data della scrittura. Come definire questi elementi?

Per creare una lettera metti prima il luogo, poi una virgola e infine la data che può essere scritta in modi differenti. Può andare bene la soluzione gg/mm/aaaa.

Si può usare anche nome località e data per esteso (Napoli, 25 marzo 2020) e far precedere il tutto da li, antica forma caduta in disuso. Infatti su tratta di una forma arcaica dell’articolo maschile plurale i o gli. Non deve mai essere accentata.

Oggetto della lettera formale o comemrciale

In una lettera formale, e soprattutto in quelle commerciali, può essere utile inserire l’oggetto. Proprio come avviene nell’email, la struttura di una lettera formale chiama in causa la semplicità e l’efficienza. Aggiungere un oggetto può aiutare.

Mettere una sintesi immediata del tema affrontato nel corpo della lettera supporta il lettore, contestualizza. Meglio annunciare il contenuto, far capire subito cosa vuoi.

Riferimenti per leggere la comunicazione

Prima dell’oggetto nella lettera si possono inserire anche i riferimenti. Ovvero i dati che permettono di ritrovare una precedente comunicazione postale. Le sigle:

  • Ns/rif.
  • Vs/rif.

In questo modo leggere una lettera formale, magari commerciale, diventa semplice e immediato. Metti sempre al centro il lettore, il destinatario.

Iniziare la lettera: formula di apertura

Come si inizia una lettera? In un testo informale puoi esordire con un Ciao Marco o Cara Alessia (ovviamente i nomi li puoi cambiare). Ma in una lettera informale?

È lo stesso? No, ci sono formule standard che consente al mittente di rompere il ghiaccio, di presentarsi all’attenzione del destinatario in modo educato e ragionevole. L’attacco giusto di una lettera? Ecco alcune soluzioni per iniziare:

  • In risposta alla lettera precedente.
  • In riferimento al colloquio telefonico.
  • Come da accordi.
  • Come anticipato via telefono.
  • In risposta alla Sua/Vostra.
  • In allegato invio.
  • Con la presente si comunica che.
  • Con la presente siamo a comunicare.
  • In riferimento alla sua/vostra richiesta.

Tutto questo senza dimenticare l’attacco tipico di una lettera formale, ovvero l’uso delle formule egregio o gentile (abbreviate con egr, gent.le, gent.mo o gent.ma).

  • Spero di trovarla bene.
  • Gentile (nome del destinatario).
  • Egr. Sig.
  • Gent.ma Sig.ra o sig.na.
  • Caro Dottor Rossi.
  • Spettabile ditta Verdi.

Queste combinazioni precedono il nome del destinatario. La buona impaginazione prevede la prima parola in lettera maiuscola e la virgola dopo il nome di chi legge. Così puoi iniziare la tua lettera in modo efficace.

Come scrivere una lettera perfetta

Qui si trova il contenuto del messaggio. Come si scrive una lettera efficace? Devi puntare alla semplicità e alla buona comunicazione. Anche qui ci sono differenze tra testo formale e informale. Nel primo caso, ad esempio, si usa il:

  • Voi per ente o azienda.
  • Lei per le persone fisiche.
  • Tu per amici, amanti e conoscenti.

Il voi è destinato anche alle lettere rivolte a più persone. Pronomi e particelle pronominali, anche alla fine delle parole, si scrivono in maiuscolo (ringraziandoVi).

le linee guida per la missiva
Come scrivere una lettera e raccomandata.

Evita burocratese e sigle, devi farti capire e non aumentare le distanze tra chi scrive e chi legge. Soprattutto se devi scrivere una lettera informale.

Cosa evitare nel corpo della lettera?

Vuoi impostare una lettera che funzioni? Non usare gergo specialistico -a meno che non sia richiesto e compreso – e periodi troppo lunghi, usa parole semplici e frasi brevi, rileggi il testo per correggere errori ortografici e di battitura.

Migliorare testo e leggibilità

Ricorda di allineare il testo a bandiera e di inserire un unico spazio di interlinea per migliorare gli spazi. Dividi il testo in paragrafi brevi e frasi senza troppi incisi, parentesi, aggettiviavverbi e ridondanze. Aiuta il lettore a leggere bene.

Scegli un carattere facile da leggere

Usa un font leggibile se scrivi con il computer. Un Time New Roman per comunicazioni istituzionali può andare bene. Altrimenti scegli Arial o Verdana. Hai deciso di scrivere una lettera a mano? Assicurati di curare la calligrafia.

Abbreviazioni della corrispondenza

Nella stesura della tua lettera puoi aver bisogno di acronimi e abbreviazioni, sigle che si usano nella corrispondenza formale. Ecco qualche esempio comune.

pp.Pagine
e.p.cE per conoscenza
p.c.Per condoglianze
ogg.Oggetto
p.c.Per conoscenza
p.c.c.Per copia conforme
p.es.Per esempio
corr.Corrente (mese)
p.f.Per favore
u.s.Ultimo scorso
p.r.Per ringraziamento
id.Idem
P.S.Poscritto
rif.Riferimento
p.v.Prossimo venturo

Cosa suggerisco in questi casi? Scrivere senza dare troppa rilevanza a sigle e abbreviazioni. A volte la chiarezza viene messa in difficoltà dall’abuso del linguaggio estremamente tecnico e formale.

Come terminare la tua lettera

Che sia un documento formale per segnalare un problema all’amministratore di condominio o un testo scritto a mano da inviare a un amico, c’è sempre bisogno della chiusura. Come concludere per congedarti?

Chiudere una lettera informale

La chiusura di una lettera formale è una prassi e una delle regole comuni è quella di abbreviare cordiali saluti con C.S. Per una comunicazione amichevole, informale, puoi chiudere in modi diversi. Se c’è più confidenza puoi usare diverse formule:

  • Mi raccomando.
  • Baci.
  • Aspetto notizie.
  • A presto.
  • Bacioni.

Se i rapporti non sono così intimi puoi chiudere una lettera informale con Sinceramente, Con affetto. Oppure con Auguri se ti riferisci a un’occasione.

Chiudere una lettera formale

Hai scritto la tua comunicazione commerciale, hai impostato un’apertura e uno sviluppo. Ora devi chiudere il testo quindi devi scegliere una formula capace di salutare i destinatari nel modo giusto. Ma come si chiude una lettera?

  • Distinti saluti o cordialità.
  • In attesa di un vostro riscontro porgiamo cordiali saluti.
  • Rimanendo in attesa di un suo cortese riscontro porgo distinti saluti.
  • L’occasione mi è gradita per porgere c.s.
  • Distinti saluti.
  • Cordialità
  • La ringrazio per l’attenzione, cordiali saluti.
  • In attesa di una sua risposta Le porgo i miei più cordiali saluti.
  • Ringraziando anticipatamente per la disponibilità porgo distinti saluti.

In realtà la di una lettera formale è accompagnata anche da una serie di elementi che devi prendere in considerazione: firma dell’autore, nota e post scriptum.

Firma normale e per procura

La firma dell’autore in una lettera formale si trova in basso a destra, dopo le conclusioni. Si caratterizza da nome e cognome, ma anche dai riferimenti:

  • Numero di telefono.
  • Indirizzo fisico.
  • Email.
  • Ragione sociale.
  • Ufficio di partenza.

Dopo questo puoi inserire la firma autografata che dà valore ufficiale alla lettera. Questo elemento rimane anche nei documenti informali, meno legati alla forma.

Se la firma viene messa al posto di altre persone si può indicare il nome di questi soggetti con una sigla: per procura. Ovvero p.p. in alternativa si usa solo p. (per).

Post scriptum (Poscritto o PS)

Prima il post scriptum (dal latino scritto dopo) era essenziale perché permetteva di aggiungere testo. Con la scrittura a mano era importante avere questa soluzione, ma con la videoscrittura il poscritto passa in secondo piano.

In ogni caso il post scriptum (abbreviato PS) può essere preso in considerazione per aggiungere una sezione non strettamente collegata con il tema.

Nota bene (NB)

Altro elemento finale che può aiutare a fare chiarezza, a indicare aspetti particolari che devono essere messi in risalto per dare maggiori informazioni a chi legge. Il nota bene (abbreviato in NB) si mette sempre dopo la firma dell’autore.

Allegati alla lettera e iniziali dell’autore

In basso a sinistra si inseriscono allegati e iniziali dell’autore e del dattilografo. Gli allegati sono dei documenti già citati all’interno del testo che danno la possibilità al lettore di approfondire un passaggio. Le iniziali si trovano sotto a quest’ultimo.

Questi elementi seguono una regola: iniziali in maiuscolo dell’autore, trattino, iniziali in minuscolo del dattilografo. In questo modo segui la regola ufficiale.

Esempio di lettera formale da seguire

Questi sono gli elementi di struttura. Ma come si organizza? Ecco un esempio che prende in considerazione tutti i punti, e che mostra l’impostazione base di una lettera da usare per comunicazioni ufficiali (a un preside, un ambasciatore o a un prefetto).

Esempio di lettera formale da seguire
Esempio di lettera già compilata.

Come puoi vedere da questo esempio formale c’è una struttura di base da rispettare. Non è difficile impostare una lettera per una comunicazione commerciale, devi solo inserire i punti elencati rispettando un’alternanza stabilita dal fac-simile.

Modelli di lettera formale (fac-simile)

Devi scrivere una missiva e al vescovo, al sindaco o al dirigente scolastico? Cerchi lettere formali già fatte? Non temere, ci sono diverse risorse online.

Word

Windows ha una serie di fac-simile e template per scrivere con Word. Il famoso programma di videoscrittura, infatti, offre un archivio di lettere commerciali e formali per risolvere tutti i problemi. Ecco l’indirizzo: templates.office.com/it-it/Lettere.

Google Docs

Anche l’applicazione di Mountain View offre diversi modelli di lettere sia formali che informali. Puoi attivare questo strumento su Google Drive, ecco come appare.

Modelli ed esempi già compilati di lettera.
Modelli ed esempi già compilati.

Poi raggiungi l’archivio fac-simile da questo indirizzo docs.google.com/document. Ricorda, inoltre, che con Google Docs puoi facilmente salvare il documento in PDF. E trovi esempi di lettere già compilate da concludere.

Canva

Vuoi qualcosa di più creativo? Cerchi modelli per scrivere una lettera capaci di andare oltre gli schemi di base? Prova Canva, un tool perfetto per impostare documenti da stampare e inviare senza cadere nella ripetitività e del già visto.

Regole per intestazione della busta

Passaggio ulteriore: bisogna preparare la busta, l’involucro che permette al contenuto di essere spedito e viaggiare. Ora devi compilare la busta della lettera, ma quali sono i dati da inserire? Ecco un esempio per scrivere una busta postale.

esempio per compilare una busta
Dove scrivere mittente e destinatario su una busta.

Questa è la parte anteriore della busta. La facciata posteriore presenta la linguetta per la chiusura, ed è proprio su questo triangolo che sigilla la corrispondenza che devi inserire i dati del mittente. Sono veramente utili?

Il destinatario è necessario, ma il mittente è obbligatorio? No ma serve. In questo modo la missiva potrà essere rispedita indietro in caso di problemi. Questo vale anche se devi compilare una raccomandata o un plico giallo imbottito.

Da leggere: come scrivere un’email

Strumenti per scrivere una lettera

Queste sono le indicazioni utili per scrivere una documento capace di raggiungere gli obiettivi. Ma quali sono, invece, gli strumenti necessari per scrivere bene una lettera? Oltre al classico Word, Pages o Google Docs devi usare sempre:

Come formulare un documento valido? Qui ci sono le regole e i consigli per completare una lettera. Hai qualche domanda in più? Lascia nei commenti.

25 COMMENTI

  1. Dopo qualche consultazione e discussione, siamo arrivati alla conclusione che luogo e data possono essere messi sia a destra (sotto il destinatario) che a sinistra.
    Nelle lettere informali, la data può andare anche in basso, dopo il corpo della lettera.

    • Ciao Andrea,
      Come spesso accade ci sono soluzioni diverse per arrivare allo stesso risultato. Anche io ho consultato più fonti e ho seguito questa linea. In ogni caso hai fatto bene a confermare la presenza di soluzioni alternative, non avevo menzionato questo passaggio.

    • La data deve essere scritta in alto a destra, prima dell’indirizzo del destinatario; in alternativa va in basso a sinistra, alla fine del testo e dopo la firma ma leggermente più in basso. Sono regole standard di dattiloscrittura quanto ancora si utilizzavano macchine “manuali”.

  2. Ciao Riccardo,
    Posso opinare questo tuo articolo?!
    Secondo me anche se saper scrivere una lettera e tra le attività di scrittura più importanti poco c’entra con gli argomenti del blog e di chi fa blogging.

    • Ciao, secondo te perché le attività non sono collegate? Perché non è utile parlare di come scrivere una lettera in un blog dedicato alla scrittura online?

      • Ciao,
        le attività non sono collegate perché le regole di scrittura dei blog secondo me sono.diverse e non seguono del tutto le regole di scrittura piu formali.
        In realtà forse e’ solo un mio pregiudizio sempre di scrittura si tratta..

        • In realtà cerco di affrontare tutto ciò che si leghi alla buona scrittura. Magari potrei affrontare anche temi più complessi. Ad esempio come scrivere un romanzo.

          • Allora tratti tutto quello.che e legato alla scrittura.
            Buona idea trattare come si scrive un romanzo. Il fatto e che chi si occupa di scrittura saper scrivere una lettera formale dovrebbe essere scontato.

    • Secondo me si tratta di un’aiuto valido che questo blog offre a coloro che anchora non conoscono una struttura da seguire per l’impostazione di una lettera formale. Buon lavoro!

  3. Ciao.Riccardo ,
    In generale commentando il tuo post sono d’accordo con te che una lettera formale commerciale preveda – o è buona norma che abbia – l’oggetto.
    Secondo me la dicitura Egregio non si usa più, in genere io preferisco Gent.le.
    D’accordo sui saluti.
    Secondo me il ps ovvero post scriptum in una lettera formale non è consigliabile.
    Mentre alla cortese attenzione di che tu ritieni pomposo invece secondo me e consigliabile e lo trovo una forma di cortesia per le lettere invio curriculum per esempio.
    Non trovo alternative a questa formula.
    A mio avviso lettere formali hanno poco a che fare con il blogging dove le regole della scrittura sono altre.

  4. Ciao, per me invece è molto sensato il tema del tuo articolo. Un buon ripasso non fa mai male:-). E’ vero che il tipo di scrittura per il blog ha le proprie caratteristiche, ma è vero anche che come esseri umani e come professionisti, abbiamo il dovere di padroneggiare più strumenti possibile in fatto di scrittura. Io provengo dall’area commerciale, e per la mia esperienza, la capacità più grande risiede proprio nella flessibilità di padroneggiare diversi stili di scrittura e saperli usare alternativamente secondo il contesto del momento

    • Ciao Giacomo, ti ringrazio. Spero che il mio articolo sulla scrittura formale possa aiutarti. Se vuoi lasciare la tua esperienza, poi, non esitare.

  5. Ciao Riccardo. Dovrei scrivere una lettera formale di scuse ad un amministratore delegato di una famosa azienda , con la quale ebbi dei diverbi tre anni fa per motivi che io ritenni gravi ed infatti feci scrivere da un legale non per essere risarcito o altro ma solo per una soddisfazione personale. Non tenni presente le conseguenze e a tutt’oggi sono senza lavoro. Essendo l’azienda privata sono stata consigliata da un mio superiore a scrivere una lettera di scuse formale al dirigente massimo , purtroppo mi trovo in difficoltà in quanto non riesco a trovare un modo sintetico per affrontare i vari argomenti che dovrebbero risultare anche molto descrittivi. Non mi DILUNGO oltre , purtroppo il mio limite è di essere molto prolissa come bene avrai capito. Mi daresti una mano??? Grazie. Bice Formichetti.

    • Ciao Bice, scrivere una lettere formale così delicata non può essere argomenti di un commento. Avresti bisogno di una consulenza specifica, magari quella di un consulente del lavoro.

  6. Cosa significa, tra i destinatari “p.n.” e “p.c.”? Il “p.c.” dovrebbe essere “per conoscenza”… Ma il p.n.?

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