Come creare un calendario editoriale con Trello

Qual è il modo migliore per creare un documento utile alla pubblicazione dei contenuti del blog, di Facebook, della newsletter o di Instagram? Prova a usare Trello per gestire tutto.

Chi lavora con i social lo sa: organizzazione, pianificazione e comunicazione sono elementi chiave per svolgere un buon lavoro e non perdersi tra le pubblicazioni. Per questo è importante capire come creare un calendario editoriale con Trello.

Come creare un calendario editoriale con Trello
Trello, il tuo strumento editoriale.

Potrebbe sembrare più facile a dirsi che a farsi. Ed effettivamente lo è. O, almeno, lo è per chi non ha ancora scoperto Trello: lo strumento che ti aiuta a generare un piano editoriale chiaro, semplice, e a mantenere una comunicazione trasparente. 

Vedremo come utilizzare Trello per creare un calendario editoriale sia per i social sia per il blog. Potrebbe esserti utile se lavori come social media manager o come blogger per i tuoi clienti; ma anche per gestire i tuoi canali di comunicazione. 

Cos’è Trello: definizione dell’app

Semplicissimo da utilizzare, potente e a tratti divertente (spostare le liste e le schede da una parte all’altra dà una soddisfazione non indifferente), Trello potrebbe conquistare a mani basse il podio come miglior strumento per il project management.

Perfetto sia per organizzare le attività in team sia per gestire i progetti personali: impossibile non innamorarsene subito.

Immagina Trello come fosse una grande lavagna bianca dove puoi inserire i tuoi compiti (le tue task!) e organizzarli come vuoi. Gli elementi principali per la tua organizzazione del piano editoriale sono 3: 

  • La board – Lavagna che rappresenta il progetto generale.
  • Le card – Parti elementari del progetto: compiti, idee, post. 
  • Le liste: le macro aree del progetto da nominare con
    • Da fare, in corso, fatto: un ottimo workflow visivo.
    • I nomi delle persone che collaborano con te.
    • I mesi dell’anno per gestire i calendari editoriali.

Qui ci focalizzeremo su come utilizzare Trello per il calendario editoriale, quindi aggiungiamo un piccolo pezzo del puzzle e chiariamo il secondo elemento. 

Per approfondire: come fare suddivisione del piano editoriale

Cos’è un calendario editoriale? 

Il calendario editoriale è uno strumento che ci aiuta a conoscere cosa, dove e quando pubblicare sui social o sul blog. Ci aiuta quindi a pianificare i contenuti. 

Attenzione. Il calendario editoriale non si crea da solo. È necessario studiare una buona strategia e poi creare i contenuti. C’è uno step intermedio, infatti, tra la strategia e il calendario editoriale ed è rappresentato dal piano editoriale. 

Il piano editoriale è come un raccoglitore di idee: è il luogo dove condividiamo i post e vengono approvati o modificati prima di essere calendarizzati

Avere un piano e un calendario editoriale è fondamentale per un altro motivo. Se lavori in team o collabori con altri professionisti permettono di allineare tutte le persone coinvolte, che saranno sempre aggiornate su cosa sta accadendo. 

Come utilizzare Trello, basi di partenza

Trello è un tool che ti permette di comunicare rapidamente con i tuoi collaboratori e di tenere a vista lo stato delle pubblicazioni. Questo lo rende uno strumento efficace per pianificare e collaborare al calendario editoriale tuo o dei tuoi clienti. 

Impostare un flusso di lavoro efficace è molto semplice. La prima cosa che devi fare, dopo aver effettuato la registrazione a Trello, è creare tre board. 

Le board possono essere sia private, utili per gestire i tuoi progetti personali, sia condivise, quindi accessibili e modificabili dai tuoi collaboratori o dal tuo cliente. Puoi anche creare delle bacheche pubbliche, visibili da chiunque abbia il giusto link

Attenzione: se stai lavorando a un progetto di lavoro con il tuo team, ti consiglio di creare una board privata e inserire tra i membri della bacheca tutte le persone che collaborano con te. Puoi nominare le tue schede del piano di content marketing così: 

Creare un piano editoriale su Trello

Una volta creata la tua board del piano editoriale, puoi procedere con il nominare le liste. La prima lista partendo da sinistra puoi chiamarla idee e sarà il raccoglitore di idee – le tue, dei tuoi collaboratori o del tuo cliente. Ecco un esempio, in basso.

Creare un piano editoriale su Trello
Le basi per il tuo calendario editoriale su Trello.

Puoi inserire qui spunti di riflessione e articoli utili. Per ogni idea o cosa che vuoi ricordare o condividere puoi creare una nuova scheda e inserire una checklist e delle etichette. Puoi inserire una scheda di controllo di questo tipo, ad esempio: 

  • Approvazione idea.
  • Definizione canali di social media.
  • Creazione proposte di testo per i vari canali.
  • Definizione tag e hashtag.
  • Creazione immagine.

E spuntare di volta in volta cosa è stato completato. Puoi inserire delle etichette colorate “inserito sul calendario”, “da approvare” e “pubblicato”. 

Un esempio della scheda del calendario editoriale.
Un esempio della scheda del calendario editoriale.
Cambiamo status della scheda usata su Trello.
Cambiamo status della scheda usata su Trello.

È molto importante che tu imposti anche la data di scadenza che deve coincidere con la data di pubblicazione. Una volta che l’idea viene approvata, è il momento di spostare la scheda in una delle liste successive.

Tutte le liste che seguono, infatti, rappresentano i mesi dell’anno. E, quando sposti la scheda nel mese di pubblicazione, puoi iniziare a lavorare alla stesura del post vero e proprio. Inserisci nella descrizione, ad esempio, le proposte di testo per i social network. 

Personalizzazione della scheda su Trello

Puoi anche formattare il testo come preferisci. Utilizzando questa formula **post** nel campo descrizione, apparirà in grassetto, proprio così: post. Trucchetto che trovo molto utile per proporre le alternative dei testi in base ai social. 

Personalizzazione della scheda su Trello
Puoi aggiungere una didascalia alla scheda.
Aggiungi fasi successive alla scheda del calendario editoriale.
Aggiungi fasi successive alla scheda del calendario editoriale.

In questa fase puoi aggiungere allegati di ogni tipo: immagini, video, file presi direttamente da Google Drive o dal desktop, link, e tutto quello che serve. 

Mentre elabori il contenuto, l’etichetta dovrà essere da approvare. Quando vuoi mostrare il post al cliente, puoi taggarlo nelle note e chiedere l’approvazione. 

Passaggio da piano a calendario editoriale

Adesso arriva il bello. Eh sì, perché non solo puoi cambiare l’etichetta in “approvato”: puoi anche inserirlo nel calendario editoriale. 

Passaggio da piano a calendario editoriale
Le fasi decisive di questo lavoro editoriale.

Come creare un calendario editoriale con Trello? Per spostare la scheda nella board “calendario editoriale” premi su “sposta” che trovi nella colonna di destra e scegli la bacheca. Ricorda di impostare la data di scadenza che avevi impostato.

A questo punto la tua lista del mese nel piano editoriale inizierà a svuotarsi e il tuo calendario editoriale inizierà a riempirsi. Ma ora parliamo proprio di lui: il planning. 

Il calendario editoriale con Trello 

Se hai seguito tutti i passaggi fino a qui, ti ritroverai automaticamente con un calendario editoriale pieno dei contenuti social stabiliti e approvati nel piano.

I post prenderanno mano a mano posizione nel calendario editoriale e occuperanno il posto della data che gli hai assegnato come scadenza. Come organizzare? Le liste del calendario editoriale devono corrispondere ai giorni della settimana.

La gestione del calendario editoriale con Trello.
La gestione del calendario editoriale con Trello.

Vuoi avere una rapida panoramica del lavoro svolto? Ti basterà aprire la board specifica e cliccare su “calendario” in alto a destra della schermata. 

Il planning di Trello.
Il planning di Trello.

A questo punto avrai una vera e propria visuale tipo planning, con i post distribuiti nelle caselle dei vari giorni della settimana. È arrivato il momento di pubblicare! Come creare un calendario editoriale con Trello? Tutto ciò che devi fare è: 

  • Entrare nella board del tuo calendario editoriale.
  • Aprire la scheda che corrisponde al post che devi pubblicare in quel giorno.
  • Copiare il testo che avrai precedentemente scritto nella descrizione.
  • Scaricare eventuali immagini, video o file. 
  • Pubblicare sul canale social stabilito! 
  • Cambiare l’etichetta della scheda in “pubblicato”.
  • Congratularti con te stessa/o perché hai fatto un ottimo lavoro.

Questo sistema ti permette non solo di mantenere tutto ordinato e di avere una panoramica chiara dei post e delle pubblicazioni ma anche di delegare e comunicare efficacemente con collaboratori e clienti.  Oltre ai social c’è di più? Niente paura. Puoi creare un piano editoriale con Trello anche per il blog. 

Piano editoriale con Trello per il blog

Passiamo alla terza e ultima bacheca che ti ho suggerito. La bacheca dedicata al piano editoriale con Trello per il blog. Questa bacheca è molto simile a quella dedicata al piano editoriale per i social media, ma c’è qualche variazione. 

In particolare, ti suggerisco di nominare la prima lista “idee”, la seconda lista (partendo da sinistra) “idee approvate” e le liste successive come i mesi dell’anno. 

Il piano editoriale con Trello prende forma.
Il piano editoriale con Trello prende forma.

Nella prima lista, quella delle “idee”, puoi raccogliere insieme ai tuoi collaboratori o al tuo cliente tutti i topic, gli spunti, gli articoli, etc. che ritieni interessanti. Crea una scheda per ogni idea o spunto di riflessione e inserisci un’etichetta colorata. 

Le etichette possono essere ad esempio “da approvare”, “approvato” e “pubblicato”. Per i colori hai libera scelta, tendenzialmente si usa il rosso per ciò che necessita di approvazione, un colore neutro per ciò che è stato approvato e il verde per i post pubblicati. Un’ottima idea è anche quella di inserire una checklist nella scheda.

  • Definizione argomento.
  • Ricerca materiale.
  • Definizione titolo.
  • Definizione sottotitoli.
  • Creazione contenuto.
  • Creazione immagine.
  • Revisione articolo.
  • Ottimizzazione SEO on-page.
  • Pubblicazione articolo sul sito.

Puoi spuntare i punti uno alla volta mentre procedi alla creazione del tuo blog post. Una volta approvati gli argomenti, sposta la card (o scheda) nella lista successiva, quella delle idee approvate.

Come creare un calendario editoriale con Trello
Checklist del singolo post da spuntare.

Otterrai così una lista con tutti gli argomenti da affrontare nel corso dei mesi. A questo punto puoi dedicarti alla creazione del blog post vero e proprio. 

Sposta le card con gli argomenti approvati nelle liste dei vari mesi dell’anno. Puoi inserire come scadenza la data in cui l’articolo deve essere completato e utilizzare i commenti per comunicare con il cliente o con i tuoi collaboratori. 

Calendario su Trello: modelli gratuiti 

Questo tool per calendario editoriale è uno strumento davvero efficace per gestire le pubblicazioni online e comunicare con i propri collaboratori e clienti. 

Ho creato dei modelli per le board che puoi copiare e utilizzare gratuitamente. Quello che devi fare per copiare i modelli sulla dashboard del tuo Trello è: 

  • Aprire una delle 3 board dei modelli gratuiti.
  • Cliccare su mostra menu in alto a destra.
  • Cliccare su altro e poi su copia bacheca.
  • Inserire un nome per la bacheca.
  • Scegliere se includerla in gruppo.
  • Ripetere questi passaggi per altre board.

Et voilà! Il gioco è fatto: da questo momento puoi iniziare a utilizzare la tue nuove bacheche su Trello. All’interno della board “Piano editoriale Social media “ e di quella “Piano editoriale blog” troverai anche una “scheda modello” già impostata.

Come creare un calendario editoriale con Trello
Come creare un calendario editoriale con Trello.

Puoi utilizzare la scheda così come la trovi o puoi personalizzarla secondo le tue esigenze. Ogni volta che dovrai aprire una card nuova puoi crearla partendo da questo modello senza dover inserire ogni volta le tue preferenze.

Ora tocca a te lavorare con Trello

Ti ho raccontato come utilizzo abitualmente Trello per gestire il calendario editoriale del blog e dei social miei e dei miei clienti, tu invece? Utilizzavi Trello anche per questo obiettivo? Hai suggerimenti da dare? Ti aspetto tra i commenti! 

Articolo scritto da Krisztina Fekecs, assistente Virtuale. Regalo tempo a liberi professionisti, PMI e startupper offrendo servizi di supporto professionale, così da permettere loro di far crescere il business (www.kryva.it).

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