Ecco come rispondere a un’email: vai sul messaggio ricevuto, leggi il contenuto, clicca sul tasto Rispondi (su Gmail con freccia a sinistra) e scrivi il tuo messaggio. Puoi aggiungere anche altri indirizzi, magati in copia conoscenza. Anche nascosta.
Quindi la risposta a un’email è la cosa più semplice del mondo, intuitiva e diretta. Puoi mandare il messaggio alla persona che ti ha scritto e lo puoi fare aggiungendo o meno altri indirizzi. Con Gmail puoi anche programmare e posticipare la risposta.
Ma esiste un metodo per scrivere un’email come risposta in modo da raggiungere l’obiettivo? Ecco la soluzione: 8 regole che funzionano sempre per le risposte.
Devi ridurre il numero di parole usate
Indice dei contenuti
Questa è la prima regola del galateo digitale. Come rispondere alle email di conferma, dei professori, del datore di lavoro o di un collega? La sintesi è la chiave di tutto. Vuoi essere sicuro che il messaggio venga letto con attenzione, compreso e valutato? Togli tutto quello che non serve.
La struttura di una qualsiasi risposta a un’email ricevuta è semplice: saluti (più o meno informali, dipende dalle circostanze), contenuto della risposta e congedo. Elimina preamboli, introduzioni, approfondimenti, chiusure articolate: le email hanno bisogno di una scrittura sintetica. Vai al punto, evita introduzioni di circostanza (come va, tutto bene, che si dice) e dopo il saluto arriva a ciò che serve. La sintesi è tutto:
Vedo la maggior parte di queste e-mail, le leggo e le inoltro ai dirigenti che si occupano dell’area con un punto interrogativo: è una scorciatoia che significa puoi esaminare?
Jeff Bezos
Limita il numero di email ma rispondi
Segui la conversazione, non crearne una nuova ed evita scambi inutili. Non mandare una nuova email a ogni messaggio. Rispondi all’ultimo messaggio che ti hanno mandato in modo da creare un flusso ordinato della conversazione online.
Da leggere: come scrivere una newsletter
Come rispondere a un’email: leggibilità
Tratta il testo come un articolo. Deve essere leggibile, formattata con cura, arricchita con i link necessari per dare al destinatario tutti i riferimenti del caso.
Usa il grassetto e il corsivo quando servono, dai evidenza con il testo più grande, usa tutto ciò che serve per farti capire, senza esagerare. Devi essere chiaro.
Usa sempre un linguaggio semplice
Questo è un sistema di comunicazione asincronica, lontano dall’immediatezza della chat. Significa che non rispondi nello stesso momento in cui ricevi il messaggio.
Un fraintendimento può essere difficile da sciogliere, per questo l’uso di uno smile può essere provvidenziale. Ma non solo, devi preferire termini semplici e comprensibili del tuo lettore. Evita periodi complessi, sigle, acronimi e concetti lontani.
Mai ritardare la risposta di un’email
Non lasciare una email in sospeso. Soprattutto nel caso di un cliente. Se non hai tempo per rispondere nel modo giusto, manda un messaggio nel quale saluti e annunci un nuovo invio. Non riesci a trovare il giusto equilibrio con i tempi?
Concediti delle pause dal lavoro per controllare le email. Le cattive abitudini che cerco di limitare il procrastinare (poi ti scrivo), portare tutto a fine giornata (stasera ti scrivo), verificare la posta ogni 5 minuti (ora ti scrivo). Non va bene.
Rileggi sempre prima di rispondere
Prima di inviare rileggi l’email. Rileggi un’altra volta per controllare i link ed eliminare errori fonologici e grammaticali. Rileggi un’ultima volta per essere sicuro che tutto combaci. Se è molto importante, stampa e rileggi ad alta voce.
Non improvvisare con la tua scrittura
Non c’è spazio per la creatività quando rispondi alle tue email. No all’abuso di emoticon, punteggiatura e simboli strani. Ripeto il concetto: la posta elettronica deve essere trattata come un post. Semplice e pulito, la chiarezza vince.
Da leggere: trucchi e consigli per usare Gmail
Come rispondere a un’email: la firma
Ogni email deve avere la tua firma, una firma che con un minimo di HTML può portare anche i link al tuo blog. Il mio consiglio: non esagerare con le informazioni, con i collegamenti e con le note legali. Come rispondere a un’email?
Ricorda di usare la firma giusta, su Gmail puoi anche avere più combinazioni per la tua firma HTML per email e scegliere quale inserire prima di pubblicare.
Noi viviamo attraverso il web. Diamo feedback e ci facciamo un’idea delle persone: mi sembra giusto lavorare per creare un galateo della posta elettronica. Sei d’accordo? Quali sono i tuoi consigli per rispondere a un’email formale o informale?