Comunicato stampa: cos’è, a cosa serve e come si scrive

Cos'è un comunicato stampa? Come scrivere un testo capace di ottenere buoni risultati? Queste domande sono decisive per iniziare l'articolo dedicato a questo strumento.

Organizzi un evento, lanci un prodotto. Quello che non puoi prevedere, invece, è la diffusione mediatica. Hai bisogno di una buona attività di digital PR, e di quella fatta bene. Hai bisogno di un comunicato stampa. Ma come si scrive questo documento?

Come scrivere un comunicato stampa
Come scrivere un press release.

Puoi condividere la notizia sui social, mandare una newsletter ai tuoi clienti. Se ti muovi bene puoi inviare un comunicato stampa efficace, di qualità.

Ma a chi lo mandi? Soprattutto, come scrivere un comunicato stampa di successo. Quindi che non venga lanciato nel cestino o nello spam? Ecco come lavorare.

Cosa è un comunicato stampa: definizione

Il comunicato stampa è un documento. Un PDF, un’email o un file Word.

Ma nello specifico è uno strumento per comunicare, un contenuto utile per la comunicazione aziendale e per aggiornare un determinato pubblico (blogger, giornalisti, etc.).

Il comunicato stampa non deve essere usato per fare spam, per mandare contenuti duplicati su 20 siti differenti. Il comunicato stampa deve essere utilizzato per informare le persone giuste (in particolar modo i giornalisti e i blogger) nel momento giusto. Chiarito questo punto? Ora iniziamo a scrivere.

Da leggere: creare un piano editoriale per quotidiano

A chi mandare il comunicato stampa online

La notizia va mandata all’universo mondo. Ok, non proprio all’universo mondo: a chiunque possa essere interessato a quello che hai da proporre. In questo caso, più destinatari uguale probabilità più alta di pubblicazione. Destinatari nel tuo target.

Se organizzi una convention di fumetti, difficile che la redazione di TuttoSport leggerà il tuo comunicato. Serve un’attenta fase di ricerca di indirizzi, che puoi organizzare costruendo una semplice mappa mentale intorno al tuo evento. Stai attento a

  • Testate locali.
  • Riviste di cultura.
  • Blog di settore
  • Editori
  • Influencer.

Stila una lista e importala nella mailing list della tua posta elettronica. Ricorda che scrivere un comunicato stampa efficace è inutile se lo mandi alle persone sbagliate. Rischi di sperperare le tue risorse. Investire tempo per selezionare i contatti vuol dire aumentare le probabilità di pubblicazione su internet.

Come diffondere i tuoi contenuti

Come si scrive un buon comunicato stampa

Ora devi impostare il tono di voce del comunicato. Fresco, professionale, giovanile: sceglilo e tienilo bene a mente. Il comunicato stampa è il tuo biglietto da visita.

Destinatari e tono di voce alla mano, arriva il momento di scrivere. Sappi che la tua è una missione difficile: le redazioni, i giornalisti e i blogger (soprattutto quelli di maggior rilievo) ricevono tonnellate di informazioni, comunicati stampa, inviti.

Il rischio che il tuo comunicato finisca nel cestino ancor prima di venire aperto è molto alto. Per questo è meglio sapere come non diventare spam in 5 secondi netti.

Superata la prova spam, giornalisti e blogger prenderanno in considerazione la notizia. Ricorda questa regola: più il comunicato è breve e ben scritto, meno il destinatario dovrà lavorare e sarà felice. Quindi aumentano le probabilità di successo.

Struttura del comunicato stampa efficace

Il tempo è l’unica risorsa che manca a giornalisti e blogger. Se avranno l’impressione di perderlo con te, sei spacciato. Ecco la struttura: segui questi punti.

  • Titolo.
  • Sottotitolo.
  • Luogo e data.
  • Testo.
  • Informazioni aggiuntive.
  • Testo boilerplate.
  • Contatti.

Ora li approfondiamo singolarmente. Ricorda, però, che scrivere un comunicato stampa è un’arte raffinata fatta di equilibri. Ecco quello che devi sapere per riuscire.

Titolo e sottotitolo brevi al centro

Se il tuo comunicato arriva in allegato, ripeti la dicitura “Comunicato Stampa” insieme al titolo. Sii breve. Il destinatario deve capire subito il tema. Solitamente il titolo è maiuscolo, in grassetto e in carattere più grande rispetto al testo.

Come scrivere un comunicato stampa efficace
Crea un titolo efficace, rapido.

È l’unico maiuscolo permesso in tutto il comunicato. Ricorda di aggiungere il sottotitolo, o occhiello, che completi, insieme al titolo, le 5W della notizia: chi/che cosa, quando, dove, come, perché. Il sottotitolo completa il titolo. Non lo ripete.

Incipit con luogo e data

Non importa se il luogo si trova nell’headline. Il giornalista probabilmente copierà e incollerà il tuo incipit e rivedrà il titolo, ma il testo deve risultare completo.

La data non è quella dell’evento, ma dell’invio del comunicato. Dai al destinatario la percezione della distanza temporale tra l’invio e l’evento, in modo da facilitargli il compito della pubblicazione. A proposito, come iniziare il comunicato stampa?

piramide rovesciata
Un modello per tutelare la buona comunicazione.

Segui al regola della piramide rovesciata. L’incipit (lead) deve essere breve, completo. La notizia si deve leggere a colpo d’occhio. Non aggiungere qualche dettaglio chiave al fondo del comunicato: è proprio lì che il giornalista taglierà.

Metti alcune parole chiave in grassetto per sottolineare l’argomento. Ecco le parole di Luisa Carrada dedicate all’argomento comunicati stampa e leggibilità:

“Dobbiamo usare una forma grafica che faccia uscire la notizia, una specie di guida all’essenziale: maiuscolo i titoli, in corsivo i sommarietti, in neretto le parole chiave”.

www.mestierediscrivere.com

Primo paragrafo breve con informazioni di base

Spiega in poche parole l’idea dell’evento, le motivazioni, descrivi partecipanti e interventi. Sottolinea i tratti positivi, in fondo ti stai facendo pubblicità.

Ricorda che qui ci devono essere tutte le informazioni più importanti: devi convincere chi legge a continuare, a non abbandonare il comunicato stampa.

Paragrafo centrale con dichiarazioni in prima persona

Errore dei comunicati stampa: essere impersonali. Fai parlare il tuo evento, le persone che hanno organizzato tutto, i relatori. Il virgolettato è la classica forma di discorso diretto usata nelle interviste, dà un volto reale alla notizia.

Non usare le classiche virgolette, ma i caporali «», entro i quali si dipanerà la dichiarazione. Ricorda di inserire un inciso con il nome e la qualifica di colui che sta parlando. Vuoi un esempio preso da un comunicato stampa per avere un’idea?

«Abbiamo lavorato alla convention per ben sei mesi – ha sottolineato Topo Gigio, presidente dell’associazione Fumetti In Verde e ideatore del progetto – e siamo felicissimi di vederla finalmente realizzata».

Paragrafo conclusivo con informazioni di contorno

L’ultima parte del comunicato sarà la prima a essere tagliata in mancanza di tempo e spazio. Segui la classica piramide rovesciata del giornalismo. Nella base le informazioni essenziali, e via via che si arriva alla punta quelle più superflue.

Come scrivere un comunicato stampa efficace? Nell’ultimo paragrafo inserisci approfondimenti, storia, curiosità, ulteriori link che potrebbero interessare.

Aggiungi i contatti alla fine del documento

Non dimenticarli. Mai. Forse blogger e giornalisti che hanno ricevuto il comunicato stampa vogliono approfondire la notizia e chiamarti per altre informazioni.

Perché perdere questa occasione? Scrivi tutto: nome e cognome, associazione, numero di telefono, sito web, e-mail, social. Lasciati trovare da chi legge.

Layout e impaginazione del press release

Quando si crea un buon comunicato stampa bisogna anche prendere in considerazione quella che può essere considerata la regola da rispettare per impaginare il contenuto. Allora, quali sono i passaggi strutturali del layout di pagina per iniziare, sviluppare e concludere un comunicato stampa?

  • Scrivi il comunicato su foglio A4.
  • Scegli margini della pagina omogenei tra 1,5 e 2,5 cm per lato.
  • Cerca di mantenere le righe sulle 60 battute circa.
  • Dividi il testo in paragrafi e introduci sezioni con titoletti.
  • Allinea sempre il testo a bandiera, tranne il titolo e sottotitolo.
  • Usa un font leggibile, meglio Sans Serif.
  • Interlinea: tra 1,5 e 2,5, sempre superiore all’altezza della riga.
  • Dimensioni del font diverse per titolo, sottotitolo, testo.
  • Non andare mai sotto gli 11 px con il carattere.

Queste regole valgono in ogni caso, che sia un comunicato stampa aziendale o di un evento musicale, politico, istituzionale. Cerchi un caso per vedere come si fa un comunicato? Di seguito puoi approfondire apertura, sviluppo e conclusione.

Esempio di comunicato stampa e struttura

I punti appena elencati sono alla base dell’opera di stesura. Ma come organizzare lo schema di scrittura? Quali sono i passaggi da rispettare, i punti in cui mettere e inserire i vari campi elencati? Qui trovi un valido aiuto al tuo lavoro.

esempio comunicato stampa
Esempio di comunicato stampa

In questo esempio di comunicato stampa ho messo insieme tutti gli elementi che devi curare con attenzione. Quando mi chiedono come scrivere un comunicato stampa efficace prendo sempre come riferimento questo schema.

Come migliorare un comunicato stampa

Vuoi scrivere un comunicato stampa di successo? Ti ho lasciato la mia esperienza personale. Ora il tuo comunicato è leggibile e richiede ancora un piccolo sforzo per essere pubblicato. Una manciata di accorgimenti ed è fatta: ecco la checklist.

Dove mettere il logo nel press release

Sei un’azienda, un’associazione, hai partner o sponsor per l’evento. Ottimo, inserisci il tuo logo nell’intestazione. Ma anche quello delle realtà che ti accompagnano.

Paragrafi, formattazione, sintassi del testo

Il comunicato stampa deve essere ben scritto. No refusi, no sintassi complessa, no aziendalese, politichese. No formattazione che faccia venire il mal di mare.

Prima di mandare un comunicato stampa ricordati di rileggere. Più e più volte. Ecco una breve guida: 10 trucchi per migliorare il proofreading.

Quando mandare un comunicato stampa

Sì, sei emozionato per il tuo evento. Ma se la convention è a maggio, non mandare il comunicato stampa a febbraio. Mandalo in tempi umani, a seconda della portata.

Quando mandare un CS.
Tempi del comunicato stampa online.

In generale una o due settimane dovrebbero bastare. Se lo invii con largo anticipo, manda un reminder qualche giorno prima dell’evento. Un consiglio: manda il comunicato al mattino, è il momento della giornata in cui le redazioni e i blogger controllano la mail e hanno più possibilità di inserire la notizia entro sera.

Diramare un comunicato stampa via email

Qui ci sono due scuole di pensiero opposte: chi preferisce inviare il comunicato stampa come allegato PDF, chi lo incolla nel testo della mail.

Io preferisco l’allegato in Portable Document Format. È più elegante e non c’è il rischio di ritrovarsi la formattazione a caso dopo l’invio (come ottimizzare un PDF).

Non dimenticare però che molti giornalisti hanno bisogno di copiare e incollare il comunicato stampa: in molti casi può far comodo avere anche modello in Word.

Se pensi che incollare il comunicato sull’e-mail sia più veloce per il destinatario, ricorda di allegarne lo stesso una copia: qualsiasi cosa succeda, avrà comunque l’originale. Se è un evento e hai una scaletta, invia anche quella in allegato.

Foto e immagini: come e cosa mettere

Mandale. Sempre. Cosa abbiamo detto a riguardo del perdere tempo? Il destinatario di certo non avrà voglia né tempo di andare su Google a cercare un’immagine sgranata senza conoscere neanche i diritti d’autore.

Prepara con cura almeno tre o quattro foto da allegare, in modo che più blog e testate possano scegliere (e non ti ritrovi con otto articoli pubblicati identici).

Qualità alta, peso basso. L’immagine dà risalto, usala come si deve. Ti lascio dei tool per ridurre il peso foto e una lista per trovare immagini gratis online.

Differenza tra comunicato stampa e articolo

Un comunicato stampa viene scritto per aiutare i giornalisti a scrivere un contenuto ed è pensato per raggiungere un unico obiettivo: informare in modo chiaro.

Differenza tra press release e articolo.

L’articolo, invece, è frutto dell’inventiva dell’autore e ha caratteristiche che possono rispecchiare la linea editoriale del giornale o del quotidiano online.

Testo boiler plate del comunicato stampa

Il boilerplate (o boiler plate) è un contenuto standard, sempre uguale, usato per descrivere l’azienda. Nel caso del comunicato stampa viene inserito per descrivere in modo ufficiale l’organizzazione, l’ente, l’azienda che ha inviato il CS.

Per approfondire: come scrivere un articolo di giornale

Comunicato stampa: pronto a mandare?

Basta seguire queste regole per impostare un comunicato stampa efficace. E aumentare le probabilità di veder pubblicata la notizia. Ottimizza la tua notizia e i risultati non tarderanno ad arrivare. Ecco fatto, il tuo comunicato è pronto.

Ed evita i classici con preghiera di pubblicazione, massima diffusione e sperando di fare cosa gradita. Il testo per invio del comunicato stampa deve essere curato con grande attenzione. Indirizzando l’email al singolo giornalista o blogger.

Ora però aspetto la tua opinione. Hai già inviato comunicati stampa che hanno fatto il botto? Ne hai cestinati altrettanti? Lascia la tua opinione nei commenti.

Fonti utili e approfondimenti

Articolo scritto da Alessandra Arpi. Giornalista e copywriter, è laureata in Lingue per l’Informazione e la Comunicazione all’Università Cattolica di Milano. Adora i libri di Grossman, Zero Calcare e Tarantino.

Riccardo Esposito
Sono un web writer freelance. Mi occupo di scrittura online dal 2009, mi sono specializzato nella stesura di piani editoriali per blog aziendali. Ho scritto 3 libri dedicati al mondo del blogging e della scrittura online.

16 COMMENTI

  1. Ciao ecco alcune mie riflessioni sul post davvero ben scritto.
    Dalla mia esperienza il comunicato va inviato SICURAMENTE in word e nel testo della email, questo perché il giornalista che ha poco tempo e ha bisogno di testo in mail o Word per fare copia-incolla delle parti interessanti e per rielaborare più velocemente il contenuto. Inoltre arrivando una miriade di comunicati al giorno la redazione guarda il titolo della mail (che può essere anche diversa dal titolo del comunicato ma deve essere chiara) e il primo testo della mail. Molte redazioni infatti guardano il titolo mail e testo introduttivo e se trovano già ciò che cercano/ gli interessa lo salvano altrimenti lo cestinano “facile”. Altra cosa: Il titolo completo per un comunicato stampa, così come un articolo di giornale, prevede 3 chiamiamole “sezioni”: Titolo riga (quello grande per intenderci), l’occhiello (parte superiore del titolo che fornisce i dettagli) e il catenaccio (parte inferiore che sintetizzala notizia). Queste 3 parti dovrebbero fornire le info complete del comunicato (le 5 o 6 W). Molte volte non ci sono tutte (manca l’occhiello), altre viene riproposto più volte il catenaccio.

    • Ciao Giada, grazie mille per il commento.
      Ottime riflessioni. Nella mia esperienza il catenaccio lo trasporto direttamente nel primo paragrafo del comunicato, per velocizzare la lettura e dare al destinatario solo titolo e occhiello da leggere velocemente. In ogni caso proporlo in un comunicato è un’ottima scelta.
      Verissimo il titolo della mail incisivo: le redazioni ricevono davvero troppa posta 😉

      Grazie ancora.

    • Ciao Giada, ne approfitto anche io per chiedere un’informazione. Quale programma useresti per inviare tanti comunicati stampa via email? Quando lavoravo in agenzia c’erano dei programmi, ora però non ricordo esattamente.

      • Io utilizzo webmail su Aruba, creo delle liste di destinatari “Stampa locale”, “Stampa nazionale” e via dicendo, selezionandole ogni volta che invio un comunicato. L’unico problema è il sistema che va in crash non appena trova una manciata di indirizzi non più attivi o inesistenti: si blocca sino a che non sono stati eliminati. Insomma, un bel fastidio.
        A me hanno consigliato SendBlaster o MailChimp ma devo dire di non averli mai testati, se qualcuno avesse informazioni ne farei tesoro.

        • Questi servizi di posta elettronica per inoltro di comunicati stampa e invio massimo di email hanno dei vantaggi in più.

  2. Ottimo contributo. Credo che l’immagine sia davvero importante e decisiva, così com’è importante l’ottimizzazione del titolo in ottica SEO e corretta indicizzazione.

    • Ciao Alessia,
      le immagini sono sempre molto importanti, per questo sempre meglio rinominarle in modo consono all’argomento (convention_fumetti), così saranno indicizzate anche loro.

      Grazie del commento!

  3. Io utilizzavo in agenzia un Cms creato ad hoc. L’agenda del giornalista (specie versione online) è un’ottima fonte.
    Io personalmente ho un file Excel molto articolato, suddiviso per testate (web, carta stampata, quotidiano, periodico, radio, TV, free lance), nome e contatti giornalista (di cosa si occupa, se gli dò del tu o del lei, particolari note).
    Poi su outlook ho gruppi per la stampa ben identificati (così a seconda del target individuo i destinatari). Per clienti grandi attivo servizio di rassegna stampa (tramite Kantarmedia o similari) così ho anche report su ritagli (uscite sulle diverse testate) e raffronto se il cliente avesse dovuto spendere in Adv acquistando gli stessi spazi.

    • L’invio email di un comunicato stampa aziendale, ma anche politico o per eventi culturali o sportivi, deve essere curato sempre con grande attenzione. Il rischio di diventare posta indesiderata è facile. Un servizio di rassegna stampa e digital PR possono fare la differenza ma molto fa anche il testo per invio comunicato stampa.

  4. Ciao Riccardo,
    sono Arianna e sono una studentessa universitaria che attualmente si occupa di comunicazione. Ho un problema da risolvere rapidamente e leggendo il suo blog ho pensato che mi potrebbe aiutare a risolverlo; mi è stato chiesto, per un esame, di scrivere un comunicato stampa efficace e di impatto, che convinca il professore ad aprire la mia mail e leggerlo. Come può uno studente alle prime armi con la comunicazione creare un prodotto tanto d’impatto?
    Grazie Arianna

    • Ciao Arianna,

      Il concetto è questo: a cosa serve il comunicato stampa? A dare tutte le informazioni possibili al giornalista e al blogger per scrivere un articolo. Quindi il comunicato stampa, in linea di principio, non è d’impatto ma efficace ai fini di dare notizie necessarie per creare contenuti.

      Detto questo, come creare un comunicato stampa efficace? Sicuramente la parte più importante è l’attacco: devi dare tutte le informazioni in sintesi nel primo paragrafo. Dove devi rispettare la regola delle 5W: chi, cosa, come, quando e perché. Questa chiarezza deve ritrovarsi nel titolo, semplice e informativo. Se hai un’immagine puoi usarla per contestualizzare il tutto. Infine, se vuoi usare il comunicato stampa per puntare su un’azione puoi usare una call to action per spingere l’utente a fare qualcosa.

  5. Ciao Alessandra, grazie per l’ottima guida. Più del comunicato in se’ a me mette sempre un po’ in difficoltà il corpo della mail. Giustamente consigli di non rovinare tutto con un “sperando di fare cosa gradita”, ma allora cosa scrivere nella mail che accompagna l’invio del comunicato stampa? Grazie!

    • Ciao. Inviare un comunicato stampa vuol dire convincere il giornalista a fare l’azione giusta: aprire l’email e leggere. Quindi inizia a scrivere un buon oggetto email dove già comunichi la presenza del comunicato stampa.

      Il testo per presentare un comunicato? Io lavoro con nome e cognome, poi spiego brevemente chi sono e cosa trova nel file. Meglio PDF o Word? Con quest’ultimo formato è più facile fare copia e incolla, molti giornalisti lo preferiscono. Entrambe le versioni possono andar bene.

  6. Ciao, ti ringrazio per aver fornito questi utili consigli. Sto scrivendo il mio primo comunicato stampa e spero possa andare bene.

  7. Ciao,
    come è vista la pratica di aggiungere un collegamente/link?

    ad esempio, parlando della “scuola di inglese blak&White” di via pincopallino collegare “scuola di inglese back/white” al sito web.

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