Come lavorare a distanza con un team di blogger

Scoprire come organizzare lo smart working insieme ad altri blogger è importante. Perché in questo modo puoi dare un contributo importante a quel progetto editoriale così ambizioso.

Comodo avere un blogger sotto casa! Lo puoi buttare giù dal letto ogni volta che hai bisogno di un post, di una modifica, di un aggiornamento delle pagine e dei social. Ma tutto diventa più difficile quando devi lavorare a distanza con altri blogger.

 lavorare a distanza con altri blogger
Come fare team con i colleghi blogger.

A volte il team è geograficamente distante, soprattutto quando decidi di allargare giro e hai bisogno di nuovi blogger. Possiamo lavorare bene a chilometri di distanza?

Vuoi vedere che non riusciamo a organizzare 4 blogger sparsi per il mondo? Ecco i miei suggerimenti per lavorare bene con un gruppo di blogger fuori sede.

Riunione settimanale

Le riunioni settimanali sono un’occasione per chiarire punti, fissare obiettivi e consegne, scambiare opinioni. Le distanze si possono superare con un incontro che chiarisca i dubbi e che dia le informazioni necessarie per proseguire nella direzione giusta.

Non puoi aspettarti che i blogger si muovano nella direzione giusta se non gliela indichi. Vuoi uno strumento per gestire gli appuntamenti con il tuo team di blogger? Usa Google Calendar!

Definisci idee chiare

Inutile scegliere gli strumenti, pensare a una strategia e architettare una struttura comunicativa per mettere in contatto 20 blogger se non hai le idee chiare.

  • Quali sono i tuoi obiettivi?
  • Come vuoi sfruttare la forza del team?
  • Cosa chiederai ai blogger?
  • Quali saranno i compiti?

Tante sono le domande che hanno bisogno di una risposta, ma ti suggerisco un punto da affrontare subito: la creazione di gruppi all’interno del team.

Sono necessari per lavorare a distanza con altri blogger? Solo se si affrontano argomenti differenti e si devono gestire più utenti. Servono a evitare comunicazioni inutili (quindi perdite di tempo, rumore di fondo, distrazioni) ai singoli gruppi.

Ma i gruppi non devono creare divisioni interne. Il tuo obiettivo è unire, chiarire, semplificare: se devi gestire un progetto importante, complesso, affidati a un professionista nell’organizzazione del lavoro. In questo campo non si improvvisa.

Punta sul primo incontro

La squadra è pronta, hai contattato tutti blogger, hai chiarito le idee, il contratto è stato accettato. Ora devi solo dare il via ai lavori. In che modo tutto questo?

lavorare a distanza con altri blogger
Come lavorare a distanza con altri blogger.

Il primo meeting serve a delineare linee guida, compiti e responsabilità. Io preferisco un incontro di persona, faccia a faccia, condito da una stretta di mano e una chiacchierata per chiarire i punti d’azione. Magari davanti a un caffè.

Se non è possibile, avanti con le videoconferenze: sentire la voce e vedere il viso dei compagni di viaggio aiuterà a superare le distanze iniziali. Devi creare un team affiatato, non un gruppo di sconosciuti che lavorano insieme.

Comunica con il team

La riunione settimanale è perfetta, ma il principio che non deve mai mancare è la comunicazione. Nella Metodologia Agile si parla della comunicazione diretta e dell’importanza di un rapporto stretto tra gli attori di un progetto.

Sottolineo questo punto. Voglio che all’interno della squadra ci sia comunicazione, che si sfruttino tutti i mezzi per facilitare lo scambio di informazioni: non aspettare 7 giorni per rivolgere la parola al tuo collega. Ma evita gli eccessi, comunica bene.

Scegli le email per messaggi articolati, chat per semplici richieste. Una telefonata o una chiamata Skype per aspetti complessi. Solo quando serve, elimina distrazioni.

Scegli gli strumenti

Per superare i chilometri hai bisogno della giusta toolbox. Non puoi contare solo su buone intenzioni, telefono ed email: il web trabocca di strumenti per ottimizzare la produttività di gruppi che lavorano a distanza. Ecco cosa conviene usare.

Skype, Zoom, Google Meet

Un pilastro per i team che lavorano a distanza. Con Skype puoi creare delle chat condivise tra gruppi di contatti e scambiare opinioni, file di testo, immagini.

Puoi anche condividere lo schermo. Punto di forza della piattaforma Skype è sicuramente la videoconferenza, un incontro audio e video tra più persone.

Alternativa alle videochiamate di Skype

Google Meet, la piattaforma di Mountain View che permette di riunire massimo 10 persone. Tra le caratteristiche abbiamo la condivisione dello schermo, la possibilità di visualizzare video YouTube e documenti Google Drive.

Evernote e Dropbox

Cerchi uno spazio per condividere documenti online? Ti consiglio Dropbox, indispensabile per archiviare e condividere cartelle (tasto destro, condividi cartella).

Ancora uno spazio cloud. Evernote è una delle utility più famose del web: basta un clic per salvare pagine web, stringhe di testo e immagini in un taccuino che puoi condividere con i tuoi amici. Per Dropbox ed Evernote puoi trovare una marea di funzioni utili a gestire una redazione di blogger, assicurato.

Google Drive e Gmail

Io sono un fan assoluto di Google Drive. Con questa suite completamente online (niente da installare) gli strumenti sono pronti per essere usati dal team.

I documenti possono essere condivisi via email, possono essere modificati da altri utenti e arricchiti da note per eventuali correzioni. Se due utenti si trovano sul documento nello stesso momento possono anche dialogare via chat.

Gmail è un altro fedele alleato del tuo gruppo di blogger, e grazie al sistema di nidificazione puoi mettere in ordine quella marea di messaggi.

Il calendario editoriale

La distanza geografica gioca brutti scherzi. Puoi superare tanti problemi logistici ma è facile cadere nel fraintendimento. Il consiglio è semplice: sii chiaro nella comunicazione. E crea un calendario editoriale condiviso con i colleghi.

Niente giri di parole, niente eufemismi, niente esitazioni: se una cosa va bene la pianifichi, fai i complimenti giusti alle persone giuste, se va male la correggi.

La tua opinione

Questa è la mia ricetta per creare un team di blogger divisi sul territorio. Ma uniti nella sostanza. Sono sicuro che con la tua esperienza possiamo arricchirla e completarla: vuoi aggiungere un punto alla lista? Ti aspetto nei commenti.

9 COMMENTI

  1. Come al solito ottimo post 😉
    Anche io coordino 6 ragazze ‘da lontano’ e devo dire che, grazie agli strumenti che abbiamo a disposizione (viva Skype :D), non è un’impresa così complicata.
    Proprio in questi giorni abbiamo cominciato a usare Trello… casomai lo testiamo un po’, poi ti racconto come funziona 😉
    Buon lavoro Ricky 😉

  2. Quoto il tutto, penso che sia il futuroprossimo lavorativo grazie a tutti i mezzi che abbiamo a disposizione. Pensiamo ad un’agenzia web composta da ragazzi, magari non proprio vicini, ognuno lavora da casa ognuno ha un proprio compito organizzato come hai raccontato, pensa al risparmio economico di non dover gestire un immobile, purtroppo però manca una sede di rappresentanza per incontrare eventuali clienti. Voi che ne pensate, come gestireste il tutto?

  3. Solitamente io affitto uffici in Toolbox (hanno sedi nelle principali città italiane). Poca spesa e tanta resa… wifi, fotocopiatrice, aria condizionata, saletta intima… insomma, una pacchia, per soli 25 euro (IVA esclusa) a pomeriggio 😉

    • Sì, credo che la soluzione indicata da Francesca sia la più vantaggiosa. Lavoro dislocato sul territorio, un ufficio per la riunione settimanale da affittare per un paio di ore…

      Alternativa divertente, per chi ha un budget da investire (spendere): un fine settimana in agriturismo o in una villa a picco sul mare della Costiera. Lavori, mangi, discuti, ti diverti, ti riposi…

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