Come snellire il flusso di lavoro con il Kaizen e il metodo lean

Di Riccardo Esposito | Pubblicato il 5 Ott 2018 - Aggiornato il 13 Dic 2019

Metodo Kaizen, cosa significa secondo te? Perché si lega al pensiero lean? È una parola giapponese con un significato profondo ma rappresenta qualcosa che può cambiare le carte in tavola di qualsiasi organizzazione. Anche la tua.

Già, anche il tuo lavoro freelance può sfruttare questo risultato che fa parte della metodologia lean, una soluzione decisiva per ottimizzare i processi lavorativi. Snellire i passaggi produttivi è la vera soluzione per migliorare la produttività.

Come ottenere questo? Anche le piccole agenzie, e i liberi professionisti con partita IVA, possono trovare benefici con il lean management e il pensiero snello. Tutto questo per raggiungere il Kaizen e combattere il muda. Ma di cosa sto parlando?

Lean management: significato

Prima di affrontare il concetto di Kaizen è giusto approfondire il contesto in cui si sviluppa. Sto parlando del sistema che si ritrova nella lean production, la gestione snella del lavoro.

Questa metodologia nasce alla fine della Seconda Guerra Mondiale in Giappone, negli stabilimenti automobilistici della Toyota, quando c’era bisogno di massima efficienza anche a causa delle forti sanzioni imposte dagli Stati Uniti. L’unica soluzione per l’ingegnere Taiichi Ōno: identificare un metodo di lavoro snello, capace di fare di più con meno. In che modo avviene tutto questo? Dai uno sguardo allo schema in basso (fonte immagine).

Nasce così il TPS, il Toyota Production System che viene portato alla luce in occidente grazie a Womack e Jones che hanno sintetizzato nel libro La macchina che ha cambiato il mondo i principi della lean manufacturing o lean production.

Da leggere: come sconfiggere il blocco dello scrittore

I principi della produzione snella

Le tecniche di lean production hanno un principio base: eliminare ciò che non serve per combattere gli sprechi. Questi si manifestano in forme diverse e si intromettono nel processo produttivo. Generando sprechi e inutili perdite di tempo tipo:

• Attività inutili per ottenere ciò che ti serve.
• Movimenti e trasporti non indispensabili.
• Difetti, produzioni superflue al tuo scopo.
• Scorte necessarie per la conclusione del flusso.
• Produzione non necessaria alla domanda.
• Attesa per impiegare il tempo.

Non tutti i punti elencati possono essere estesi alle piccole attività. Soprattutto nel caso in cui si parla di liberi professionisti e freelance. Ma l’elemento che attira la mia attenzione è il concetto di Kaizen. Di cosa si tratta? Il significato di quest’idea?

Definizione di Kaizen, perfezione

Parlare di produzione snella vuol dire confrontarsi con questo concetto che può sembrare alieno. La parola Kaizen (改善) si può tradurre con perfezionamento:

• KAI: cambiamento.
• ZEN: buono.

Masaaki Imai nel 1986 partorisce questo termine affiancandolo all’idea di miglioramento continuo e avvicinandolo al metodo lean per ottimizzare la produzione. Questo attraverso dei passaggi che possono fare la differenza:

• Eliminare lavori ripetitivi e pesanti con l’automatizzazione.
• Puntare sulla formazione continua.
• Annullare qualsiasi forma di spreco nel tempo.
• Identificazione della linea di valore.

Per raggiungere l’obiettivo devi seguire la tecnica delle 5S che tiene in considerazione la necessità di essere presente nella propria area di lavoro. Un luogo che deve essere sempre organizzato, ottimizzato, standardizzato e votato al miglioramento.

Applicare il metodo Kaizen ora

Ok, tutto molto bello. Ma come si attiva il metodo Kaizen all’attività di una piccola agenzia o di un libero professionista? Un freelance può trovare benefici da questa concezione di lavoro produttivo? Io dico di sì: ecco una manciata di idee per te.

Identifica il flusso di lavoro

Questo è il pilastro principale del metodo Kaizen per organizzare il lavoro. Devi individuare le operazioni virtuose che ti portano al risultato finale, dividendo tra:

• Attività che aggiungono valore.
• Operazioni che sono sterili e ripetitive ma necessarie.
• Azioni inutili che fanno perdere tempo.

Il tuo lavoro è semplice: devi esaltare tutto ciò che aggiunge valore per il cliente, snellire le operazioni necessarie ed eliminare quelle che si presentano come un peso. Come si ottiene questo risultato? Usa un processo di esclusione:

• Qual è il valore per il cliente?
• Quest’operazione è necessaria?
• Se la tolgo cosa succede?

Riprogrammare i flussi di lavoro significa questo: ripensare ciò che fai in modo critico e individuare la strada migliore per arrivare dove serve. La routine è uno dei punti da sconfiggere, continui a lavorare perdendo tempo e lavoro solo perché hai paura di fare diversamente. E di affrontare un cambiamento epocale ma positivo.

Pulizia della postazione

Uno dei pilastri della metodologia Kaizen riguarda l’ordine e l’organizzazione della scrivania. Ogni elemento deve essere utile, ogni oggetto è funzionale a qualcosa. Pulizia e ordine, questo è il punto di partenza: togli ciò che non serve.

Ovviamente tutto questo non deve essere inteso come un passaggio esclusivamente fisico. Anche il digitale viene investito da questa logica: il desktop del computer deve essere organizzato e studiato per semplificare ogni operazione.

Kaizen: riduci attese e passaggi

Anche io avevo questo problema. Ogni articolo consegnato si portava dietro una serie di operazioni extra che appesantivano l’operazione. C’era la condivisione del file, la spunta sul calendario editoriale, l’email al cliente, la notifica al correttore di bozze.

Poi una serie di passaggi per confermare l’accettazione, continue verifiche e revisioni che facevano perdere solo tempo. Spesso ascolto esperienze di collaboratori che vanno decine di volte dal cliente per ascoltare storie e trasformarsi in confessori.

Non va bene così. Sono d’accordo che bisogna recuperare il rapporto umano, ma se vuoi migliorare la produttività le storie ve le raccontate fuori dall’ufficio. Qui, invece, si lavora per ottenere il valore necessario, sistematizzando le attività.

Uno dei punti da organizzare con cura è la comunicazione: elimina email inutili, stigmatizza ogni doppia notifica e porta la conversazione verso piattaforme semplici da gestire e non pervasive. Ad esempio elimina dal flusso le conversazioni deleterie su WhatsApp (una vera tragedia).

Standardizza le operazioni

Una perdita di tempo infinita per chi lavora ogni giorno con il web, ma non solo. Quanto tempo hai perso per cercare quel file che non trovavi? E per cercare un programma necessario a tagliare foto online? Devi creare uno standard:

• I file vanno sempre in una cartella.
• Le fatture si fanno in un determinato modo.
• I programmi sono quelli e basta.

E così via. Certo, non devi chiudere le frontiere a nuove scoperte. Dedica un’ora a settimana per testare software e procedure, ma non intaccare la tua attività quotidiana con improvvisazioni. Cariare lo standard vuol dire perdere tempo.

Per approfondire: scarica la mia guida al lavoro freelance

Punta al miglioramento continuo

Il nucleo fondamentale del concetto Kaizen è questo: devi procedere verso il miglioramento costante. Non deve esserci una rivoluzione improvvisa, non avviene mai la magia. Punta, invece, a ottimizzare giorno dopo giorno il tuo lavoro.

Ogni passo che fai deve essere analizzato per capire come potresti migliorarlo. Togliendo ciò che non serve. Questo è un buon modo per aumentare la produttività, sei d’accordo? Qual è la tua ricetta? Ti aspetto nei commenti.

Categoria: Lavoro online