5 trucchi per utilizzare al meglio Priority Inbox di Gmail

La posta prioritaria di Gmail può aiutarti a risparmiare tempo e a evitare di dover fare inutili lavori di rifinitura. Ma a cosa serve veramente? E come si usa questo strumento?

Da qualche anno è attivo il servizio di Priority Inbox Gmail che ti permette di organizzare la montagna di messaggi che ricevi ogni giorno e ordinare per priorità.

priority inbox gmail
Iniziamo a gestire le email.

Per conoscere tutte le opzioni della Priority Inbox basta leggere la relativa pagina support di Google, mentre per attivarla devi andare nel menu delle impostazioni.

A questo punto devi selezionare la spunta nella pagina posta prioritaria. Ma per utilizzarla nel modo migliore devi assolutamente leggere questi consigli.

Cos’è e come attivare Priority Inbox su Gmail

Il primo passo è questo: capire qualcosa in più di questa funzione. Priority Inbox, ovvero posta prioritaria, è un’opzione di Gmail che ti aiuta a organizzare i messaggi in arrivo.

In sintesi, è un sistema che impara da ciò che fai. In base alle azioni che svolgi e ai comandi che impartisci rende meno visibili (ma senza nascondere) alcuni messaggi. Risaltando altri che invece hanno la priorità. Ma quali sono i parametri che Gmail osserva?

  • A chi mandi email.
  • Con quale frequenza.
  • A quali email rispondi.
  • Parole contenute nel testo.
  • Quali messaggi elimini
  • Quali invece aggiungi a speciali.

Hai provato a mandare un messaggio contenente la parola “allegato” senza aggiungere alcun file? Gmail ti chiede se per caso stai dimenticando qualcosa. Questo è il meccanismo intelligente che consente alla posta prioritaria di articolarsi.

Come attivare Priority Inbox

Molto semplice: vai su impostazione, l’icona a forma di rotella che si trova in alto a destra dello schermo, e poi su posta in arrivo. Qui hai un menu a tendina che ti consente di scegliere la struttura della tua casella di posta elettronica su Gmail.

come attivare priority inbox
Attiva la posta prioritaria su Gmail.

Come puoi vedere dall’esempio, hai a disposizione diverse opzioni. C’è la struttura predefinita e quella che mette in evidenza prima le email da leggere. O quella con messaggi importanti in primo piano. L’ultima opzione è quella della posta prioritaria. Qui inizia il tuo percorso tra i trucchi Gmail.

Per approfondire: come sfruttare veramente Google Drive

Archiviare in fretta le email che non ti interessano

Una delle caratteristiche che rendono indispensabile l’uso di Priority Inbox è la velocità con cui è possibile archiviare i messaggi della sezione Tutto il resto.

Basta fare clic sulla freccia vicino al titolo per far apparire un menu a tendina con la voce Archivia tutti gli elementi visibili. Oppure, se non vuoi essere così estremo, puoi suggerire il numero di elementi da visualizzare quando sei invaso da email.

Come funziona Priority Inbox di Google: importanza

La posta prioritaria di Gmail ha tre sezioni dedicate a Messaggi importanti da leggere, Speciali e Tutto il resto. Questo non significa che tu non possa, ad esempio, mostrare i messaggi di una particolare etichetta o aggiungere una quarta sezione.

priority inbox
Organizza la tua posta prioritaria su Gmail.

Per modificare questo ordine, spiegato egregiamente dall’immagine, devi recarti nella pagina dedicata alle impostazioni generali che si trova nel menu in alto a destra del tuo account Gmail e modificare la voce Sezioni della Posta prioritaria.

Ammaestra il sistema e gestisci al meglio la posta

Priority Inbox riesce a stimare la posizione delle diverse email nelle tre sezioni in base a diversi parametri registrati dal server, come il traffico di email che ti scambi con un determinato contatto e a quali contatti scrivi con maggior frequenza.

Se Gmail commette un errore di valutazione e inserisce un’email in una sezione non adeguata, puoi dare nuove indicazioni per migliorare le future classificazioni.

Come fare? Basta selezionare l’email e utilizzare i tasti nella parte superiore della tua casella di posta per spostarla di sezione. E se non riesci a vivere senza le scorciatoie della tastiera puoi semplicemente utilizzare i tasti più e meno (+ e -).

Leggi solo ciò che ti serve veramente su Gmail

La funzione principale di Priority Inbox è quella di mettere in evidenza i messaggi più importanti della tua casella Gmail. Nel portare a termine questa operazione forse dovresti tenere sott’occhio anche i messaggi filtrati che potrebbero sfuggire.

Come funziona Priority Inbox.

L’operazione è molto semplice: devi raggiungere le impostazioni di Priority Inbox e spuntare l’opzione Ignora filtri: in questo modo nella posta in arrivo saranno visibili eventuali messaggi importanti che potrebbero essere stati filtrati.

Garanzia di Priority Inbox per messaggi importanti

Vuoi essere sicuro che tutti i messaggi provenienti da un contatto significativo (colleghi di lavoro, superiori, fidanzati/e) vengano inseriti nella sezione Messaggi importanti da leggere? Puoi creare un filtro per le email inviate dal singolo.

Questo è utile per farle arrivare sempre nella sezione desiderata. È un sistema che vale anche se desideri che le email di un contatto (anche in questo caso colleghi di lavoro, superiori, fidanzati/e) finiscano nello spazio dedicato a Tutto il resto.

Da leggere: come usare al massimo Google Docs

Priority Inbox Gmail: funziona la posta prioritaria?

Non ci sono scuse, oggi è importante usare al massimo la tua posta elettronica. E i trucchi per sfruttare Gmail si sprecano. Priority Inbox rientra tra le soluzioni per aumentare la produttività: tu hai già iniziato a sfruttare questa caratteristica?

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