Come usare al meglio Gmail: ecco 14 trucchi speciali

Gmail non manda i messaggi? Non riesci a trovare la soluzione per organizzare la post del lavoro? Devi mandare un messaggio ma sei fuori ufficio? Ecco tutte le soluzioni necessarie.

Parlare di trucchi Gmail è indispensabile se hai l’agenda ricca di impegni. Il servizio di posta elettronica gratuita offerto da Google è una delle piattaforme più apprezzate per gestire le email. Eppure tutto è migliorabile a questo mondo. Anche Gmail.

trucchi gmail
Tutorial Gmail: cos’è e come funziona.

Quante volte ti è capitato di avere problemi? La posta in arrivo è sparita, Gmail non riceve posta o non sincronizza, non capisco come funzionano le etichette.

Ecco una raccolta di semplici trucchi Gmail, plugin e applicazioni per risparmiare tempo e cucire intorno alle tue esigenze le funzionalità della posta elettronica.

Trucchi Gmail: come annullare invio email

Bellissima questa. Quante volte ti è capitato di inviare una email e renderti conto, dopo qualche secondo, che hai sbagliato tutto? Che magari non hai riletto il testo e che avevi mandato il preventivo alla persona sbagliata?

Non ti preoccupare, capita a tutti. Ma per evitare problemi c’è Gmail che ti aiuta.

Come annullare una mail inviata per errore? Se usi questo programma di posta elettronica ti basta cliccare sul pulsante Annulla che appare nel momento in cui hai mandato il messaggio.

Si tratta di un bottone per bloccare l’email, hai a disposizione pochi secondi. Ricorda che non puoi cancellare un’email inviata né con Gmail (ma neanche con Libero e Outlook), puoi solo bloccarla prima che parta. Fondamentale per chi lavora online da casa tra mille distrazioni e problemi e vuole sfruttare le funzioni nascoste di Gmail.

Da leggere: come accedere a Google Drive

Allega file e immagini velocemente

Una delle funzionalità che Gmail ha implementato con successo è quella del drag and drop per inserire file come allegati di una email. Quindi niente più seleziona, carica e altre operazioni: seleziona e lascia cadere nello spazio bianco i file che vuoi inviare!

trucchi gmail per inserire immagini
Qui trovi consigli per la tua posta elettronica.

Ciò vale anche per le foto. Anche quando vuoi inserire immagine nella mail non come allegato ma nel corpo del messaggio insieme al testo (come una pagina web).

Creare etichette per organizzare email

Ho trovato in Gmail un alleato per gestire la posta elettronica. Soprattutto da quando ha introdotto le etichette nidificate, un sistema rapido ed efficace per inserire tutte le tue email nelle giuste sottocategorie. Così puoi trovare ciò che ti serve.

Come inserire un’email in un’etichetta? Semplice, una volta arrivata vai sull’icona (vedi immagine) e scegli quella che preferisci. Dalla categoria base puoi creare una serie di etichette gerarchicamente inferiori che ti permettono di suddividere le email. Ad esempio puoi attivare una directory per il lavoro e una per la vita privata.

Creare etichette per organizzare email
Gestisci le etichette Gmail.

All’interno di quest’ultima puoi differenziare le email dello shopping, degli impegni e così via. Come modificare etichette in gmail? Semplice, vai nella lista delle directory e clicca sul pulsante con i tre punti. Qui puoi cambiare colore, nome, e visualizzazione nell’elenco. Puoi anche creare una sotto-categoria per l’archiviazione.

Usare ed eliminare Hangout su Gmail

Uso spesso la chat di Google ma, in alcuni casi, è meglio parlare in real time. Per questo sulla sinistra dello schermo, in basso, si trova l’opzione chat di Hangout che ti permetterà di risparmiare un bel po’ di tempo tra scrivere e inviare email.

Se preferisci una chat video basta cliccare sull’icona relativa alla videocamera. Lo sapevi che nella chat puoi inserire anche immagini, disegni ed emoticon? Hangout è uno strumento alternativo a Gmail per essere efficienti. Non ti convince?

Vuoi eliminare Hangout da Gmail? Molto semplice: vai su impostazioni e chat. Disattiva tutto. In questo modo non hai più distrazioni e interruzioni varie.

Disconnettersi: uscire Gmail da remoto

Se accedi al tuo account Gmail da più computer e ti ricordi di averne lasciato uno aperto puoi uscire da remoto. In fondo alla tua casella di posta sono registrate le informazioni relative al tempo e al luogo dell’ultima attività del tuo account.

Ci sono i tempi dell’ultima attività della casella di posta elettronica. Clicca su Dettagli per vedere se l’account è ancora aperto in un’altra posizione e “Esci da tutte le altre sessioni” per chiudere altre sessioni aperte. La sicurezza non è mai troppa e i trucchi Gmail ti aiutano a mantenere alta la guardia. Ma non lasciare la posta aperta.

Come inserire una firma HTML su Gmail

Le firme HTML per email sono importanti. Come dovrebbe essere strutturata una buona signature? Con Gmail è facile crearla: basta andare in Impostazioni e Generali, trovi un editor di testo specifico simile a quello che usi su WordPress.

Come inserire una firma HTML
Gestisci la firma su Gmail.

Però posso ricordarti che uno dei migliori plugin Firefox è sicuramente Wisestamp che ti permette di inserire immagini, icone social e tutti i link che ti possono essere utili. Il mio consiglio: evita una firma troppo lunga e con molte immagini o link.

Creare risposte predefinite (modelli)

Uno dei trucchi Gmail che devi assolutamente usare: le risposte predefinite. Quando mandi un’email in basso a destra hai una freccia. Sono le altre opzioni email.

Clicca per accedere alle risposte predefinite di Gmail, che devi creare. In questo modo puoi avere una galleria di messaggi già pronti per mandare in caso di richiesta informazioni o altro. Ovviamente è compito tuo scegliere i messaggi di default.

Trucchi Gmail: cambiare subito la firma

Hai diverse firme e non hai voglia di impostare ogni volta quella giusta per un determinato messaggio? Tra i trucchi Gmail che voglio suggerirti c’è quello della funzione nativa che si trova nel menu in basso. Basta cliccare l’ultimo pulsante.

Come cambiare velocemente la firma
Come gestire le firme di Gmail.

Come vedi nell’immagine il processo è semplice. In questo modo puoi scegliere quale firma mettere, se eliminarla definitivamente per quel messaggio e gestire il tutto alla base. Questa è una funzione interessante per chi ha più sigle professionali.

Usa le notifiche su desktop e browser

Stai aspettando un messaggio ma entrare ogni 5 minuti nel tuo account Gmail è uno stress? Ecco 3 soluzioni per ricevere notifiche: Google Avvisi Email se usi il browser Chrome, Gmail Notifier per gli appassionati di Firefox e Gmailnotifier.

Ovvero il classico bottone che può essere aggiunto su Windows per avere notifiche Gmail sul desktop. In questo modo hai sempre la notifica al momento giusto e risparmi tempo in quantità. E la smetti di procrastinare email importanti.

Trucchi Gmail: inviare video con Loom

Loom è un servizio molto interessante per registrare lo schermo del computer. Funziona grazie add-on Chrome e se usi quest’estensione puoi notare che nel menu di Gmail c’è anche la sua icona. In questo modo puoi inviare con due procedure.

Trucchi Gmail: inviare video con Loom
Invia i tuoi tutorial con Loom.

Puoi registrare un nuovo video o inserire un link all’ultima registrazione effettuata. In ogni caso è fondamentale per guidare clienti e creare video tutorial.

Importare email e contatti da un account

Hai deciso di passare a Gmail ma ti sei appena reso conto che hai una quantità enorme di messaggi importanti e contatti sul vecchio servizio email che non vuoi proprio perdere? Google offre una comoda funzione di migrazione che ti permetterà di non perdere assolutamente nulla dei tuoi vecchi rapporti di posta elettronica.

Trucchi Gmail: come programmare email

Esiste l’invio programmato su Gmail. Il meccanismo è semplice, ti consente di organizzare messaggi di posta nel tempo con un click. Ma come posticipare l’invio?

Tutorial per programmare email.

Per inviare un messaggio di posta elettronica posticipato con Gmail, dopo che hai inserito almeno un destinatario devi cliccare sulla freccia vicino al tasto invia. In questo modo si apre il calendario che ti dà la possibilità di programmare l’invio email

Seleziona tutti i messaggi dell’account

Per selezionare tutti i messaggi di una lista devi cliccare sul pulsante in alto a sinistra, quello che permette di mettere la spunta a tutte le email. ma questo consente di evidenziare solo le email presenti nella schermata che stai guardando.

Se vuoi selezionare veramente tutti i messaggi devi cliccare sul link in alto. Ovvero quello che suggerisce, appunto, di prendere in considerazione l’intera cartella.

Come trovare file grandi ed email pesanti

Vuoi cercare su Gmail i messaggi più pesanti? Oppure come individuare le email con gli allegati? E quelle con un determinato termine nel testo o nell’oggetto?

Ricerca emailOperatore di ricerca
Arrivate ad alcune persone.from:
Dirette a indirizzi specifici.to:
Destinatario che ha una copia.cc:
Parole nell’oggetto.subject:
Determinata etichetta.label:
Con un allegato.has:attachment
Allegati con un nome.filename:
Messaggi in una categoria.category:
Email in byte.size:
Come velocizzare il lavoro su Gmail.

Non è difficile, sai? Per fare questo devi usare gli operatori di ricerca di Gmail: sono molto potenti e ti consentono di trovare tutto. Qui trovi la lista ufficiale, puoi usarla per organizzare il tuo account Gmail nel miglior modo possibile.

Da leggere: come usare al massimo Google Docs

Trucchi Gmail: quali sono le tue soluzioni?

Qui trovi una serie di soluzioni per usare questo servizio di posta elettronica al meglio. Ci sono altri dettagli da aggiungere alla lista? Lascia un commento con i migliori trucchi Gmail secondo la tua esperienza personale di lavoro. Altri articoli:

6 COMMENTI

  1. Molti li conoscevo già ma la firma in html sembra favolosa! Non l’avevo mai vista! … davvero ottima! Grazie della segnalazione!
    … e comunque sarò poco obiettivo… ma Gmail non si batte!

  2. Il “Disconnettiti da casa” non lo conoscevo infatti l’ho provato subito e credo di aver ripulito un pò la situazione

    Bellina anche la signature con WiseStamp

    Le etichette le sto usando e và molto meglio però in effetti potrei migliorne la gestione nidificandone.

    Una domanda, se per esempio ho piu’ di un account gmail posso configurare quello principale per leggere i messaggi anche dagli altri due account e rispondere da quelli?

    un saluto e grazie….proseguo la navigazione del tuo blog conosciuto attraverso quello di Francesco Gavello di cui ormai sono un’accanita fan 🙂

    • Ciao Mammaninja,

      scusa il ritardo della risposta. Credo che troverai tutte le informazioni che ti servono in questi ottimi articoli:

      Gestire più account Gmail
      Gestire più account Gmail / 2

      Spero che ti siano d’aiuto e di risentirti presto!

  3. Ciao, ho una domanda davvero difficile per te:

    Voglio rispondere ad un gruppo di email a cui ho precedentemente applicato una etichetta (tramite un filtro).

    Appartenendo a diversi gruppi sportivi ho necessità infatti di rispondere in blocco ai diversi gruppi e non ho tempo di creare i gruppi una mail per volta.

    C’è una possibilità secondo te ?

    Ciao

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