Come scrivere una lettera impeccabile

Come si scrive una lettera formale? Dove mettere e cosa inserire sul foglio? C'è bisogno della data? E la firma? Quali sono gli elementi di una lettera? Ecco i consigli e gli esempi utili per scrivere una lettera.

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Saper scrivere una lettera formale è un dovere. Non è solo un valore in più per il web writer che conosce bene il proprio lavoro, ma è un passaggio indispensabile per la tua vita quotidiana. Devi saper scrivere una lettera. Non per forza cartacea, ma devi conoscere la sua struttura di base.

Come scrivere una lettera

Anche quando si scrive una lettera al computer, magari su Word, devi avere un modello da seguire. Uno schema di base che ti indichi tutti i punti necessari per essere identificata come tale. Ad esempio l’intestazione, l’oggetto, il destinatario con le persone che vuoi raggiungere. Ovvero il target.

Perché scrivere una lettera formale è una questione legata all’obiettivo: chi vuoi raggiungere? Il rischio di consegnare una lettera inadeguata è evidente, la confusione tra lettera formale e informale rischia di far saltare tutti i riferimenti. Ecco perché voglio fare chiarezza sull’argomento.

Quando scrivere una lettera formale

Prima di affrontare l’argomento base (come si compila una lettera formale) è giusto chiarire qual è il suo ruolo.

Quando si usa questo genere di corrispondenza? Nel caso in cui non ci sia confidenza tra chi scrive e chi legge, in particolar modo quando vuoi comunicare con una pubblica amministrazione. Ad esempio la composizione della lettera formale è indispensabile quando devi scrivere al sindaco, a un ente pubblico o a un’azienda.

In realtà questa non è l’unica soluzione utile. Quando scrivo una lettera a un indirizzo con il quale già ho dei rapporti ma non troppo sviluppati, o che pretende un certo distacco, posso pensare a una lettera semi-formale. Alle persone che conosci e che hanno rapporti chiari con te puoi scrivere una lettera informale. Cioè senza schemi e impostazioni. Ma in questo frangente l’attenzione è altrove: come scrivere una lettera formale? Ecco tutto quello che devi sapere.

Da leggere: come scrivere un articolo di giornale

Impostazione di una lettera e lo stile

L’impostazione di una lettera formale ha un punto da seguire: la chiarezza. Come conseguenza devi scrivere in modo da favorire la sintesi e la buona struttura del testo. Senza dimenticare la leggibilità intesa come scrittura fluida e diretta. Devi scrivere per farti leggere, senza confondere la lettera formale con un esercizio di burocratese. Non è questa la sede ideale, anche se spesso si cade in errore.

Il motivo è semplice: spesso il come si scrive una lettera formale passa in secondo piano per lasciare spazio alla pomposità della forma. Non si rispettano le regole di scrittura efficace, ma si cerca di imporre il distacco del burocratese. Uno stile che crea distanza tra chi scrive e chi legge. Scrivere una lettera formale vuol dire raggiungere lo scopo: farsi capire attraverso il rispetto delle regole.

Mittente e destinatario in una lettera

Mittente e destinatario si scrivono sulla busta, ma su una lettera formale si inseriscono anche sul foglio che contiene il messaggio. Il mittente si trova in alto a sinistra: se è una carta intestata hai tutte le informazioni, altrimenti devi inserire nome e cognome. O nome dell’azienda con logo e indirizzo.

Il destinatario si trova in basso, allineato a destra, sotto a luogo e data. Qui devi aggiungere il nome o la ragione sociale di chi riceve la lettera. Puoi mettere anche più di un destinatario e puoi aggiungere il titolo, o magari una formula più pomposa (che non amo) come “alla cortese attenzione di”.

Luogo e data di scrittura

Tra mittente allineato a sinistra (primo elemento della lettera) e destinatario a destra devi inserire luogo e data della scrittura. Come scrivere questi elementi? Prima il luogo, poi una virgola e infine la data che può essere scritta in modi differenti. Può andare bene la soluzione gg/mm/aaaa.

Oggetto e riferimenti

In una lettera formale, e soprattutto in quelle commerciali, può essere utile inserire l’oggetto. Proprio come avviene nell’email, la struttura di una lettera formale chiama in causa la semplicità e l’efficienza. Aggiungere un oggetto, una sintesi immediata del tema affrontato nel corpo della lettera, vuol dire aiutare il lettore a contestualizzare. Meglio annunciare il contenuto, far capire subito cosa vuoi.

Prima dell’oggetto si possono inserire anche i riferimenti. Ovvero i dati che permettono di ritrovare una precedente comunicazione postale. In questo modo leggere una lettera formale, magari commerciale, diventa semplice e immediato. Metti sempre al centro il lettore, il destinatario.

Iniziare una lettera: formula di apertura

Dopo l’oggetto devi scrivere. Ma come si inizia una lettera formale? Con una formula standard che consente al mittente di rompere il ghiaccio, di presentarsi all’attenzione del destinatario con un approccio educato e ragionevole. L’attacco giusto per una lettera formale? Ecco alcune soluzioni:

  • In risposta alla lettera precedente.
  • Come da accordi.
  • Come anticipato via telefono.
  • Con la presente si comunica che.
  • In riferimento alla sua/vostra richiesta.

Tutto questo senza dimenticare l’attacco tipico di una lettera formale, ovvero l’uso delle formule egregio o gentile (abbreviate con egr, gent.le, gent.mo o gent.ma) che precedono il nome del destinatario. La buona impaginazione di una lettera formale deve considerare anche questi passaggi.

Corpo della lettera

Qui si trova il contenuto del messaggio. Come scrivere una lettera formale? Come già sottolineato prima devi puntare alla semplicità e alla buona comunicazione. Non c’è spazio per burocratese senza ragione, devi farti capire e non aumentare le distanze tra chi scrive e chi legge.

Cosa evitare nel corpo della lettera? Come scrivere una lettera formale che funzioni? Non usare gergo specialistico a meno che non sia richiesto e compreso, allontanati da periodi troppo lunghi e articolati, usa parole semplici e frasi brevi, rileggi il testo per correggere errori ortografici.

Formula di chiusura per una lettera

Hai scritto la tua lettera commerciale, hai impostato un’apertura e uno sviluppo. Ora devi chiudere il testo quindi devi scegliere una formula capace di salutare i destinatari nel modo giusto. Ma come si chiude una lettera formale? Ci sono delle soluzioni pensate proprio per dare una soluzione:

  • Distinti saluti.
  • In attesa di un vostro riscontro porgiamo cordiali saluti.
  • Rimanendo in attesa di un suo cortese riscontro porgo distinti saluti.
  • La ringrazio per l’attenzione, cordiali saluti.
  • Cordialità.
  • Ringraziando anticipatamente per la disponibilità porgo distinti saluti.

Non c’è dubbio, la chiusura di una lettera formale è un esempio di prassi capace di far rabbrividire il blogger abituato a concludere con call to action e saluti diretti. Però ricordo che questa è una lettera formale, un esempio di comunicazione capace di andare oltre i particolarismi.

Firma e post scriptum

La firma dell’autore in una lettera formale si trova in basso a destra, dopo le conclusioni. Si caratterizza dal nome e cognome dell’autore, ma anche dai riferimenti utili per eventuali contatti. Come il numero di telefono, l’indirizzo fisico e l’email. In questo modo sanno dove trovarti e possono contattarti.

Prima il post scriptum era un passaggio essenziale perché permetteva di aggiungere testo alla lettera. Con la scrittura a mano era importante avere questa soluzione, ma con la videoscrittura tutto passa in secondo piano. In ogni caso il post scriptum (abbreviato PS) può essere preso in considerazione per aggiungere una sezione non strettamente collegata con il tema della lettera.

Allegati e iniziali dell’autore

In basso a sinistra si inseriscono allegati e iniziali dell’autore e del dattilografo. Gli allegati sono dei documenti già citati all’interno del testo che danno la possibilità al lettore di approfondire un passaggio. Le iniziali si trovano sotto a quest’ultimo punto e seguono una regola: iniziali in maiuscolo dell’autore, trattino, iniziali in minuscolo del dattilografo. Adesso la tua lettera formale è chiusa.

Struttura di lettera formale, un esempio

Questi sono gli elementi indispensabili di una lettera formale, ma qual è la struttura di questa comunicazione? Ecco un esempio (creato con Canva) che prende in considerazione tutti i punti elencati, e che mostra l’impostazione base di una lettera da usare per comunicazioni ufficiali.

Struttura di lettera formale
Esempio lettera formale con struttura.

Come puoi vedere da questo esempio di lettera formale c’è una struttura di base da rispettare. Non è difficile impostare una lettera per una comunicazione commerciale, devi solo inserire i punti elencati rispettando un’alternanza stabilita. Alcuni elementi vanno a destra, altri a sinistra. Mi raccomando: il testo deve essere allineato a bandiera. Ovvero tutto a sinistra così preservi la leggibilità.

Modello lettera formale in Word

Devi scrivere una lettera formale al presidente o al sindaco? Cerchi lettere formali già fatte? Non temere, Windows ha una risorsa interessante per te: una serie di fac-simile e template per scrivere con Word. Il famoso programma di videoscrittura, infatti, offre un archivio di lettere commerciali e formali per risolvere tutti i problemi. Ecco l’indirizzo: templates.office.com/it-it/Lettere. In alternativa hai anche il modello lettera formale con OpenOffice.

Compilare busta della lettera

Come scrivere una lettera commerciale? La risposta è già stata data, ma adesso c’è un passaggio ulteriore: quello dell’involucro che permette al contenuto di viaggiare. Ora devi compilare la busta della lettera, ma quali sono i dati essenziali? Ecco uno schema utile per scrivere una busta per la tua lettera.

Questa è la parte anteriore della busta da lettera. La facciata posteriore presenta la linguetta per la chiusura, ed è proprio su questo triangolo che sigilla la corrispondenza che devi inserire i dati del mittente. In questo modo la lettera potrà essere rispedita indietro in caso di problemi.

Per approfondire: come scrivere un libro

Come scrivere una lettera formale

Queste sono le indicazioni utili per scrivere una lettera capace di raggiungere gli obiettivi. Spesso le azioni più semplici possono rivelare ostacoli e difficoltà, ecco perché è giusto indicare come scrivere una lettera a un’azienda, a un’istituzione a un ente. Come formulare un documento valido? Qui ci sono le regole e i consigli per completare una lettera. Hai qualche domanda? Lascia tutte nei commenti.

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Ciao! Sono Riccardo Esposito e sono un webwriter freelance. Questo significa che scrivo dall'alba al tramonto: creo articoli per blog, testi per pagine web, landing page, headline e call to action.

22 COMMENTI

  1. Dopo qualche consultazione e discussione, siamo arrivati alla conclusione che luogo e data possono essere messi sia a destra (sotto il destinatario) che a sinistra.
    Nelle lettere informali, la data può andare anche in basso, dopo il corpo della lettera.

    • Ciao Andrea,
      Come spesso accade ci sono soluzioni diverse per arrivare allo stesso risultato. Anche io ho consultato più fonti e ho seguito questa linea. In ogni caso hai fatto bene a confermare la presenza di soluzioni alternative, non avevo menzionato questo passaggio.

    • La data deve essere scritta in alto a destra, prima dell’indirizzo del destinatario; in alternativa va in basso a sinistra, alla fine del testo e dopo la firma ma leggermente più in basso. Sono regole standard di dattiloscrittura quanto ancora si utilizzavano macchine “manuali”.

  2. Ciao Riccardo,
    Posso opinare questo tuo articolo?!
    Secondo me anche se saper scrivere una lettera e tra le attività di scrittura più importanti poco c’entra con gli argomenti del blog e di chi fa blogging.

    • Ciao, secondo te perché le attività non sono collegate? Perché non è utile parlare di come scrivere una lettera in un blog dedicato alla scrittura online?

      • Ciao,
        le attività non sono collegate perché le regole di scrittura dei blog secondo me sono.diverse e non seguono del tutto le regole di scrittura piu formali.
        In realtà forse e’ solo un mio pregiudizio sempre di scrittura si tratta..

        • In realtà cerco di affrontare tutto ciò che si leghi alla buona scrittura. Magari potrei affrontare anche temi più complessi. Ad esempio come scrivere un romanzo.

          • Allora tratti tutto quello.che e legato alla scrittura.
            Buona idea trattare come si scrive un romanzo. Il fatto e che chi si occupa di scrittura saper scrivere una lettera formale dovrebbe essere scontato.

    • Secondo me si tratta di un’aiuto valido che questo blog offre a coloro che anchora non conoscono una struttura da seguire per l’impostazione di una lettera formale. Buon lavoro!

  3. Ciao.Riccardo ,
    In generale commentando il tuo post sono d’accordo con te che una lettera formale commerciale preveda – o è buona norma che abbia – l’oggetto.
    Secondo me la dicitura Egregio non si usa più, in genere io preferisco Gent.le.
    D’accordo sui saluti.
    Secondo me il ps ovvero post scriptum in una lettera formale non è consigliabile.
    Mentre alla cortese attenzione di che tu ritieni pomposo invece secondo me e consigliabile e lo trovo una forma di cortesia per le lettere invio curriculum per esempio.
    Non trovo alternative a questa formula.
    A mio avviso lettere formali hanno poco a che fare con il blogging dove le regole della scrittura sono altre.

  4. Ciao, per me invece è molto sensato il tema del tuo articolo. Un buon ripasso non fa mai male:-). E’ vero che il tipo di scrittura per il blog ha le proprie caratteristiche, ma è vero anche che come esseri umani e come professionisti, abbiamo il dovere di padroneggiare più strumenti possibile in fatto di scrittura. Io provengo dall’area commerciale, e per la mia esperienza, la capacità più grande risiede proprio nella flessibilità di padroneggiare diversi stili di scrittura e saperli usare alternativamente secondo il contesto del momento

    • Ciao Giacomo, ti ringrazio. Spero che il mio articolo sulla scrittura formale possa aiutarti. Se vuoi lasciare la tua esperienza, poi, non esitare.

  5. Ciao Riccardo. Dovrei scrivere una lettera formale di scuse ad un amministratore delegato di una famosa azienda , con la quale ebbi dei diverbi tre anni fa per motivi che io ritenni gravi ed infatti feci scrivere da un legale non per essere risarcito o altro ma solo per una soddisfazione personale. Non tenni presente le conseguenze e a tutt’oggi sono senza lavoro. Essendo l’azienda privata sono stata consigliata da un mio superiore a scrivere una lettera di scuse formale al dirigente massimo , purtroppo mi trovo in difficoltà in quanto non riesco a trovare un modo sintetico per affrontare i vari argomenti che dovrebbero risultare anche molto descrittivi. Non mi DILUNGO oltre , purtroppo il mio limite è di essere molto prolissa come bene avrai capito. Mi daresti una mano??? Grazie. Bice Formichetti.

    • Ciao Bice, scrivere una lettere formale così delicata non può essere argomenti di un commento. Avresti bisogno di una consulenza specifica, magari quella di un consulente del lavoro.

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