20 consigli per migliorare la produttività

Di Riccardo Esposito | Pubblicato il 6 Mag 2015 - Aggiornato il 7 Dic 2023

Per aumentare la produttività nello studio, sul lavoro e nella scrittura devi mettere da parte le distrazioni. Spegni il telefonino, schedula le attività iniziando dalle più difficili, gestisci luoghi e orari come preferisci. Anche in smart working.

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Questo è l’obiettivo di tutti i professionisti degni di questo nome: bisogna aumentare la produttività. La partita IVA impone salti mortali per raggiungere gli obiettivi e per trovare nuovi clienti online. Ma questo non deve farti perdere di vista le consegne.

Vuoi scoprire come ho migliorato le consegne e i tempi? Non faccio altro che mettere in pratica la mia esperienza, ma senza esagerare. Rispettando gli impegni presi.

Questo è un punto impossibile da ignorare: non puoi accettare nuovi lavori se non riesci a terminare quelli che hai già in cantiere. Ma poi? Come aumentare la produttività? Ecco come riesco a consegnare sempre il lavoro in tempo e s migliorare la produttività.

Togli distrazioni e ciò che non serve

Banale? Certo, eppure questa è la prima perdita di tempo e distrazione di chi lavora ogni giorno e ha bisogno di strategie per aumentare la produttività. Inizia da questo: togli risorse alle attività che hanno poca importanza in termini di rendimento.

Quante volte vai su Facebook e controlli l’email mentre sei al lavoro? Tante. Questo è significativo per migliorare il rendimento e l’efficienza in termini di consegne.

Dai priorità a ciò che serve. E risparmia tempo per lavorare. Questo mi ha permesso di diventare un blogger produttivo. E tu puoi registrare un aumento della produttività.

Segui uno schema di lavoro preciso

Chiaro, la routine ammazza la creatività ma non puoi essere sempre sul tema dell’improvvisazione. Questo vuol dire reinventare ogni giorno qualcosa che hai già.

Non dico che per aumentare la produttività sia giusto perdere di vista l’innovazione, la possibilità di cambiare schema e registro. Ma quando al tabella di marcia impone ritmo e la deadline si avvicina entra in gioco lo schema: inizio, sviluppo, fine con consegna.

Anche io uso strategie per lavorare in modo intelligente: introduzione, innesco, svolgimento, conclusione. Gli articoli hanno un inizio che introduce l’argomento in modo sempre diverso (niente stile giornalistico da 5W), poi innescano il problema.

Poi risolvono, chiedono al pubblico un’opinione con una call to action. Ripeto questo schema con sfumature sempre diverse e tutto diventa più semplice.

Non perdere tempo sui social network

Mai farsi trascinare in una rissa su Facebook. C’è gente che macina odio e bile durante gli scontri sui social network, sono i nuovi fanatici religiosi: gente che inizia crociate senza fine per difendere idee personali, convinzioni senza fondo, professioni inutili.

Sai quante volte ho letto: “Fare blogging non è una professione”? Dovrei fare una battaglia per ogni status e dare importanza a tizio o a caio? Ho altro da fare.

Umberto Eco aveva ragione: i social danno voce a una marea di imbecilli. È così, mi dispiace. Tutti vogliono parlare, tutti hanno un’opinione per arricchire un argomento.

Non controllare i social ogni 5 minuti

Ci danniamo l’anima per risparmiare tempo, aumentare la produttività e togliere tutte le distrazioni che ci impediscono di lavorare bene: che senso ha perdere minuti preziosi per aggiornare un social che non porta nessun vantaggio alla tua attività?

Ciò significa che ogni 5 minuti perdi altri 3 minuti per effettuare login, fare aggiornamenti, formulare risposte, trovare argomenti, discutere… meglio dedicare uno spazio specifico della tua giornata (ma anche due) per effettuare queste operazioni.

Pensa sempre alla prossima mossa

Punto fondamentale per aumentare la produttività. Il mio sguardo è qui, la mia mente è altrove. Lo schema che ho appena citato lo uso anche per lavorare nella mia mente. Così riesco a organizzare le idee mentre faccio altro. E guadagno tempo.

Tutto questo funziona bene se riesci a togliere tutto il rumore di fondo. Riduci al minimo le interazioni, crea delle routine e non chiamare ogni giorno il cliente per dire le stesse cose. Come aumentare la produttività in ufficio o in azienda? Cerca di eliminare:

• Email inutili.
• Telefonate superflue.
• Incontri e meeting.
• Riunioni ridondanti.

Lavora in modo intelligente. Quello che puoi risolvere con una telefonata o una call su Skype di 10 secondi non lo concludi con 30 scambi di email del tutto inutili.

Sono soluzioni che ti portano via il triplo del tempo. Creando le basi per incomprensioni che possono sfociare in malessere. La regola: taglia tutto per essere produttivo.

Sfrutta i tempi morti per produrre tanto

Nei momenti non produttivi penso a quello che devo fare, ma se posso lo faccio. Nel senso che uso lo smartphone per segnare idee e bozze. Funziona bene, ma devi rivedere quello che hai fatto per essere più produttivo a casa, in azienda o in ufficio.

Puoi lavorare in autobus, banche e uffici per migliorare i tempi. Ma questi luoghi non sono il massimo: riesco a mantenere l’attenzione solo grazie a una concentrazione di ferro.

Metti la passione per migliorare la produttività

Ho riflettuto sull’argomento, su come aumentare la produttività, e ho capito che non basta il semplice guadagno. Fissare degli obietti tecnici economici è importante.

Ma questo non mi aiuta a scrivere tanto e bene. Non sono multitasking. Funziona perché quello che faccio mi piace. Alimentare la passione diventa indispensabile altrimenti la forza per fare ciò viene meno. Concediti dei momenti per rinvigorirti.

Pochi giorni fa ho condiviso un grafico molto interessante su. In questo grafico, tre sfere che si intersecano, sono rappresentati gli elementi fondamentali per chi lavora come freelance.

Quali sono? Il tempo, il denaro, la qualità. Questo ci lega a un singolo progetto. Certo, ci sono anche i sentimenti. C’è il legame emotivo nei confronti di un team o di un lavoro. Ma da un punto di vista tecnico questi sono gli ingredienti.

Un lavoro deve essere perfetto, deve essere eseguito in tempi rapidi e a basso costo. Questa è la soluzione ideale per il cliente. Soluzione che, ovviamente, non esiste. Puoi ottenere un lavoro perfetto e a basso costo ma i tempi saranno lunghi; puoi puntare sulla velocità e sui costi bassi sacrificando la qualità. Ma solo se aumenti la produttività.

Concediti dei premi di produttività

La passione è importante per lavorare meglio, ottimizzare la produttività e aumentare il rendimento, ma non basta. A volte hai bisogno di piccoli premi capaci di gratificare.

Non aspettare che siano gli altri a riconoscere il valore del tuo operato, non sempre avviene. Quando hai fatto una buona consegna gratifica il corpo e lo spirito.

Elimina qualche blog nel feed reader

Trovare sempre nuovi feed sugli argomenti che ti interessano è un’ottima soluzione per rimanere sempre aggiornato. Ma hai notato che a un certo punto diventa impossibile seguire ogni risorsa che hai inserito in Feedly? Non sei produttivo.

Il mio consiglio è quello di scoprire sempre nuove risorse, di utilizzare al massimo le capacità del tuo feed reader per rendere l’organizzazione più lineare e agile possibile, ma anche di fare scelte oculate e defenestrare quelle che ormai sono obsolete.

Cerca la comodità della postazione

Mi circondo di comodità, assecondo le mie necessità. Lavorare è un processo legato alla persona, e ci sono dei momenti in cui riesci a dare il massimo. In altri momenti, invece, puoi curare i dettagli più semplici. Puoi mandare le email per aumentare la produttività.

Io assecondo lo lo stakanovista che è in me e cerco di lavorare nel momento più produttivo della giornata. Ovvero la mattina. Ma è un’abitudine personale: se per te la notte è il passaggio giusto puoi usare questo tempo per svolgere delle attività.

Tutto questo riguarda anche la postazione di lavoro. Deve essere comoda, piacevole da vivere: scegli una sedia adeguata, una tastiera che ti permetta di scrivere velocemente, qualche gadget che ti aiuti a sopportare lo stress con uno sguardo.

Per lavorare bene e aumentare la produttività in ufficio devi costruirti un angolo lavorativo. Devi concederti una seduta comoda, un monitor dignitoso, tutti i software utili alla produttività aziendale, un ambiente caldo d’inverno e fresco d’estate.

Una postazione efficace ha una buona connessione, una tastiera morbida al tatto e un mouse rapido. Magari due monitor per velocizzare il lavoro (e darti un tono). Ma non è solo una questione tecnica, trova la tua soluzione per migliorare la produttività.

Elimina quello che non serve dal lavoro

Non sei una macchina: sei un essere umano e a tratti puoi ritrovarti in difficoltà. Dai alla scrivania un tocco personale, arricchiscila con un gadget o una foto. Questi dettagli ti daranno forza. Per devi eliminare il superfluo, ciò che non serve per il lavoro.

Butta tutto ciò che non ti serve. Nomina i file e le cartelle in modo che siano rintracciabili. Crea un archivio di sicurezza per i documenti più importanti e metti ordine nel tuo ufficio ogni sera. Questa è la base di partenza per essere multitasking e produttivo.

Gestisci le pause e non interrompere

Questo è il passaggio difficile. Quando lavori non devi fare pausa quando vuoi ma stabilisci dei momenti. Devi dedicare la tua attenzione al singolo compito.

Ancora un consiglio. La pausa può può essere anche la soluzione giusta per risolvere crisi creative tipo il blocco dello scrittore. Non fermarti davanti alle difficoltà: fai uno spot, prendi aria, rinfresca le idee. E poi ricomincia con le idee chiare per essere produttivo.

Lavorare bene non vuol dire lavorare ogni singolo minuto. La mente ha bisogno di recupero e tu devi essere capace di individuare il giusto equilibrio tra lavoro e riposo. Oppure devi adottare un metodo con le migliori app per gestire il tempo.

Io ti suggerisco quello del Pomodoro (25 minuti di lavoro e 5 di pausa) o del 30/30 che ti permette di pianificare il tempo necessario per qualsiasi attività della tua giornata. Ecco una schermata dell’app per organizzare il tuo lavoro produttivo in ufficio.

Un consiglio per aumentare la produttività come libero professionista: devi smetterla con il mito del multitasking. Concentrati su un unico obiettivo, lavora a un progetto.

Non distrarti, pensa alla deadline

Chiudi tutte le applicazioni che possono inviare notifiche e messaggi (Facebook, Twitter, LinkedIn, Skype). Poi silenzia il telefonino, blocca la porta, manda a casa amici, parenti e collaboratori molesti: per lavorare bene hai bisogno di tranquillità.

Questo vale anche per chi deve scrivere. Piccola attenzione dedicata ai colleghi web content writer. Per aggirare la distrazione del monitor, ed evitare che l’occhio cada su altre finestre del browser, puoi usare un programma di scrittura minimal:

• ulyssesapp.com
• ommwriter.com
• writeroom
• bywordapp.com

Se preferisci scrivere direttamente su WordPress usa la funzione distraction free writing. Basta iniziare a digitare i tasti par ottenere uno schermo pulito e libero.

Il mio consiglio: vai. Consegna. Scrivi la tua email. Agire – senza lasciarsi ingabbiare dai dubbi, dalle incertezze, dai se – è il miglior modo per essere produttivi.

Ogni lavoro può essere migliorato. Avrai altre occasioni e imparerai dagli errori. Non puoi rinunciare alla tua vita professionale solo perché non sei perfetto.

Stesso discorso per i software: perdi tempo per cercare il programma perfetto, l’applicazione decisiva. Perché non impieghi il tuo tempo per creare e consegnare?

Usa il Pomodoro per organizzare il tempo

Questa combinazione di pause e lavoro può darti una mano. Come aumentare la produttività e consegnare sempre in tempo? Quando il gioco si fa duro io uso la Pomodoro Technique, vale a dire un sistema di lavoro che si articola così:

• Scegli un task da portare a termine.
• Carica il timer a 25 minuti.
• Lavora senza distrazioni.
• Quando suona spunta il task sulla lista.
• Fai una pausa di 5 minuti senza lavorare.
• Ricomincia. Ogni 4 Pomodoro fai una pausa più lunga.

Questo sistema ti costringe a lavorare senza distrazioni e a focalizzarti sul compito. I vantaggi che porta questa gestione del tempo? Stop agli errori dovuti alla mancanza di concentrazione, alle consegne bucate e alle stime sballate. Lo svantaggio?

È alienante. Io lo uso quando sono alle strette. Sbagliando, la tecnica del Pomodoro dovrebbe essere usata con costanza per dare dei risultati in termini di produttività.

Lavora subito su uno stile di vita sano

Un piccolo consiglio che va al di fuori delle tecniche per spingere sulla produttività e il rendimento professionale. Ma che incide sulla produttività: metti da parte tutto ciò che può portare a un decadimento fisico e prenditi cura del tuo corpo.

Soprattutto se hai più di 35 anni, momento in cui il corpo inizia a dare segni di cedimento. Anche io ho avuto questo sentore, e seguo alcune regole per la produttività in ufficio:

• Dormo minimo 7 ore.
• Mangio molta frutta e verdura.
• Pochi dolci e cibi pesanti.
• Bevo tanta acqua.
• Faccio attività fisica.
• Niente fumo e alcolici.

Quindi sono diventato un monaco guerriero? No, è chiaro che nei fine settimana c’è spazio per qualcosa di diverso. Ma voglio solo dire che non puoi aspettarti di andare a una festa il mercoledì sera e aspettarti il massimo rendimento il giovedì.

Allontana le persone tossiche dalla tua routine

Non devi solo rinunciare alle cattive abitudini, anche alcuni individui rientrano nella lista di ciò che devi mettere da parte per stare meglio. Ci sono persone che trovano piacere nel pessimismo, nell’autolesionismo e nel ferire l’altro sul posto di lavoro.

Troverai colleghi che amano perdere tempo e clienti che vogliono fare riunioni, parlare a telefono, scrivere email chilometriche. Se possibile, combatti le cattive abitudini.

Altrimenti silenzia questi soggetti. Mai rispondere ai clienti su WhatsApp, le comunicazioni devono essere gestite sempre via email. E poi uso Sound Profile per definire dei numeri e delle preferenze in termini di permessi rispetto a chi può disturbare.

Esternalizza, rifiuta, elimina tutto, ignora

Ci sono dei compiti che non puoi svolgere perché non hai il tempo necessario. O magari perché non ti conviene rinunciare ad altri impegni che sono più remunerativi.

La vita lavorativa è fatta di scelte. Pensa a tutte le collaborazioni che ti propongono, ai guest post che ti chiedono di scrivere, ai progetti per creare un futuro florido. Ma che, purtroppo, non offrono alcuna ricompensa. Accetti tutto per guadagnare di più?

Ti ritroverai a breve senza tempo per lavorare. Quando possibile, esternalizza i compiti per essere più produttivo. Assegna ad altre persone le attività che dovresti svolgere. Esternalizzare, ovviamente, vuol dire pagare la persona che dovrà occuparsene sempre.

Una persona capace di restituire il lavoro con le tue indicazioni. Altrimenti hai solo una strada davanti a te: rifiutare. Non puoi fare tutto. Se un’attività non ha i requisiti per essere portata a termine o esternalizzata devi solo accantonarla per lavorare meglio.

Prendi meno clienti e alza i prezzi

Una delle regole fondamentali per aumentare la produttività: lavora con la regola di Pareto. Ovvero, l’80% dei tuoi guadagni deve arrivare dal 20% dei clienti. Questo significa diminuire il numero dei contatti e fare in modo che siano più remunerativi.

Devi avere meno clienti che pagano molto. Ogni customer non è solo una fonte di reddito ma anche di distrazione che si manifesta attraverso email, telefonate, messaggi. Devi riconoscere il cliente che ti porta rogne. Quello, ad esempio, che paga 10 e vuole 20.

E che magari chiede lo sconto perché l’altro fa la stessa cosa a meno. Crea un preventivo capace di rispecchiare le tue competenze e non aver paura a fare il salto di qualità.

Proporre prezzi alti senza un reale valore è sbagliato. Ma lavora bene sul brand e fa’ in modo che il valore di ciò che fai sia anche sostenuto da una buona reputazione.

Quando lavori su un preventivo valuta il fattore tempo. Non lasciarti ingannare dalle somme di denaro illuminanti che costringono a terminare lavori in tempi minimi.

Non lasciare che sia il cliente a definire i tempi dei passaggi. Prenditi il tuo tempo quando puoi. Questo è l’unico modo che conosco per terminare un lavoro.

Usa app per migliorare la produttività

Esistono applicazioni che consentono di ottimizzare il rendimento lavorativo perché riescono a svolgere dei compiti e a organizzare dei passaggi importanti per il tuo equilibrio. Io consiglio, però, di lavorare con poche app per organizzare il lavoro.

Non hai bisogno dello smartphone pieno di soluzioni per gestire il tempo. Ad esempio, se vuoi sfruttare la tecnica del pomodoro puoi usare Focus Keeper o Be Focused che riproducono il timer con le relative pause e dei grafici per valutare il rendimento.

Chi lavora con la scrittura può trovare beneficio grazie ad applicazioni di dettatura come Speechnotes, mentre una soluzione valida per tutti è Wunderlist – To Do & Lista. Ovvero una soluzione per creare delle liste di attività utili da svolgere ogni giorno.

Tutto questo può essere sostituito da Google Keep, il block notes di Mountain View, e Gmail. Con il primo creo le to do list di produttività e il secondo lo uso per definire le attività: rispondere alle email vuol dire risolvere un compito che può essere eliminato.

Sfrutta il cloud per archiviare tutto

Sai come migliorare la produttività e resa sul lavoro, che sia smart working o in ufficio. Con il cloud. Devi usare le app per gestire file e operazioni in qualsiasi momento, da casa o sul posto di lavoro. Sto parlando di nomi come Evernote, Dropbox e Google Drive.

Vale a dire un archivio online e una suite per creare, condividere e conservare file grazie a Google Docs. In realtà puoi usare anche Evernote per prendere appunti e Google Calendar, fondamentale per creare un planning e aumentare la produttività aziendale.

Da leggere: lavorare meglio a casa con internet

Come aumentare la produttività?

La mia esperienza la trovi nei punti che hai letto: esperienza, metodo, libertà. Piccoli trucchi, grandi risultati: questo è il mio modo per aumentare la produttività.

Non ho la presunzione di mettere questi punti in cima alla lista e pensare che siano validi sempre. Ecco perché chiedo la tua opinione: lascia nei commenti la tua esperienza e i tuoi consigli per aumentare la produttività nel tuo lavoro in azienda o in ufficio.

Categoria: Lavoro online