15 consigli per migliorare la produttività sul lavoro

Quali sono i punti per ottimizzare la tua efficienza sul lavoro? Ecco tutto quello che devi fare per consegnare sempre il tuo compito in perfetto orario. E soddisfare i clienti.

Questo è l’obiettivo di tutti i professionisti degni di questo nome: bisogna aumentare la produttività. La partita IVA impone salti mortali per raggiungere gli obiettivi e per trovare nuovi clienti online. Ma questo non deve farti perdere di vista le consegne.

come aumentare la produttività
Le regole per migliorare il rendimento.

Vuoi scoprire come ho migliorato le consegne e i tempi? Non faccio altro che mettere in pratica la mia esperienza, ma senza esagerare. Rispettando gli impegni presi.

Questo è un punto impossibile da ignorare: non puoi accettare nuovi lavori se non riesci a terminare quelli che hai già in cantiere. Ma poi? Come aumentare la produttività? Ecco come riesco a consegnare sempre il lavoro in tempo.

Togli distrazioni e ciò che non serve

Banale? Certo, eppure questa è la prima perdita di tempo e distrazione di chi lavora ogni giorno e ha bisogno di strategie per aumentare la produttività. Inizia da questo: togli risorse alle attività che hanno poca importanza in termini di rendimento.

Quante volte vai su Facebook e controlli l’email mentre sei al lavoro? Tante. Questo è significativo per migliorare il rendimento e l’efficienza in termini di consegne.

Dai priorità a ciò che serve veramente. E risparmia tempo, iniziando da poco. Questo mi ha permesso di diventare un blogger produttivo.

Segui uno schema di lavoro preciso

Chiaro, la routine ammazza la creatività ma non puoi essere sempre sul tema dell’improvvisazione. Questo vuol dire reinventare ogni giorno qualcosa che hai già.

Non dico che per aumentare la produttività sia giusto perdere di vista l’innovazione, la possibilità di cambiare schema e registro. Ma quando al tabella di marcia impone ritmo e la deadline si avvicina entra in gioco lo schema: inizio, sviluppo, fine.

Da leggere: come trovare il tempo per scrivere un libro

Un esempio personale: la scrittura di un articolo

Anche io uso strategie per lavorare in modo intelligente: introduzione, innesco, svolgimento, conclusione. Gli articoli hanno un inizio che introduce l’argomento in modo sempre diverso (niente stile giornalistico da 5W), poi innescano il problema.

Poi risolvono, chiedono al pubblico un’opinione con una call to action. Ripeto questo schema con sfumature sempre diverse e tutto diventa più semplice.

Non perdere tempo sui social network

Mai farsi trascinare in una rissa su Facebook. C’è gente che macina odio e bile durante gli scontri sui social, sono i nuovi fanatici religiosi: gente che inizia crociate senza fine per difendere idee personali, convinzioni senza fondo, professioni inutili. Ognuno coltiva il proprio orticello e lo difende con i denti.

Non perdere tempo sui social network
Aumenta la produttività sul lavoro.

Sai quante volte ho letto: “Fare blogging non è una professione”? Dovrei fare una battaglia per ogni status e dare importanza a tizio o a caio? Ho altro da fare, ho un lavoro da portare a termine: prenditi la ragione, portatela a casa.

Umberto Eco (in parte) aveva ragione: i social danno voce a una marea di imbecilli. È così, mi dispiace. Tutti vogliono parlare, tutti hanno un’opinione per arricchire un argomento. Sai quante assurdità vengono partorite ogni giorno? Quanti pensieri negativi, quante reazioni violente e accuse velate? Una marea. Ignora.

Pensa sempre alla prossima mossa

Punto fondamentale per aumentare la produttività. Il mio sguardo è qui, la mia mente è altrove. Lo schema che ho appena citato lo uso anche per lavorare nella mia mente. Così riesco a organizzare le idee mentre faccio altro. E guadagno tempo.

Tutto questo funziona bene se riesci a togliere tutto il rumore di fondo. Riduci al minimo le interazioni, crea delle routine e non chiamare ogni giorno il cliente per dire le stesse cose. Come aumentare la produttività? Cerca di eliminare:

  • Email inutili.
  • Telefonate superflue.
  • Incontri e meeting.
  • Riunioni ridondanti.

Lavora in modo intelligente. Quello che puoi risolvere con una telefonata o una call su Skype di 10 secondi non lo concludi con 30 scambi di email del tutto inutili.

Sono soluzioni che ti portano via il triplo del tempo. Creando le basi per incomprensioni che possono sfociare in malessere. La regola: taglia tutto.

Sfrutta i tempi morti per produrre

Nei momenti non produttivi penso a quello che devo fare, ma se posso lo faccio. Nel senso che uso lo smartphone per segnare idee e bozze. Funziona bene, ma devi rivedere quello che hai fatto a casa o in ufficio. Con attenzione.

Puoi lavorare in autobus, banche e uffici. Ma questi luoghi non sono il massimo: riesco a mantenere l’attenzione solo grazie a una concentrazione di ferro.

Passione al centro della produttività

Ho riflettuto sull’argomento, su come aumentare la produttività, e ho capito che non basta il semplice guadagno. Fissare degli obietti tecnici economici è importante.

Ma questo non mi aiuta a scrivere tanto e bene. Non sono multitasking. Funziona perché quello che faccio mi piace. Alimentare la passione diventa indispensabile altrimenti la forza per fare ciò viene meno. Concediti dei momenti per rinvigorirti.

Concediti dei premi di produttività

La passione è importante per lavorare meglio e aumentare il rendimento, ma non basta. A volte hai bisogno di piccoli premi capaci di gratificare la tua opera.

Non aspettare che siano gli altri a riconoscere il valore del tuo operato, non sempre avviene. Quando hai fatto una buona consegna gratifica il corpo e lo spirito.

Cerco la comodità della postazione

Mi circondo di comodità, assecondo le mie necessità. Lavorare è un processo legato alla persona, e ci sono dei momenti in cui riesci a dare il massimo. In altri momenti, invece, puoi curare i dettagli più semplici. Puoi mandare le email, ecco.

Io assecondo lo lo stakanovista che è in me e cerco di lavorare nel momento più produttivo della giornata. Ovvero la mattina. Ma è un’abitudine personale: se per te la notte è il passaggio giusto puoi trasformarti in un vampiro iperproduttivo.

Tutto questo riguarda anche la postazione di lavoro. Deve essere comoda, piacevole da vivere: scegli una sedia adeguata, una tastiera che ti permetta di scrivere velocemente, qualche gadget che ti aiuti a sopportare lo stress con uno sguardo.

Per lavorare bene e aumentare la produttività in ufficio devi costruirti un angolo lavorativo. Devi concederti una seduta comoda, un monitor dignitoso, tutti i software utili alla produttività, un ambiente caldo d’inverno e fresco d’estate.

Una postazione efficace ha una buona connessione, una tastiera morbida al tatto e un mouse rapido. Magari due monitor per velocizzare il lavoro (e darti un tono). Ma non è solo una questione tecnica, trova la tua soluzione per migliorare la produttività.

Elimina quello che non serve

Non sei una macchina: sei un essere umano e a tratti puoi ritrovarti in difficoltà. Dai alla scrivania un tocco personale, arricchiscila con un gadget o una foto. Questi dettagli ti daranno forza. Per devi eliminare il superfluo.

O almeno tutto ciò che non serve per il lavoro. Perché appesantire la scrivania con mille oggetti che non hanno utilità? Ok, hai il tuo gadget. Ma il resto?

seduta ergonomica
Organizza la tua scrivania al meglio.

Stessa domanda vale anche per la scrivania virtuale: perché sembra che sia esplosa una bomba sul tuo desktop? Credi che sia facile lavorare con file inutili?

Butta tutto ciò che non ti serve. Nomina i file e le cartelle in modo che siano rintracciabili. Crea un archivio di sicurezza per i documenti più importanti e metti ordine nel tuo ufficio ogni sera. Questa è la base di partenza per essere multitasking.

Gestisco le pause e non interrompo

Questo è il passaggio difficile. Quando lavori non devi fare pausa quando vuoi ma stabilisci dei momenti. Devi dedicare la tua attenzione al compito.

Se hai già le idee organizzate e sai già cosa devi fare il risultato è dietro l’angolo. Ma cosa accade se interrompi ogni 30 secondi? Stabilisci dei momenti precisi.

Ancora un consiglio. La pausa può può essere anche la soluzione giusta per risolvere crisi creative tipo il blocco dello scrittore. Non fermarti davanti alle difficoltà: fai uno spot, prendi aria, rinfresca le idee. E poi ricomincia con le idee chiare.

Lavorare bene non vuol dire lavorare ogni singolo minuto. La mente ha bisogno di recupero e tu devi essere capace di individuare il giusto equilibrio tra lavoro e riposo. Oppure devi adottare un metodo con le migliori app per gestire il tempo.

Io ti suggerisco quello del Pomodoro (25 minuti di lavoro e 5 di pausa) o del 30/30 che ti permette di pianificare il tempo necessario per qualsiasi attività della tua giornata. Ecco una schermata dell’app per organizzare il tuo lavoro.

app tempo smartphone
App per gestire il tempo.

Un consiglio per aumentare la produttività: devi smetterla con il mito del multitasking. Concentrati su un unico obiettivo, lavora a un progetto.

Non distrarti, pensa alla deadline

Chiudi tutte le applicazioni che possono inviare notifiche e messaggi (Facebook, Twitter, LinkedIn, Skype). Poi silenzia il telefonino, blocca la porta, manda a casa amici, parenti e collaboratori molesti: per lavorare bene hai bisogno di tranquillità.

Questo vale anche per chi deve scrivere. Piccola attenzione dedicata ai colleghi web writer. Per aggirare la distrazione del monitor, ed evitare che l’occhio cada su altre finestre del browser, puoi usare un programma di scrittura minimal:

Se preferisci scrivere direttamente su WordPress usa la funzione distraction free writing. Basta iniziare a digitare i tasti par ottenere uno schermo pulito e libero.

Adesso vai, muoviti

Il mio consiglio: vai. Consegna. Scrivi la tua email. Agire – senza lasciarsi ingabbiare dai dubbi, dalle incertezze, dai se – è il miglior modo per essere produttivi.

Ogni lavoro può essere migliorato. Avrai altre occasioni e imparerai dagli errori. Non puoi rinunciare alla tua vita professionale solo perché non sei perfetto.

Stesso discorso per i software: perdi tempo per cercare il programma perfetto, l’applicazione decisiva. Perché non impieghi il tuo tempo per creare e consegnare?

Tecnica Pomodoro per organizzare il tempo

Questa combinazione di pause e lavoro può darti una mano. Come aumentare la produttività e consegnare sempre in tempo? Quando il gioco si fa duro io uso la Pomodoro Technique, vale a dire un sistema di lavoro che si articola così:

  • Scegli un task da portare a termine.
  • Carica il timer a 25 minuti.
  • Lavora senza distrazioni.
  • Quando suona spunta il task sulla lista.
  • Fai una pausa di 5 minuti senza lavorare.
  • Ricomincia. Ogni 4 Pomodoro fai una pausa più lunga.

Questo sistema ti costringe a lavorare senza distrazioni e a focalizzarti sul compito. I vantaggi che porta questa gestione del tempo? Stop agli errori dovuti alla mancanza di concentrazione, alle consegne bucate e alle stime sballate. Lo svantaggio?

tecnica del pomodoro
Documento per gestire i task, lo puoi scaricare qui.

È alienante. Io lo uso quando sono alle strette. Sbagliando, la tecnica del Pomodoro dovrebbe essere usata con costanza per dare dei risultati.

Lavora subito su uno stile di vita sano

Un piccolo consiglio che va al di fuori delle tecniche per spingere sulla produttività e il rendimento professionale. Ma che incide sulla produttività: metti da parte tutto ciò che può portare a un decadimento fisico e prenditi cura del tuo corpo.

Soprattutto se hai più di 35 anni, momento in cui il corpo inizia a dare segni di cedimento. Anche io ho avuto questo sentore, e seguo alcune regole:

  • Dormo minimo 7 ore.
  • Mangio molta frutta e verdura.
  • Pochi dolci e cibi pesanti.
  • Bevo tanta acqua.
  • Faccio attività fisica.
  • Niente fumo e alcolici.

Quindi sono diventato un monaco guerriero? No, è chiaro che nei fine settimana c’è spazio per qualcosa di diverso. Ma voglio solo dire che non puoi aspettarti di andare a una festa il mercoledì sera e aspettarti il massimo rendimento il giovedì.

Allontana le persone tossiche dalla tua routine

Non devi solo rinunciare alle cattive abitudini, anche alcuni individui rientrano nella lista di ciò che devi mettere da parte per stare meglio. Ci sono persone che trovano piacere nel pessimismo, nell’autolesionismo e nel ferire l’altro sul posto di lavoro.

Senza cadere nel patologico, troverai colleghi che amano perdere tempo e clienti che vogliono fare riunioni, parlare a telefono, scrivere email chilometriche. Se possibile, combatti le cattive abitudini. Altrimenti silenzia questi soggetti.

Inizio dallo smartphone: mai rispondere ai clienti su WhatsApp, le comunicazioni devono essere gestite sempre via email. E poi uso Sound Profile per definire dei numeri e delle preferenze in termini di permessi rispetto a chi può disturbare.

Esternalizza, rifiuta, elimina tutto, ignora

Ci sono dei compiti che non puoi svolgere perché non hai il tempo necessario. O magari perché non ti conviene rinunciare ad altri impegni che sono più remunerativi.

La vita lavorativa è fatta di scelte. Pensa a tutte le collaborazioni che ti propongono, ai guest post che ti chiedono di scrivere, ai progetti per creare un futuro florido. Ma che, purtroppo, non offrono alcuna ricompensa. Accetti tutto?

rifiutare i lavori
A volte devi solo rifiutare i lavori.

Ti ritroverai a breve senza tempo per lavorare. Quando possibile, esternalizza i compiti. Assegna ad altre persone le attività che dovresti svolgere. Esternalizzare, ovviamente, vuol dire pagare la persona che dovrà occuparsene sempre.

Una persona capace di restituire il lavoro con le tue indicazioni. Altrimenti hai solo una strada davanti a te: rifiutare. Non puoi fare tutto. Se un’attività non ha i requisiti per essere portata a termine o esternalizzata devi solo accantonarla.

Meno clienti, brand e prezzi più alti

Una delle regole fondamentali per aumentare la produttività: lavora con la regola di Pareto. Ovvero, l’80% dei tuoi guadagni deve arrivare dal 20% dei clienti. Questo significa diminuire il numero dei contatti e fare in modo che siano più remunerativi.

Ciò significa che devi avere meno clienti, che però devono pagare molto. Ogni customer non è solo una fonte di reddito ma anche di distrazione che si manifesta attraverso email, telefonate, messaggi. Quindi devi imparare a riconoscere il cliente che ti porta rogne. Quello, ad esempio, che paga 10 e vuole 20.

E che magari chiede lo sconto perché l’altro fa la stessa cosa a meno. Crea un preventivo capace di rispecchiare veramente le tue competenze e non aver paura a fare il salto di qualità. Ovviamente devi essere corretto, non gonfiare i prezzi.

Proporre prezzi alti senza un reale valore è sbagliato. Ma lavora bene sul brand e fa’ in modo che il valore di ciò che fai sia anche sostenuto da una buona reputazione.

Usa app per migliorare la produttività

Esistono applicazioni che consentono di ottimizzare il rendimento lavorativo perché riescono a svolgere dei compiti e a organizzare dei passaggi importanti per il tuo equilibrio. Io consiglio, però, di lavorare con poche app per organizzare il lavoro.

Non hai bisogno dello smartphone pieno di soluzioni per gestire il tempo. Ad esempio, se vuoi sfruttare la tecnica del pomodoro puoi usare Focus Keeper o Be Focused che riproducono il timer con le relative pause e dei grafici per valutare il rendimento.

Applicazioni per il rendimento e il lavoro

Chi lavora con la scrittura può trovare beneficio grazie ad applicazioni di dettatura come Speechnotes, mentre una soluzione valida per tutti è Wunderlist – To Do & Lista. Ovvero una soluzione per creare delle liste di attività da svolgere ogni giorno.

Puoi fare tanto con la dettatura vocale.

Tutto questo può essere sostituito da Google Keep, il block notes di Mountain View, e Gmail. Con il primo creo le to do list e il secondo lo uso per definire le attività: rispondere alle email vuol dire risolvere un compito che può essere eliminato.

Usa il cloud per archiviare tutto

Sai come migliorare la resa sul lavoro, che sia smart working o in ufficio. Con il cloud. Devi usare le app per gestire file e operazioni in qualsiasi momento, da casa o sul posto di lavoro. Sto parlando di nomi famosi come Dropbox e Google Drive.

Vale a dire un archivio online e una suite per creare, condividere e conservare file grazie a Google Docs. In realtà puoi usare anche Evernote per prendere appunti e Google Calendar, fondamentale per creare un planning dei lavori.

Da leggere: lavorare meglio a casa con internet

Come aumentare la produttività?

La mia esperienza la trovi nei punti che hai letto: esperienza, metodo, libertà. Piccoli trucchi, grandi risultati: questo è il mio modo per aumentare la produttività.

Non ho la presunzione di mettere questi punti in cima alla lista e pensare che siano validi sempre. Ecco perché chiedo la tua opinione: lascia nei commenti la tua esperienza e i tuoi consigli per aumentare la produttività nel tuo lavoro.

16 COMMENTI

  1. 9 punti fantastici. Alcuni li applico anche io, gli altri devo provare ad inserirli nel mio modus operandi. La headline difficilmente è la prima cosa che scrivo, di solito metto un appunto sull’argomento (il tag più vicino), poi mentre scrivo mi viene automaticamente il titolo giusto.
    Se mi permetti aggiungerei il 10° consiglio, scrivere di qualunque cosa. Io scrivo anche per un sito di news e di intrattenimento e lo uso come palestra per “allenare” il mio modo di scrivere e la mia mente.

  2. Buongiorno a tutti.
    Non faccio il blogger di mestiere, ho un blog da “dipendente”, scrivo nei ritagli di tempo strappati. I miei articoli nascono e sono elaborati nella mia mente, è una cosa naturale. Il risultato una volta finiva sul blocco notes (di carta) adesso su Evernote, da quest’ultimo, gli appunti elaborati (dopo ore di lavoro) sono pronti per il blog o slideshare.

    Il treno e la metro sono i momenti di tempo che sfrutto per elaborare la bozza e in genere la sera a casa è sfruttata per realizzare i progetti legati all’articolo e mettere in bella copia.

    I genere i miei articoli sono articolati in vari capitoli e sottocapitoli, prima scrivo tutto quel che riguarda il puro testo, anche in forma non sequenziale e successivamente dedico il resto a tabelle, immagini, snippet code, figure e risorse collegate.

    Nel mio caso il tempo per realizzare un articolo è variabile da 2g a 10g, si allunga quando a un articolo è associato un progetto (che ospito su github), che se anche d’esempio richiede tempo per la realizzazione e test.

    Questa è una breve sintesi della mi esperienza.

    • I tempi sono relativi, ogni blogger deve prendersi le ore necessarie per ottenere il miglior risultato possibile.

  3. Ciao Riccardo,
    piacere di conoscerti anche qui!
    Che dire? Un post molto molto interessante che mi serve in questo periodo in cui sto cercando di uscire dalla mia scarsa produttività.
    Avere uno schema serve (in proposito sto leggendo un libro che conoscerai di certo “Lavoro dunque scrivo”) e secondo me – ed è il punto che aggiungerei – quando sei scarsamente ispirato, serve leggere un qualcosa che ti ispiri. Che sia l’inizio di un articolo di carta, un pezzo su Internet di approfondimento o anche un articolo su come fare certe cose. Insomma, farsi ispirare 🙂
    Ciaoo

    • Grazie Cristina, hai ragione: leggere autori in gamba può essere utile per aumentare la produttività. Ti ringrazio, passa di nuovo sul mio blog 😉

  4. Sempre utili i tuoi consigli!
    Trovo impegnativo gestire il mio blog, che utilizzo per promuovere il mio lavoro, ed il tempo impiegato per scrivere a volte è davvero molto!
    Come vedi il fatto di alternare a post “impegnati” uno più “leggero”? Secondo te ne potrebbe risentire la qualità/professionalità del blog?

    • Ciao Lucia, puoi essere leggera anche rimanendo professionale. Ad esempio puoi sintetizzare delle risorse utili per chi lavora nel tuo settore. Magari per te quei tool sono semplici, ma per chi sta iniziando possono essere una scoperta.

  5. Ciao Riccardo, complimenti per i tuoi testi interessanti. Posso chiederti quale app usi per la dettatura da smartphone?
    Grazie e buona serata!

  6. Grazie Riccardo per i tuoi consigli. Anche io ho preso l’abitudine di appuntarmi note e pensieri sullo Smartphone per non tenere tutto a mente. Invece le fasi in cui perdo più tempo sono quelle in cui scelgo il titolo e la foto giusta. Soprattutto per quest’ultima. Sia sul mio blog personale che su quello legato alla mia professione di assistente virtuale utilizzo almeno 1 volta al mese l’ intervista ad un esperto per valorizzare il tema e l’articolo con un contributo qualificato. Cosa ne pensi?Grazie, Sara

    • Per il titolo è una questione di abitudine: io uso il sistema dei tre cerchi. L’headline deve essere informativa, SEO friendly e persuasiva. Ragiona pensando a questi punti e sei ok. Per l’immagine devi cercare nel posto giusto. Quale fonte usi?

      scrivere buona headline

  7. Grazie per le tue indicazioni. Per quanto riguarda le foto, dipende. Come fonti uso quelle free che sono libere dal Copyright, per es. Pixabay o Google impostando i filtri per l’utilizzo libero.

    • Io ti direi di usare qualcosa di più specifico come Unsplash, Pexel, Picjumbo. E se hai un po’ di tempo personalizzale con Canva. Io ho trovato molto utile lavorare con questo tool.

  8. Posso chiederti qualche consiglio in merito a quali applicazioni utilizzare per dettare al cellulare? Grazie

    • Allora, tra le app per dettatura vocale su smartphone ti consiglio Dictadroid, perfetto per dettare note su Android, e poi c’è Dragon Dictation per piattaforme iOS (iPhone) ed Android con software NaturallySpeaking che è molto efficace anche per iPad e tablet.

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