Di Riccardo Esposito | Pubblicato il - Aggiornato il
Per organizzare una redazione hai bisogno di pianificare il lavoro con un calendario editoriale. In questo modo puoi pianificare compiti e attività. Evitando inutili perdite di tempo. Anche la scelta dei tool è decisiva per la redazione.
Hai lavorato come blogger o come web writer, e le cose sono andate alla grande. All’improvviso ti chiedono di fare il grande passo e di lavorare dall’altro lato della barricata: tu chiedono di organizzare una redazione di blogger e giornalisti.
È capitato anche a me, sai? Io di solito lavoro come blogger freelance – quindi scrivo e pubblico articoli, ma non solo – e poi ho dovuto organizzare una relazione. Ho dovuto imparare un nuovo lavoro. Difficile? Facile? Un impegno diverso, ecco.
Indice dei contenuti
Ora devi gestire una redazione online
Prima dovevi rispettare le consegne, ora le fai rispettare. Devi scrivere di meno e controllare di più: ecco come organizzare una redazione di blogger e giornalisti.
Ovviamente questa è una guida per organizzare una redazione non ufficiale e non definitiva, è nata dalla mia esperienza che per forza di cose è limitata.
Ogni situazione ha delle necessità a parte, e non è detto che le mie indicazioni siano valide in ogni caso. Però sicuramente queste linee guida ti saranno d’aiuto per mettere in riga i tuoi colleghi. Ma Come funziona una redazione digitale?
Cos’è una redazione web, definizione
La redazione è un insieme di giornalisti o blogger che creano articoli – in generale contenuti – da pubblicare su una piattaforma cartacea, web, radio o televisiva.
Una piattaforma che ora dipende dalla tua capacità organizzativa. Il capo redattore è il responsabile, è la figura che deve guidare gli autori verso la linea editoriale.
Poi ci sono altri soggetti che possono comprendere tutti quelli che trovi di solito in un organigramma. Di cosa sto parlando esattamente? Ecco qualche consiglio.
Da leggere: come scrivere un articolo sul blog
Ecco l’organigramma di un giornale
Anche se non deve essere per forza quello di un giornale, la base di partenza per definire una redazione è quella dei quotidiani. Ecco la struttura redazionale (Wikipedia) che di solito caratterizza una realtà comunicativa degna di questo nome:
- Direttore responsabile
- Vicedirettori
- Caporedattori
- Inviati
- Capiservizio
- Redattori ordinari
- Praticanti
L’organigramma di una redazione online è più snella, ed è composta da 3 soggetti fondamentali: il proprietario della piattaforma che spesso (ma non sempre) coincide con il soggetto che determina la linea editoriale, il capo redattore e i blogger. Qual è il compito del capo redattore? Creare un piano editoriale, un documento essenziale.
Come creare il piano editoriale strategico
Vale a dire la mappa che permetterà alle persone di scrivere i contenuti. Il piano editoriale è fondamentale per organizzare una redazione di blogger.
Attraverso questo documento puoi definire il lavoro e condividere informazioni utili con gli altri blogger. Ecco una lista di punti da definire nel piano editoriale:
Obiettivi
Cosa speri di ottenere dalle pubblicazioni? Vuoi aumentare le visite? Preferisci creare interazione? Vuoi aumentare la presenza sui social o fare brand awareness?
Target
Quali sono i lettori del blog? Li conosci? Hai dato uno sguardo alle community e ai commenti per scoprire le esigenze dei lettori? Questi punti sono importanti.
Contenuti
Cosa scrivi? Quali sono gli argomenti del blog? Quale sarà lo stile che utilizzerai per comunicare informazioni ed emozioni? Quale sarà, in altre parole, il tone of voice?
Pubblicazione
Poi c’è il fattore tempo: quanti articoli vuoi pubblicare nell’arco di una settimana? Rispondere a questa domanda vuol dire iniziare a ragionare sul numero di blogger. Non è semplice tutto questo, ecco perché devi lavorare con un professionista.
Approfondimenti per organizzare una redazione
- 10 trucchi per usare al massimo Gmail
- Scrivere ogni giorno: è possibile?
- Come scrivere un articolo di giornale
Strumenti editoriali necessari alla redazione web
Per organizzare una redazione hai bisogno di pochi strumenti. Siamo sul web, puoi lasciare il fax in cantina: per gestire un gruppo di blogger il telefono può essere utile, ma c’è tanto altro. Come Dropbox, Google Docs e Google Calendar, Feedly.
Molti servizi sono gratis, altri prevedono il pagamento di una somma per accedere a funzioni extra. Il mio consiglio: non risparmiare sul lavoro. Come organizzare un giornale? Acquista i servizi necessari per la tua redazione se vuoi il massimo.
Skype, Zoom, Google Meet
Un pilastro per i team che lavorano a distanza. Con Skype puoi creare delle chat condivise tra gruppi di contatti e scambiare opinioni, file di testo, immagini.
Puoi anche condividere lo schermo. Punto di forza della piattaforma Skype è sicuramente la videoconferenza, un incontro audio e video tra più persone.
Alternativa alle videochiamate di Skype
Google Meet, la piattaforma di Mountain View che permette di riunire massimo 10 persone. Tra le caratteristiche abbiamo la condivisione dello schermo, la possibilità di visualizzare video YouTube e documenti Google Drive per gestire la redazione.
Evernote e Dropbox
Cerchi uno spazio per condividere documenti online? Ti consiglio Dropbox per archiviare e condividere cartelle (tasto destro, condividi cartella).
Ancora uno spazio cloud. Evernote è una delle utility più famose del web: basta un clic per salvare pagine web, stringhe di testo e immagini in un taccuino che puoi condividere con i tuoi amici. Per Dropbox ed Evernote puoi trovare tante funzioni.
Google Drive e Gmail
Io sono un fan assoluto di Google Drive. Con questa suite completamente online (niente da installare) gli strumenti sono pronti per essere usati dal team.
I documenti possono essere condivisi via email, possono essere modificati da altri utenti e arricchiti da note per eventuali correzioni. Se due utenti si trovano sul documento nello stesso momento possono anche dialogare via chat.
Gmail è un altro fedele alleato del tuo gruppo di blogger, e grazie al sistema di nidificazione puoi mettere in ordine quella marea di messaggi.
Il calendario editoriale
La distanza geografica gioca brutti scherzi. Puoi superare tanti problemi logistici ma è facile cadere nel fraintendimento. Il consiglio è semplice: sii chiaro nella comunicazione. E crea un calendario editoriale condiviso con i colleghi.
Niente giri di parole, niente eufemismi, niente esitazioni: se una cosa va bene la pianifichi, fai i complimenti giusti alle persone giuste, se va male la correggi.
Come trovare i blogger online per scrivere
Definito il piano editoriale – cosa comunicare, a chi, con quale ritmo – devi trovare le persone necessarie per creare e pubblicare contenuti. Quando devo scegliere persone adatte a un lavoro di blogging io mi baso su tre concetti:
- Sa affrontare l’argomento in questione?
- Conosce bene la scrittura online?
- Ha una buona attività social nel settore?
Cerco i blogger legati all’argomento che devo affrontare, controllo la qualità dell’account Twitter e del profilo Facebook (vedi che gli account personali sono importanti?), individuo il suo blog personale e leggo cosa scrive, analizzo le persone che condividono i suoi contenuti, osservo le interazioni sui social e sul blog.
Inserisco queste informazioni su un foglio di calcolo su Google Drive insieme a nome, cognome, indirizzo web e canale utile per contattare il professionista. Valuto con attenzione, definisco un budget e poi contatto. Non prima, ho bisogno di idee nette.
Come organizzare la redazione su WordPress
Hai individuato i blogger: ora devi creare la redazione. Crea un’etichetta su Gmail per non perdere le comunicazioni, genera una nidificazione per ogni blogger e contattalo per proporre il tuo progetto indicando obiettivi, numero di post che ti aspetti dal blogger e ricompensa. Quanto costa un articolo? Deve essere chiaro.
Lo ripeto per maggior chiarezza: già da questo primo scambio di email ti consiglio di creare una cartella Gmail dedicata alla redazione nella quale inserire delle sottocartelle. Ogni sottocartella deve essere dedicata a un autore specifico.
Ottenuto il via libera, ogni autore deve avere un account WordPress: devi creare un nuovo user e gli devi dare le giuste autorizzazioni. Ogni user ha dei privilegi che vengono definiti grazie al ruolo. Ecco cosa propone il CMS più famoso del web:
- Super admin
- Admin
- Editor
- Author
- Contributor
- Subscriber
I primi due sono i signori assoluti del blog. L’editor può pubblicare e gestire i post, l’author può creare e pubblicare contenuti e il contributor può creare articoli. Ma non li può pubblicare. Se vuoi mantenere il controllo del tuo progetto ti consiglio di dare a ogni autore il ruolo di contributore: in questo modo puoi controllare i post.
Pianifica calendario editoriale della redazione
Il calendario editoriale è decisivo: ti permette di mantenere il ritmo delle pubblicazioni. Una volta stabilito il numero degli articoli puoi lasciare a ogni autore la possibilità di inserire il proprio titolo o puoi gestire questo tema in prima persona.
Puoi creare questo documento su Google Calendar o sulla stessa piattaforma WordPress grazie a una estensione molto utile: Editorial Calendar. Questo plugin ti permette di avere nella dashboard un calendario nel quale inserire titoli e date.
Per organizzare il calendario della tua redazione di blogger ti consiglio puntare sulla comunicazione: solo in questo modo puoi evitare malintesi. E ottenere il massimo.
Può essere utile creare su Google Docs un documento con tutte le linee da rispettare per la stesura dei post in termini di SEO copywriting. Qui puoi ragionare su:
Questi aspetti sono fondamentali e se non metti nero su bianco le tue esigenze i blogger potrebbero lavorare in base alle proprie esperienze e iniziative. Crea un documento condiviso insieme al calendario editoriale e dai tutte le informazioni utili.
Come affiatare la redazione digitale, i consigli
Insieme alla comunicazione via email puoi pianificare anche un incontro settimanale su Skype con gli autori: in questo modo puoi stringere rapporti, far sentire la tua voce e lavorare sulla linea editoriale da tenere.
Vuoi aumentare l’affiatamento della redazione? Puoi creare un gruppo su Facebook dedicato alla redazione: qui puoi condividere gli articoli pubblicati, informazioni, idee e fonti utili per gli altri autori. Questo aspetto è decisivo.
Punta sul primo incontro
La squadra è pronta, hai contattato tutti blogger, hai chiarito le idee, il contratto è stato accettato. Ora devi solo dare il via ai lavori. In che modo tutto questo?
Il primo meeting serve a delineare linee guida, compiti e responsabilità. Io preferisco un incontro di persona, faccia a faccia, condito da una stretta di mano e una chiacchierata per chiarire i punti d’azione. Magari davanti a un caffè.
Se non è possibile, avanti con le videoconferenze: sentire la voce e vedere il viso dei compagni di viaggio aiuterà a superare le distanze iniziali. Devi creare un team affiatato, non un gruppo di sconosciuti che lavorano insieme.
Definisci appuntamenti
Le riunioni settimanali sono un’occasione per chiarire punti, fissare obiettivi e consegne, scambiare opinioni. Le distanze si possono superare con un incontro che chiarisca i dubbi e che dia le informazioni necessarie per proseguire nella direzione giusta.
Non puoi aspettarti che i blogger si muovano nella direzione giusta se non gliela indichi. Vuoi uno strumento per gestire gli appuntamenti con il tuo team di blogger? Usa Google Calendar!
Comunica con il team
La riunione settimanale è perfetta, ma il principio che non deve mai mancare è la comunicazione. Nella Metodologia Agile si parla della comunicazione diretta e dell’importanza di un rapporto stretto tra gli attori di un progetto.
Sottolineo questo punto. Voglio che all’interno della squadra ci sia comunicazione, che si sfruttino tutti i mezzi per facilitare lo scambio di informazioni: non aspettare 7 giorni per rivolgere la parola al tuo collega. Ma evita gli eccessi, comunica bene.
Scegli le email per messaggi articolati, chat per semplici richieste. Una telefonata o una chiamata Skype per aspetti complessi. Solo quando serve, elimina distrazioni.
Traccia e condividi il lavoro
Quando il gioco si fa duro, quando ci sono tanti lavori da fare, può essere utile seguire la consegna dei post e gestire file condivisi in un unico luogo. Io consiglio:
- Dropbox per archiviare file in cartelle comuni.
- Trello per mantenere traccia dei post consegnati.
- Google Drive per correggere bozze insieme.
- Evernote per creare appunti condivisi.
Per condividere immagini puoi usare anche una board segreta su Pinterest. Altro strumento fondamentale per condividere idee e link da condividere: gruppo chiuso su Facebook. Ogni redazione online ha un gruppo, fidati: è una piattaforma indispensabile per unire il gruppo. E per alimentare lo scambio di idee interno.
Ricorda che per organizzare una redazione di blogger non devi aggiungere sempre nuovi tool per calendario editoriale. Anzi, devi ragionare sull’economia dei passaggi: meglio togliere, semplificare, evitare passaggi eccessivi e complessi.
Da leggere: migliori programmi per fare videochiamate
Vuoi organizzare la redazione al meglio?
Organizzare una redazione non è semplice: devi conoscere il lavoro del blogger ma devi anche avere le famose “qualità organizzative e di problem solving”. Non basta saper scrivere e non basta neanche leggere tra le esigenze del lettore.
Tu quale consiglio daresti al collega che sta per organizzare una redazione di blogger? Aiutami a completare questa guida e lascia la tua esperienza nei commenti!
Categoria: Lavoro online
Ciao Riccardo!
Ottimo post. Anch’io mi sono trovato a dover gestire questo tipo di lavoro, e ammetto che è in assoluto tra i miei preferiti. Hai descritto benissimo il lato tecnico del lavoro di Caporedattore, quindi mi permetto di aggiungere un punto sul lato più “umano”.
Spesso i blogger (o articolisti, come vengono chiamati a volte) vogliono sentirsi parte integrante della macchina di comunicazione che è stata messa in moto. Per questo io consiglio sempre riunioni almeno settimanali, durante la quale:
– raccogliere feedback dai blogger sul tipo di gestione messa in atto;
– bere un caffè insieme, conoscersi, scambiare novità ed esperienze (può sembrare banale, ma io credo molto nel bel lavoro che deriva dall’affiatamento di un gruppo);
– valutare insieme il lavoro svolto, carta e penna alla mano, in modo da capire più a fondo eventuali errori.
Che ne pensi? Spero di essere stato utile e perdona lo sproloquio;)
Ciao Davide,
Tutto giusto. Il rapporto umano deve essere al centro della strategia quando crei una redazione di blogger. Ma tu come fai quando c’è distanza? Viglio dire… secondo te bastano le riunioni virtuali? Fare un po’ di tram building?
Di solito, se la distanza non è esagerata, cerco comunque di organizzare 3 riunioni durante le quali ci si può trovare fisicamente. Una all’inizio del lavoro, per presentare i partecipanti e il brief, una di coordinamento a circa metà del lavoro e una finale, per tirare le somme e sistemare i dettagli. Le ritengo davvero fondamentali.
Nel momento in cui, invece, la distanza è eccessiva, organizzo degli incontri multipli su skype. Non sono forse i più comodi, ma almeno tutti i partecipanti possono vedersi faccia a faccia (anche se virtualmente). In questo caso, le sedute su skype sono ben più numerose delle tre riunioni sopra citate!
Ottimo, bell’articolo. Non ho assolutamente (e nemmeno mi interessa) avere la presunzione di essere un caporedattore, ma ho avuto l’opportunità di gestire un social media team di una località, formato da ragazzi con vari bagagli sia tecnici che culturali, i problemi più grandi sono stati il coinvolgimento (è un progetto gratuito e volontario) e l’organizzazione appunto. Non è un compito facile specie all’inizio, poi se si trovano gli strumenti giusti e si insegnano agli altri nella maniera corretta il “sistema” comincia a funzionare e a dare i suoi frutti.
Se posso, mi permetto di suggerire un’altro ottimo plugin per la gestione editoriale su WP: Edit Flow
Ciao Alessandro,
Non è una questione do presunzione: all’inizio non sappiamo svolgere un lavoro, poi impariamo. Anche io ero ignorante nello specifico, poi ho piegato le mie competenze per raggiungere l’obiettivo. Ho sbagliato qualcosa e ho aggiustato il tiro. Forse anche tu sei pronto… non credi?
Sicuramente, ed è alla base da sempre del mio modo di fare e di imparare. Direi quindi di averlo nel DNA. La presunzione é relativa alla modestia che comunque ci deve essere approcciando ogni argomento, devi sapere che c’è sicuramente qualcuno più bravo di te e più preparato, anche se non é vero lo devi pensare, per porti sempre nella maniera corretta. I risultati poi raggiunti ti diranno veramente chi sei. Purtroppo questa regola é sempre più disattesa e si vede sempre più FUFFA in giro…..basta senno vado OT…
Sì ma è un off tipic utile? Lo dobbiamo sviluppare domani…
Volentieri…….
Come promesso mysocialweb.it/2014/09/09/presunzione/
Se ti va lascia la tua opinione anche qui!
Vale essere caporedattore della redazione del giornale del liceo?
Dipende. In realtà qui stiamo parlando di blogging…
Devo seguire una redazione per un magazine online ed ho trovato molti spunti interessanti. Bell’articolo
Questa è una cosa buona, sono felice!