Come organizzare una redazione di blogger

Vuoi un manuale operativo per far lavorare insieme blogger situati in punti differenti? Lo smart working ti spaventa e il telelavoro in questo settore ti sembra una chimera? Ecco la guida.

Hai lavorato come blogger o come web writer, e le cose sono andate alla grande. All’improvviso ti chiedono di fare il grande passo e di lavorare dall’altro lato della barricata: tu chiedono di organizzare una redazione di blogger.

Come organizzare una redazione di blogger
Come gestire una redazione online.

È capitato anche a me, sai? Io di solito lavoro come blogger freelance – quindi scrivo e pubblico articoli, ma non solo – e poi ho dovuto organizzare una relazione. Ho dovuto imparare un nuovo lavoro. Difficile? Facile? Un impegno diverso, ecco.

L’idea di redazione online

Prima dovevi rispettare le consegne, ora devi far rispettare le consegne. Devi scrivere di meno e controllare di più: ecco come organizzare una redazione di blogger senza impazzire.

Ovviamente questa è una guida per organizzare una redazione non ufficiale e non definitiva, è nata dalla mia esperienza che per forza di cose è limitata.

Ogni situazione ha delle necessità a parte, e non è detto che le mie indicazioni siano valide in ogni caso. Però sicuramente queste linee guida ti saranno d’aiuto per mettere in riga i tuoi colleghi.

Cosa è una redazione web

Partiamo da questo concetto: abbiamo una definizione? Una redazione è un insieme di giornalisti o blogger che creano articoli – più in generale creano contenuti – da pubblicare su una piattaforma cartacea, web, radio o televisiva.

Una piattaforma che ora dipende dalla tua capacità organizzativa. Il capo redattore è il responsabile, è la figura che deve guidare gli autori verso la linea editoriale.

Poi ci sono altri soggetti che possono comprendere tutti quelli che trovi di solito in un organigramma. Di cosa sto parlando esattamente? Ecco qualche consiglio.

Da leggere: come scrivere un articolo sul blog

Organigramma di un giornale

Anche se non deve essere per forza quello di un giornale, la base di partenza per definire una redazione è quella dei quotidiani. Ecco la struttura redazionale (Wikipedia) che di solito caratterizza una realtà comunicativa degna di questo nome:

  • Direttore responsabile
  • Vicedirettori
  • Caporedattori
  • Inviati
  • Capiservizio
  • Redattori ordinari
  • Praticanti

L’organigramma di una redazione online è più snella, ed è composta da 3 soggetti fondamentali: il proprietario della piattaforma che spesso (ma non sempre) coincide con il soggetto che determina la linea editoriale, il capo redattore e i blogger. Qual è il compito del capo redattore? Creare un piano editoriale, un documento essenziale.

Creare il piano editoriale

Vale a dire la mappa che permetterà alle persone di scrivere i contenuti. Il piano editoriale è fondamentale per organizzare una redazione di blogger.

Attraverso questo documento puoi definire il lavoro e condividere informazioni utili con gli altri blogger. Ecco una lista di punti da definire nel piano editoriale:

Obiettivi

Cosa speri di ottenere dalle pubblicazioni? Vuoi aumentare le visite? Preferisci creare interazione? Vuoi aumentare la presenza sui social o fare brand awareness?

Target

Quali sono i lettori del blog? Li conosci? Hai dato uno sguardo alle community e ai commenti per scoprire le esigenze dei lettori? Questi punti sono importanti.

Contenuti

Cosa scrivi? Quali sono gli argomenti del blog? Quale sarà lo stile che utilizzerai per comunicare informazioni ed emozioni? Quale sarà, in altre parole, il tone of voice?

Pubblicazione

Poi c’è il fattore tempo: quanti articoli vuoi pubblicare nell’arco di una settimana? Rispondere a questa domanda vuol dire iniziare a ragionare sul numero di blogger. Non è semplice tutto questo, ecco perché devi lavorare con un professionista.

Strumenti editoriali necessari

Per organizzare una redazione hai bisogno di pochi strumenti. Siamo sul web, puoi lasciare il fax in cantina: per gestire un gruppo di blogger il telefono può essere utile, ma c’è tanto altro. Come Dropbox, Google Docs e Google Calendar, Feedly.

gli strumenti per la tua redazione online
Migliora l’attività di redazione.

O quasi. In ogni punto di questa guida ti lascerò i link necessari per gestire i le operazioni della redazione. Molti servizi sono gratis, altri prevedono il pagamento di una somma per accedere a funzioni extra. Il mio consiglio: non risparmiare sul lavoro. Acquista i servizi necessari per la tua redazione se vuoi il massimo

Come trovare i blogger online

Definito il piano editoriale – cosa comunicare, a chi, con quale ritmo – devi trovare le persone necessarie per creare e pubblicare contenuti. Quando devo scegliere persone adatte a un lavoro di blogging io mi baso su tre concetti:

  • Sa affrontare l’argomento in questione?
  • Conosce bene la scrittura online?
  • Ha una buona attività social nel settore?

Cerco i blogger legati all’argomento che devo affrontare, controllo la qualità dell’account Twitter e del profilo Facebook (vedi che gli account personali sono importanti?), individuo il suo blog personale e leggo cosa scrive, analizzo le persone che condividono i suoi contenuti, osservo le interazioni sui social e sul blog.

Inserisco queste informazioni su un foglio di calcolo su Google Drive insieme a nome, cognome, indirizzo web e canale utile per contattare il professionista. Valuto con attenzione, definisco un budget e poi contatto. Non prima, ho bisogno di idee nette.

Come organizzare la redazione

Hai individuato i blogger: ora devi creare la redazione. Crea un’etichetta su Gmail per non perdere le comunicazioni, genera una nidificazione per ogni blogger e contattalo per proporre il tuo progetto indicando obiettivi, numero di post che ti aspetti dal blogger e ricompensa. Quanto costa un articolo? Deve essere chiaro.

Lo ripeto per maggior chiarezza: già da questo primo scambio di email ti consiglio di creare una cartella Gmail dedicata alla redazione nella quale inserire delle sottocartelle. Ogni sottocartella deve essere dedicata a un autore specifico.

Organizzare una redazione
Qui puoi creare nuovi utenti.

Ottenuto il via libera, ogni autore deve avere un account WordPress: devi creare un nuovo user e gli devi dare le giuste autorizzazioni. Ogni user ha dei privilegi che vengono definiti grazie al ruolo. Ecco cosa propone il CMS più famoso del web:

  • Super admin
  • Admin
  • Editor
  • Author
  • Contributor
  • Subscriber

I primi due sono i signori assoluti del blog. L’editor può pubblicare e gestire i post, l’author può creare e pubblicare contenuti e il contributor può creare articoli. Ma non li può pubblicare. Se vuoi mantenere il controllo del tuo progetto ti consiglio di dare a ogni autore il ruolo di contributore: in questo modo puoi controllare i post.

Organizzare una redazione, per approfondire

Pianifica calendario editoriale

Il calendario editoriale è decisivo: ti permette di mantenere il ritmo delle pubblicazioni. Una volta stabilito il numero degli articoli puoi lasciare a ogni autore la possibilità di inserire il proprio titolo o puoi gestire questo tema in prima persona.

Puoi creare questo documento su Google Calendar o sulla stessa piattaforma WordPress grazie a una estensione molto utile: Editorial Calendar. Questo plugin ti permette di avere nella dashboard un calendario nel quale inserire titoli e date.

Per organizzare il calendario della tua redazione di blogger ti consiglio puntare sulla comunicazione: solo in questo modo puoi evitare malintesi. E ottenere il massimo.

Può essere utile creare su Google Docs un documento con tutte le linee da rispettare per la stesura dei post in termini di SEO copywriting. Qui puoi ragionare su:

Questi aspetti sono fondamentali e se non metti nero su bianco le tue esigenze i blogger potrebbero lavorare in base alle proprie esperienze e iniziative. Crea un documento condiviso insieme al calendario editoriale e dai tutte le informazioni utili.

Come affiatare la redazione

Insieme alla comunicazione via email puoi pianificare anche un incontro settimanale su Skype con gli autori: in questo modo puoi stringere rapporti, far sentire la tua voce e lavorare sulla linea editoriale da tenere.

Vuoi aumentare l’affiatamento della redazione? Puoi creare un gruppo su Facebook dedicato alla redazione: qui puoi condividere gli articoli pubblicati, informazioni, idee e fonti utili per gli altri autori. Questo aspetto è decisivo.

Traccia e condividi il lavoro

Quando il gioco si fa duro, quando ci sono tanti lavori da fare, può essere utile seguire la consegna dei post e gestire file condivisi in un unico luogo. Io consiglio:

  • Dropbox per archiviare file in cartelle comuni.
  • Trello per mantenere traccia dei post consegnati.
  • Google Drive per correggere bozze insieme.
  • Evernote per creare appunti condivisi.

Per condividere immagini puoi usare anche una board segreta su Pinterest. Altro strumento fondamentale per condividere idee e link da condividere: gruppo chiuso su Facebook. Ogni redazione online ha un gruppo, fidati: è una piattaforma indispensabile per unire il gruppo. E per alimentare lo scambio di idee interno.

Organizza il lavoro interno di una redazione.

Ricorda che per organizzare una redazione di blogger non devi aggiungere sempre nuovi tool per calendario editoriale. Anzi, devi ragionare sull’economia dei passaggi: meglio togliere, semplificare, evitare passaggi eccessivi e complessi.

Da leggere: migliori programmi per fare videochiamate

Vuoi organizzare la redazione?

Organizzare una redazione non è semplice: devi conoscere il lavoro del blogger ma devi anche avere le famose “qualità organizzative e di problem solving”. Non basta saper scrivere e non basta neanche leggere tra le esigenze del lettore.

Tu quale consiglio daresti al collega che sta per organizzare una redazione di blogger? Aiutami a completare questa guida e lascia la tua esperienza nei commenti!

Riccardo Esposito
Sono un web writer freelance. Mi occupo di scrittura online dal 2009, mi sono specializzato nella stesura di piani editoriali per blog aziendali. Ho scritto 3 libri dedicati al mondo del blogging e della scrittura online.

14 COMMENTI

  1. Ciao Riccardo!
    Ottimo post. Anch’io mi sono trovato a dover gestire questo tipo di lavoro, e ammetto che è in assoluto tra i miei preferiti. Hai descritto benissimo il lato tecnico del lavoro di Caporedattore, quindi mi permetto di aggiungere un punto sul lato più “umano”.
    Spesso i blogger (o articolisti, come vengono chiamati a volte) vogliono sentirsi parte integrante della macchina di comunicazione che è stata messa in moto. Per questo io consiglio sempre riunioni almeno settimanali, durante la quale:
    – raccogliere feedback dai blogger sul tipo di gestione messa in atto;
    – bere un caffè insieme, conoscersi, scambiare novità ed esperienze (può sembrare banale, ma io credo molto nel bel lavoro che deriva dall’affiatamento di un gruppo);
    – valutare insieme il lavoro svolto, carta e penna alla mano, in modo da capire più a fondo eventuali errori.

    Che ne pensi? Spero di essere stato utile e perdona lo sproloquio;)

    • Ciao Davide,

      Tutto giusto. Il rapporto umano deve essere al centro della strategia quando crei una redazione di blogger. Ma tu come fai quando c’è distanza? Viglio dire… secondo te bastano le riunioni virtuali? Fare un po’ di tram building?

      • Di solito, se la distanza non è esagerata, cerco comunque di organizzare 3 riunioni durante le quali ci si può trovare fisicamente. Una all’inizio del lavoro, per presentare i partecipanti e il brief, una di coordinamento a circa metà del lavoro e una finale, per tirare le somme e sistemare i dettagli. Le ritengo davvero fondamentali.
        Nel momento in cui, invece, la distanza è eccessiva, organizzo degli incontri multipli su skype. Non sono forse i più comodi, ma almeno tutti i partecipanti possono vedersi faccia a faccia (anche se virtualmente). In questo caso, le sedute su skype sono ben più numerose delle tre riunioni sopra citate!

  2. Ottimo, bell’articolo. Non ho assolutamente (e nemmeno mi interessa) avere la presunzione di essere un caporedattore, ma ho avuto l’opportunità di gestire un social media team di una località, formato da ragazzi con vari bagagli sia tecnici che culturali, i problemi più grandi sono stati il coinvolgimento (è un progetto gratuito e volontario) e l’organizzazione appunto. Non è un compito facile specie all’inizio, poi se si trovano gli strumenti giusti e si insegnano agli altri nella maniera corretta il “sistema” comincia a funzionare e a dare i suoi frutti.
    Se posso, mi permetto di suggerire un’altro ottimo plugin per la gestione editoriale su WP: Edit Flow

    • Ciao Alessandro,

      Non è una questione do presunzione: all’inizio non sappiamo svolgere un lavoro, poi impariamo. Anche io ero ignorante nello specifico, poi ho piegato le mie competenze per raggiungere l’obiettivo. Ho sbagliato qualcosa e ho aggiustato il tiro. Forse anche tu sei pronto… non credi?

      • Sicuramente, ed è alla base da sempre del mio modo di fare e di imparare. Direi quindi di averlo nel DNA. La presunzione é relativa alla modestia che comunque ci deve essere approcciando ogni argomento, devi sapere che c’è sicuramente qualcuno più bravo di te e più preparato, anche se non é vero lo devi pensare, per porti sempre nella maniera corretta. I risultati poi raggiunti ti diranno veramente chi sei. Purtroppo questa regola é sempre più disattesa e si vede sempre più FUFFA in giro…..basta senno vado OT…

  3. Ho letto il tuo articolo in più tempi, per cercare di seguire tutti gli step che hai suggerito.
    Utilissimi tutti gli spunti ! Grazie infinite.

    Solo vorrei chiederti a questo punto, se per caso sapessi anche come registrare una testata giornalistica, perché su internet mi sono davvero persa, non tanto per la prassi di iscrivere il nome in tribunale, ma quanto alla istituzione di associazioni, piuttosto che Onlus o altro… help!

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